依托中央采购平台实现南京 地铁物资全流程管理

摘 要：物资管理对有效合理控制地铁运营成本增长至关重要。本文介绍了中央采购平台的项目背景、建设目标，以及南京地铁依托于中央采购平台的搭建，实现了南京地铁物资全流程管理，全面提升物资管理水平和保障地铁安全。

关键词：地铁物资 中央采购平台

中图分类号：F252 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2017）04（c）-025-03

1 项目背景

目前南京地铁运营公司招标采购事业部负责南京地铁7条线运营物资的采购及库存管理相关业务，涵盖供应链端的七个环节（见表1）。

南京地铁物资全流程管理共涉及5个系统，包括网上报价系统、EAM系统、合同管理系统、集团OA系统、运营OA系统（见图1）。合同管理系统可支持小部分合同管理的功能，EAM系统可支持部分采购执行、库存管理和供应商结算的功能，而对于采购寻源和供应商管理，几乎无系统支持，基本由手工线下操作，目前缺乏与外部供应商交互、可在线监管追溯的一体化的信息管理平台，存在潜在人工操作风险，难以发挥监管效果，且沟通成本较高。同时，这5个系统之间无任何集成接口，信息化孤岛现象较为严重，如涉及系统间数据交互，需通过手工数据导出和录入方式实现。

基于目前物资管理信息系统建设情况，秉承“公平、公正、公开”三公原则，南京地铁搭建了中央采购平台，推进供应链前端在线管理，确保采购业务合规、阳光，主要功能包括寻源管理、供应商管理、主数据管理以及部分采购执行四个业务域功能，同时通过系统间集成规划打通物资管理相关的6个系统（见图2），实现物资管理全业务链的跨业务环节自动流转。

2 建设目标

南京地铁结合目前物资管理信息化建设现状，利用与现有信息系统的集成和整合，建设了一个门户，两个体系的中央采购平台，实现运营公司一体化采购管理，发挥供应商协同优势，加强管控与监督能力，实现阳光采购，从而降低采购成本，有效合理控制运营成本增长。一个门户是将运营公司分散、无序的采购信息披露渠道进行整合和统一，建立采购平台门户网站；两个体系分别为：“采购供应链体系”及“供应商协同管理体系”。

3 南京地铁物资全流程管理

3.1 主数据管理

以往的物料信息由各生产中心线下申报，招标事业部审核后统一录入EAM资产管理系统。中央采购平台改变了传统模式，将物料主数据的新增、修改业务全部搬至线上，编码体系固化于系统，所有审核环节系统留痕，职责落实到人，避免一物多码、一码多物，从而提高物料主数据质量，有助于物资全流程管理。

3.2 供应商管理

采购质量管理对于供应链服务水平起着至关重要的决定作用，通过对供应商闭环管理机制来实现的。中央采购平台改变了传统的碎片式管理，建成了一套完整的供应商准入、维护、考核、分级、退出的闭环管理机制。在供应商生命周期管理的不同阶段，采用SMART原则，统一并规范供应商管理办法，打造健康可持续的供应商管理生态圈，形成供应商良性竞争机制，保证采购服务质量，降低供应链成本。

3.3 采购计划

南京地铁备件、工器具采购申请采取年度申报为主，月度补充申报为辅，通用耗材采取月度申报，在EAM系统中完成。由招标采购事业部采购人员根据物资属性、需求时间，结合采购经验，在EAM系统中对采购申请进行任务划分，打包生成采购任务，通过系统协同转为中央采购平台的询价单。

3.4 采购寻源

寻源管理在中央采购平台上实施，系统根据不同的参数设置配置不同的业务场景，以适应不同的采购方式（见表2）。通过差异化管控设计，针对不同采购寻源业务细分管控侧重点，优化审批流程，兼顾风险管控与效率提升。同时为响应国资委针对寻源采购全过程明确责任人、提高透明及监管能力的要求，以及“公平、公正、公开”的采购准则，中央采购平台充分体现三项阳光举措，具体如下。

（1）落实“三公”原则。公平：符合条件，机会均等；公正：充分竞争，奖惩分明；公开：“3+1”内外部监控及督查。

（2）业务在线留痕：管控环节在线审批；业务操作在线留痕；业务文件线上管理。

（3）夯实多方监管：招标代理监管；评委会监管。

3.5 采购执行

寻源业务结束，采购合同签订后，在中央采购平台生成合同清单，供应商按照合同约定进行送货。供应商可以通过送货管理模块中的合同清单生成送货清单并预约送货时间。仓库人员可以根据系统中送货申请，合理制定收货计划，做好仓库人员排班、库位安排、设备准备、专业验收人员预约等工作。通过事先计划，统筹安排，集中到货现象可有效避免，从而可以降低仓库用工人数，节约用人成本。另一方面，供应商可通过送货台帐进行备货管理，从而有效避免目前由于分批送货经常出现的少货、重复送货的现象。同时，仓库线上进行专业验货预约，系统留痕，提高物资验收入库实效性，验货审批系统留痕，将验收责任落实到个人，缩短入库周期。

3.6 支付管理

物资入库后，供应商可以登陆中央采购平台查看送货台帐选取送货批次，生成电子发票，核对金额，提交付款申请，并严格依照电子发票金额开具纸质发票。招标采购事业部，将根据入库情况、合同签订支付条款，制定付款计划，在系统中核准付款申请。最终合同管理中的支付情况传递至中央采购平台，供应商可查看。根据实际发生的入库记录生成电子发票，将会减少报销人员对入库单据、发票匹配、复核的工作量；同时有效避免了供应商开据的发票因四舍五入问题造成与系统金额不符而无法财务计帐的情况，中央采购平台支付模块对目前的报销流程进行优化，大大提高报销工作效率。

3.7 库存管理

所有物資验收合格后，在中央采购平台确认，自动触发EAM系统的入库，转为库存物资。EAM系统进行仓储管理，盘点管理，以及出库管理。目前南京地铁物资出库采取两种模式：（1）工器具的领用，由于可以重复使用，以“材料申请”方式领用，物资一旦从物资总库领用，记入财务维修成本；（2）工器具以外的其他物资，以“二级库调拨”方式领用，物资从物资总库领用时，不记入财务维修成本，待实际维修发生时，通过“工单领料”从二级库领用，记入财务维修成本，一方面使材料消耗与维修作业挂钩，维修成本写实，另一方面，物资放在现场，方便应急使用。

4 结语

中央采购平台从2016年底正式上线，目前还处于试运行阶段。通过搭建中央采购平台的契机，南京地铁打通了物资管理相关系统的通道，实现了南京地铁物资全流程管理，全面打造了“需求提报、采购协同；信息共享、物流协同；仓库作业、财务协同”南京地铁供应链管理模式，彻底改变了行业中传统的供应商关系，实现协同性更高、响应速度更快、成本更低的协同式供应链管理模式。

参考文献

[1] 胡子言.南京地铁消耗料库存控制研究[J].物流工程与管理， 2017（3）.

[2] 普华永道管理咨询（上海）有限公司.南京地铁中央采购平台建设需求汇报材料[R].南京：南京地铁运营有限责任公司， 2016.