新时期人事档案信息化管理问题探讨

刘长安

【摘要】在我国人事管理制度改革过程中，分析测试中心人事档案管理工作面临巨大考验，也出现了很多新的问题，需要充分利用信息技术手段，提升人事档案管理工作效率。本文将简述新时期人事檔案管理工作信息化的意义，通过分析其中存在的问题，有针对性地提出解决对策。

【关键词】新时期；人事档案；信息化管理

随着现代信息技术的快速发展，社会各个领域都实现了信息化。对于分析测试中心而言，传统人事档案管理方法已经难以满足新时期要求，需要尽快进行更新，转变理念，加大对信息技术的利用，提升工作效率。通过提升人事档案管理信息化水平，才能真正共享信息资源，保证人事档案资料的完整性和真实性，并充分发挥档案信息的作用，更好地服务于分析测试中心各项工作。

一、新时期人事档案信息化管理的意义

人事档案信息化管理，就是将现代信息技术应用到档案管理活动中，实行对档案信息资源的数字化管理，确保档案资料得到有效利用。现阶段信息技术发展速度很快，人事制度改革也不断深入，在分析测试中心日常工作中，会产生很多的人事档案资料，人才流动也更加频繁。对人事档案管理工作而言，需要尽快转变理念，不断进行创新，将已有资源充分整合在一起，改变以往单一纸质管理方法。要将信息化管理手段充分利用起来，加大对人事档案的开发利用，确保其得到便捷、高效利用，实现人事档案管理工作效率的提升。此外，加强人事档案信息化管理工作，还能实现对档案资料的自动化管理，更好地共享信息资源，最大限度发挥出分析测试中心人事档案资料的价值。

二、新时期人事档案信息化管理中的问题

（一）硬件设施不完善。在分析测试中心人事档案信息化管理工作中，计算机、扫描仪等硬件设备必不可少，这是实现其利用率提升的关键。只有具备完善的硬件设备和基础设施，才能让人事档案资料得到有效管理，共享信息资源。但是当前很多分析测试中心由于缺乏足够经费，硬件设备不完善，基础设施建设滞后，这样人事档案信息化管理工作很难正常开展，工作效率也不高。

（二）信息数据库建设滞后。在人事档案信息化管理工作中，首先需要及时收集日常工作中形成的人事档案，并集中进行整理，之后利用声像技术、扫描、打字等手段，将档案材料录入计算机中，让人事档案信息的收集与整理更加科学。此外，还要通过建立信息数据库，便于今后的检索，这样能够充分发挥出档案的服务功能，体现出档案资料的利用价值。分析测试中心要实行档案管理工作的标准化，这是提升其信息化管理效率的关键，但是目前还没有落实人事档案管理工作的标准化，且人事档案信息数据库建设也很缓慢，并存在信息数据不完整、准确性不高等问题。

（三）存在档案信息安全隐患。从分析测试中心人事档案信息化管理工作现状来看，信息失真问题非常严重。一方面，档案管理人员责任心不强，工作疏忽大意，且在档案信息化管理中，由于缺乏专业技术，在人事档案信息传递、加工和利用过程中，容易导致档案出现缺损，从而出现失真问题。另一方面，档案信息不完整，存在安全隐患。在人事档案信息化管理中，网络安全问题也不容忽视。在网络发展过程中，人事档案信息的可靠性、安全性问题越来越凸显，尤其是各种网络病毒的威胁、黑客的入侵等，为人事档案信息安全带来巨大威胁，容易发生信息泄密的情况。

（四）档案管理人员素质偏低。在以往人事档案管理工作中，技术含量不高，对档案管理人员的要求也不高，现有档案管理人员未掌握先进信息化管理手段，这导致缺少档案信息化管理人才。例如：在开展人事档案信息化管理工作时，档案管理人员大多根据软件程序进行操作，缺少计算机管理知识，虽然配备了现代设备，但是只要系统发生问题，就无法解决，从而为人事档案信息化管理工作的正常开展带来不利影响。此外，在信息化背景下，档案管理人员的工作方式、服务手段等也有了变化，对人才的需求量也在增加，需要掌握更多信息化手段，才能满足档案人事档案管理工作的需要。

三、新时期人事档案信息化管理的对策

（一）加快基础设施建设。为提升分析测试中心人事档案信息化管理水平，需要尽快配置完整的硬件设备，从而加快档案信息资源的开发与利用。为确保档案信息顺利传输与交换，实现信息资源的共享，分析测试中心档案管理部门还要增加资金投入，及时购置先进设备，如自动化办公设备等，并建立起完善的信息管理网络系统。只有这样才能最大限度发挥信息资源的作用，实现人事档案管理工作效率的提升，让其更加现代化、信息化和智能化。

（二）实现档案信息的数据化。在人事档案信息化管理工作中，不仅有纸质材料，还有很多电子文件，档案管理部门要做好这些档案的收集工作，加强管理，尤其是要储存好信息，并将工作重心放在信息的二次开发上。在将档案信息录入计算机以后，要及时进行分类，做好加工工作，同时建立档案信息数据库。此外，还要建立标准统一的信息化系统，在原始档案资料的基础上，利用信息维护系统，在计算机中录入档案信息，确保人事档案信息数据库的完整与准确。为实现信息资源的共享，还要采用规范、标准的软件，避免数据结构发生混乱，从而让上下级数据得到更好的共享。

（三）依法保障档案信息安全。对于分析测试中心人事档案信息化管理工作而言，还要重视人事档案信息的安全工作，防止出现信息泄露、丢失等问题。要将对人事档案信息的安全保护措施做到位，避免信息资料被破坏，应严格按照《档案法》中相关规定，确保人事档案信息的安全性与真实性。这对档案管理人员政治素质要求较高，需要掌握一定计算机与网络信息技术，能够做好对数据库的备份工作，将数据库使用权限明确下来，将制定的规章制度落到实处。

（四）提升档案管理人员素质。随着信息技术的发展，新时期对人事档案管理工作有了更高的要求，需要将信息技术充分运用到人事档案管理工作中，从而简化工作流程，让档案资料价值得到体现。这对档案管理人员提出了更高的要求，不仅要熟知政策法规，还要精通计算机管理。这需要加大对现有档案管理人员的培训工作，让他们掌握更多先进的信息技术知识，懂得网络管理的方法，同时提升他们的操作技能。此外还要积极引进计算机专业人才，通过打造一支素质高、能力强的专业化人才队伍，才能保证分析测试中心人事档案信息化管理工作的顺利开展。

四、结语

总之，提升人事档案信息化管理水平，能够让档案资料的利用更加科学、便捷。分析测试中心档案管理部门应及时转变思想观念，改变以往被动的工作状态，要主动开展人事档案收集和整理工作，并充分利用现代信息技术，提升人事档案管理工作效率。此外，还要建立完善的规章制度，规范档案管理人员的工作行为，避免档案资料出现丢失、泄密的问题，确保档案信息的完整性。只有这样才能让人事档案资料的价值得到最大体现，更好地服务于分析测试中心的各项工作。

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