国有企业会议组织的精细化管理探究

尹翠琴+陈俊

摘要：国有企业会议是为了某些问题或工作而开展面对面的交流探讨的重要手段。高效的会议组织和管理将有利于会议的成功召开，有利于企业进行规范的管理和科学的决策，进而提高企业的工作效率。文章从会前、会中和会后需要注意的地方和可能发生的问题进行精细化管理探究，并就提高会议的有效性和对过去传统的会议形式进行改革提出建议。

关键词：国有企业；会议组织；精细化管理；企业管理；企业会议 文献标识码：A

中图分类号：F715 文章编号：1009-2374（2017）07-0235-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2017.07.112

国有企业肩负经济、政治、社会三重责任，在发展中实现经济、政治、社会效益的最大化。国企会议紧密围绕所承担的职能进行组织和安排，根据会议性质、决策机构、决策事项等一般可分成决策类、经营管理类、监督类、专题类四类。其中，决策类包括党委会、董事会、职工代表大会等；经营管理类包括总经理办公会、月度工作例会、资金调度会、招标工作例会等；监督类包括纪委全体会议、监事会等；专题类包括精神文明建设委员会全体会议、安全生产委员会全体会议、专题会等。针对现代国有企业会议的信息化、现代化、专业化等特点，提升企业会议的效率，提高国有企业的效益，实现国有企业的责任，本文从精细化管理角度对国有企业会议组织管理进行探究。

1 会议组织精细化管理的必要性

在国有企业日常经营管理中，组织召开会议是很重要的方式。然而，目前国有企业会议管理普遍存在不规范性，会议前准备不充分，会中目标不明确，会中应付，会后材料不到位，无法查询等问题。这些问题不仅浪费国有企业时间和精力，更重要的是问题没有解决，事情没有讨论定稿，对国有企业经营决策和发展产生影响，最终影响国有企业发展目标。因此，国有企业在现代科技发展和互联网加时代组织会议时，必须加强会议管理，提高质量和效率，最终为企业的发展提供保障，确保企业各项生产经营活动的顺利开展。在互联网加时代，国企办公室会议人员，需要运用程序化、标准化和信息化等现代化手段实现会议的精细化管理，实现会议的高效率和高质量。

2 会议组织的精细化管理措施

会议的精细化管理是指会议组织工作者必须做好会前准备、会中控制和会后跟踪等全过程工作。会前准备是会议组织工作的基础，为会议的顺利开展创造条件。会中控制是在会议的召开过程中，为会议的顺利进行提供具体措施。会后跟踪是会议组织工作的效果考核，为会议工作的实施效果进行评价。

2.1 会前筹备工作

会议组织阶段工作是非常重要而繁琐的，需对筹备工作进行细致的准备，对全过程全环节进行精心组织和科学管理。

2.1.1 收集会议资料与信息。会议议题、相关资料和信息等内容的收集是会议组织工作的首要任务。会议议题是会议召开之前首先需要确定的事项。企业领导根据企业发展的需要确定会议议题，未经相关领导同意或协商的均不能提交为议题。并经领导层严格审核，控制议题数量，不浪费会议资源。根据会议议题的内容主次、重要性，列出议题的顺序。会议资料应多级检查，防止错误发生，提高会议效果。

2.1.2 沟通。会议前若未和参会人员沟通，开会前若不清楚会议议题内容，必然影响会议效率。因此，在会议召开前，会议组织人员应及时和参会人员沟通，对会议的时间、地点和议题等要素进行沟通、确定，将会议议题等材料发放到参会人员手中，对会议中可能存在的问题进行沟通，让参会人员提前做好相关准备。会议制度和纪律是保证会议顺利进行的根本，应制定出合理的会议制度和纪律，如会议请假手续办理制度、会议签到制度、缺席人员的惩罚纪律、会场秩序纪律等。

2.1.3 会议通知与议程。会议通知和议程是传达会议信息的重要内容，因此要做到及时、准确。会议通知主要包括会议召开的时间、地点、主要的会议内容；会议议程包括会议时间、地点、参会人员、主持人、会议议程及其他事项。会议组织人员在起草会议通知之前，必须请示领导有关会议通知的各项信息，通知拟稿内容再次向领导确认无误后，将会议通知与会议议程同时发送给所有参会人员，让所有参会人员提前知悉会议内容，如有发言需要提前准备相关议题的发言材料。

值得注意的是组织大型会议时，如国企的职工代表大会等，参会人员较多，在起草会议通知内容时，必须认真分析会议的任务和会议召开的目的，请示相关领导，从而确定会议的具体内容和议程。

2.1.4 布置会场。布置会场要求做到规范、严谨。会场布置主要包括以下内容：

一是制作会议横幅。会议横幅是显示会议名称的標志，它的制作要简洁、概括、明了，具有象征性和标志性，通常为红底黄字等展示形式，通常置于会场中与主席台处在同一方位最醒目的位置。

二是布置主席台。主席台布置应当根据会议的类型、性质、规模来确定，一般包括参会人员座次安排、话筒放置位置等内容。参会人员座次安排是重点，不允许出现任何错误。领导座次通常按照级别层次和职务高低确定，即以台上就坐的最高领导人居中，然后依次先左后右的次序向两边延伸；另外要注意主席台上就坐领导奇、偶数是有所区别。一般而言左为上，右为下。当领导人数为奇数时，1号领导居中，2号领导排在1号领导左边，3号领导排右边，其他依次排列；当领导人数为偶数时，1号领导、2号领导同时居中，1号领导排在居中座位的左边，2号领导排右边，其他依次排列。如果主席台是多排的，后排座次依照前排的原则摆放。

2.1.5 会场保障措施。会议召开前，会议组织人员应认真做好会场保障工作。主要包括：

一是检查会场设备。会场设备包括投影仪、会议电脑、摄像机等。提前反复检查，特别是投影仪设备的分辨率、投影角度、清晰度等各项指标。如果是召开电视电话会议，应提前开启电视电话会议操控柜，切记做到提前调试设备的输入、输出、话筒的电池和音量以及摄像头等是否能正常工作。会议笔记本电脑和包括拷贝数据的U盘，要求是提供一用一备，以防出现会场设备故障等。摄影机需要提前进行调试，放置在摄像的最佳位置，调好焦距等。

二是检查会场灯光、空调设备、窗户通风和茶水供应等。提前打开窗户通风，然后开启空调设备，确保会场的温度适宜，并做好茶水供应相关准备，例如茶杯消毒等。

三是设置会场提示。在会场入口处设置如“会场禁止吸烟”、“请关闭手机”等温馨提示。

四是迎接领导（有上级领导参会时）。安排礼仪人员在关键位置进行迎接：如大楼的门口、电梯口和会议室门口等。

五是划定停车区域。如果参会人员很多，应提前与后勤等相关部门协调，专门划定会议停车区域，便于参会人员停车，确保准时到达会场以及会议结束后顺利离开会场。

六是检查供电、安全设施。应提前与后勤中心等相关部门协调，安排专业人员对会场的供电设施、安全设施进行检查，以防出现不必要的事故。

另外，会议工作人员在特殊情况下需要制定突发状况应急方案，应对各种情况。例如：领导讲稿、会议议程等资料提前打印，讲稿及时送至领导手中，并标注一些生僻字等，会议议程及时发放到参会人员手中，组织者需有备份。

会前组织工作是一项非常繁琐的工作，是决定会议是否正常开展的重要前提，因此需要会议组织人员必须具备“三心”，即：细心、耐心、责任心，对会前各项工作进行精细化筹备。

2.2 会中事务管理

会中事务管理要热情周到，搞好会议期间的组织服务，包括材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。

2.2.1 签到和引导，会议组织人员应热情地将参会人员引到签到表（或签到簿）边签到，同时发送相关会议资料，随后再将参会人员引导至他们的座位。如果参会人数很多，需要安排多名会议引导人员。

2.2.2 在会议正常开始后，会议摄像人员专心负责摄像，会议记录人员要做好记录和录音。会议记录是会议档案的重中之重，会议秘书人员需采用现代化手段，对会议内容、发言人员、决议等进行记录和录音。

2.2.3 维持会场秩序，防止无关人员进入会场，提醒与会人员关闭手机等。

2.3 会后工作管理

一般而言，会务工作并未因会议日程结束而宣告完成。而是要做到善始善终，超前谋划、合理安排会后有关工作。

2.3.1 在会议结束后要注意整理有关会议的所有文件，包括会议通知、会议议程、领导发言稿、会议记录与纪要、会议照片等资料，按照档案室存档要求对每一次会议的所有文件进行正确处理，对出现问题的文件及时解决，做好存档，以便随时调阅。

2.3.2 对会议中出现的问题进行总结分析，并提出应对措施，避免类似问题再次出现，力争在以后的会议中取得更好的成效。

2.3.3 及时对会议精神进行反馈、学习和传达。认真贯彻落实会议精神，对会议的精神和会议的主要决策内容要进行行之有效的反馈和传达，确保实现会议的目的和效果。

3 总结与建议

综上所述，会议组织的精细化管理作为企业管理的重要组成部分，是企业管理者制定发展规划、提高企业整体工作效率的重要手段。因此，企业会议组织管理人员需要事先精心设计，科学合理地对会前、会中和会后各个环节进行精细化管理。在互联网加时代背景下，国有企业管理人员需要不断地对会议形式进行改革。利用现代互联网技术，创新会议管理，提高会议效率；加强制度建设，优化会议流程，探索会议管理的科学方法和精细务实的全过程工作。

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（责任编辑：秦逊玉）