对高职院校档案管理信息化建设的思考

杨文文

【摘要】随着科学技术的飞速发展，我国的档案信息化建设也早就被提上日程。为了更好地适应当代社会需要，高职院校也必须加强学校的档案信息化建设，对建设过程中的缺陷进行研究，使建设工作更好地开展。本文对于当前我国高职院校信息管理工作存在的缺陷进行研究，并针对档案信息化建设出现的缺陷提出一些解决策略，希望对相关研究工作提供借鉴。

【关键词】高职院校；档案信息化；建设

一、高职院校档案管理的现状

在最近几年，信息技术在各个领域都取得了相当大的成就，高职院校档案管理工作在一些层面上也取得了很大进展，学校对于该方面建设也越来越重视。但是当前高职院校档案信息化建设工作仍然无法满足新时代要求，还有一些不足之处需要去完善。

（一）亟须建立统一的标准和规范。高职院校档案管理信息化建设突出的缺陷还是因为学校对于相关工作不够重视，在当前高职院校档案管理的建设期虽然是响应国家号召，在人员和资源上都满足了一定的要求，但是在相关制度的建设上却始终无法紧跟时代的脚步，相关的工作制度也只是停留在传统的阶段，也就是收集和记录档案工作，学校对于相关人员的投入、资源的建设明显不够重视，更有甚者对于档案资料的工作都不够重视，从而导致学校信息资源不够完善，对学校正常教学产生了负面作用，因此对于学校档案管理信息化建设的发展起到阻碍作用。

（二）缺乏基础设施。虽然当前高职院校的档案管理信息化工作都在正常进行，但时代的发展也为相关建设提出了更高的要求。为了使高职院校档案管理信息化工作更好地满足新时代的号召，就必须加强基础设施投入力度，为相关工作打下坚实的基础。然而高职院校当前面临的问题是缺乏大量的资金投入，或者由于以往的建设导致无法偿还一些账目。当前我国对于高职院校的管理力度不足，有些高职院校缺乏一些必要的基础设施，如防火、防水等设施。并且对于档案管理信息化建设必备的一些技术设施也投入不足，从而影响到了相关工作和建设的发展。

（三）缺乏高效的档案管理队伍。根据调查，当前我国很多的高职院校对于档案信息化建设工作都没有投入较多资金，从而对相关人员的管理也没有投入太多精力，在档案管理工作人员配置上始终未按照相关标准进行合理规划。这大致体现为两个方面，首先是缺少高素质专业人员，也就使得档案管理工作的整体水平较低，其次是很多高职院校花钱请一些非专业人员来学校进行档案管理工作，从而导致相关队伍良莠不齐，工作效率受到了很大的影响，并且在相关工作的进展上没有条理，因此导致工作的进行较困难。

二、加强高职院校档案信息化建设的主要策略

由于高职院校档案管理工作对于其信息化建设相当重要，因此要重视对相关建设的投入，为学校的管理和建设工作的发展提供广阔空间，并且要紧紧抓住当前信息时代的主要优势，为该工作的顺利进行夯实基础。

（一）加强领导，提高档案管理意识。提高档案管理工作的效率，应该先加强对相关工作的认识，意识到档案建设的质量好坏对学校发展的重要作用，学校要积极引入资源和人才，对相关工作的开展要予以支持。同时要重点建设相关工作的基础设施，因为良好的工作环境是提高工作质量的重要保障，也是使相关工作顺利开展的基础。同时校方要营造良好的工作环境，为相关建设的顺利开展提供支持。

（二）规范制度，统一管理标准。由于高职院校的档案管理工作需要不同机构的协调才能更好地进行下去，其牵涉到的东西较多，因此必须制定和完善相关工作的管理机制，制定科学、规范的制度，对相关工作实施集中管理、规范管理的模式，同时对信息化建设中的收集、整理、装订等内容也制定出一整套行之有效的解决方案，提高管理工作的效率，让制度变成促进其顺利开展的内生动力。在制定档案管理制度时，尤其要重视高职院校档案管理在信息化建设过程中的制度制定，为学校档案信息化的开展提供更优质的制度基础。

（三）建设高素质档案管理队伍。管理人员专业素质的高低，对于一个学校档案管理信息化建设工作进展的好坏有很大的影响。信息时代对高职院校管理人員的能力也有特殊的需求，学校应该充分重视相关管理的信息化建设，加大人才投入。比如学校可以建设专门的人才培训部门，引入适当的竞争机制，为学校的档案管理工作培养更加全面的高素质人才，建立一支更加稳定的管理团队，使高职院校的档案管理信息化建设工作不断向前发展。

三、结语

当前高职院校档案信息化建设还处于发展阶段，并且在未来的发展中会面临各种各样的挑战，因此就需要攻克一些信息化难题，同时要创新档案管理信息化建设的模式，为相关工作在将来更好地发展夯实基础。

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