论高校会计档案管理的新途径

胡金凤

摘 要：会计档案是档案管理的重要组成部分，在档案管理全面数字化的背景下，如何管理会计档案，有针对性地解决会计档案管理中存在的问题，一直是档案管理人员思考的问题。通过制定有关的档案管理法律法规，遵循会计档案管理的内在规律，国家档案局适时地颁布了新的《会计档案管理办法》，对指导会计档案的数字化管理具有重要的意义。

关键词：会计档案；电算化管理；国家档案局；会计档案管理办法

【中图分类号】G 【文献标识码】B 【文章编号】1008-1216（2017）05B-0020-02

2015年12月11日，由财政部、国家档案局联合修订并发布的《会计档案管理办法》，自2016年1月1日起施行。该《会计档案管理办法》适用于国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织。这里也自然包括了高校档案管理部门。该《管理办法》的发布，对高校在新时期的档案管理工作起到了重要的指导作用。

在常规的档案管理中，管理人员大致是遵循1984年发布并于1998年修订的《会计档案管理办法》，该《会计档案管理办法》在高校档案的管理以及办学过程中发挥了重要的作用。但是随着高校办学模式的新发展以及数字技术在会计活动中的应用，“会计档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式”等均发生了较大的变化。例如，绝大多数档案馆目前实行的依然是传统的档案管理模式，会计管理部门向档案管理部门移交的档案形式依然是纸质化的档案，在会计活动中形成的电子会计数据资料保存在会计管理部门，大量的电子会计档案，需要予以规范管理。由于会计档案的特殊性，档案管理软件还没有和会计部门的管理系统衔接，这其中的技术手段、管理方式、读取平台等相关问题还有待解决。对“会计档案的范围、保管、利用、销毁等方面的规定还需要予以调整或完善”。新的《会计档案管理办法》的出台，对会计档案管理起到了一个重要的、及时的政策导向作用。

一、完善了会计档案的定义和范围

新发布的《会计档案管理办法》规定了会计档案是指“单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案”。

其中不仅包括原有规定的会计资料，还增加了电子会计档案。这对高校档案馆的数字化进程是一个巨大的促进因素。因为在进行档案数字化过程中，会计档案数字化要比其他档案数字化的难度要大，数字化过程中不仅涉及档案管理软件，还要与会计档案形成部门的数据端口妥善衔接，才能避免档案在传输、保管、查阅利用过程中失真。另外，会计档案要归档的种类也多：“会计凭证（包括原始凭证、记账凭证）、会计账簿（总账、明细账、日记账、固定资产卡片和其他辅助性账簿）、会计报告（月度、季度、半年度、年度财务会计报告）、其他会计资料（银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他有保存价值的会计资料）”等。新的《会计档案管理办法》第七条还明确规定：“单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。”在档案管理全面数字化的今天，新的《会计档案管理办法》适时地提出了这一要求，使档案管理人员对会计档案管理数字化的实施有了可靠依据。因为会计档案管理面临着新的挑战：不仅要接收原有的纸质会计档案，也要逐步为接收电子会计档案做好准备。因为在数字化环境下形成的电子会计档案其管理的技术要求比较高。从长远看，会计档案数字化管理的优点是不言而喻的，但是从传统的纸质化管理时代进入电子化时代要有个过程，这个过程就是双轨制时代。为接收电子会计档案，档案馆本身要做好各方面的准备：大容量的与档案管理相匹配的服务器、先进的档案管理软件、档案发布软件以及电子会计档案与其相关联的纸质档案的检索系统、具有有效操作这一系列设备软件的掌握现代化信息技术的高素质人才等。

二、明确了会计档案管理的新要求

对电子会计档案必须以电子形式进行保存，才能保证数据资料的真实、完整、可用和安全。新的《会计档案管理办法》提出了如下要求：“一是形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计数据资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；四是采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；五是建立电子会计档案销毁制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。以上要求中：第一、七项规定是确保电子会计档案的真实，第二、三、六项规定是确保电子会计档案的准确、完整、可用，第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存且必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存且必须同时满足第一至七项规定。”

针对电子会计档案的管理要求，目前很多档案馆在对其他类型的档案如基建档案、文书档案、实物档案等进行数字化管理的过程中已经积累了丰富的经验。通过档案管理软件的权限设置，管理者能够在自己的领域内驾驭档案管理软件，技术管理上日渐成熟。利用者通过档案发布软件，以只读的方式能够很好地利用馆藏资源。对于电子会计档案，我们所要做的就是接收的电子会计档案真实、特殊电子会计档案的平台能够与档案管理软件有效对接、有电子签名等。電子会计档案在接收的时候也有其他类型档案没有的优点，即我们所要接收的是在会计部门已经形成的电子化格式的档案，在会计活动过程中已经大部分实现了数字化管理，即使有纸质档案，也是过渡时期，其最终目标是完全电子化。所以，有关部门发布的新的《会计档案管理办法》完全符合时代性、技术性的要求。endprint