浅析高校文书档案规范化管理举措

摘要：檔案管理在高校管理工作中有着举足轻重的作用，尤其是文书档案管理工作。文书档案不仅详尽而真实地记录了高校的发展过程，还记录了发展结果。本文浅析了在当今社会高速发展的新形势下，从文书档案管理工作的重要性出发，对管理中存在的问题进行分析，提出高校文书档案规范化管理的重要举措。

关键词：文书档案管理；规范化；举措

文书档案是高校在教学、科研、党政管理、艺术实践、仪器设备、基础建设等过程中形成的文字材料。其如实记录了高校各个时期发展的全貌，真实、具体的反映了高校教学、科研及各个方面工作成果，具有查证、利用的价值和作用。在新形势下，如何规范化管理文书档案是摆在文化档案管理工作人员面前的重要课题。

一、文书档案的重要性

文书档案管理是高校管理中的重要组成部分，随着高校不断发展，文书档案管理工作也变得越来越重要。首先，文书档案是高校发展的重要信息资源，和凭证，它不同于一般文献具有主观性，文书档案是在高校发展建设的过程中自然形成的，具有客观性和真实性。其次，文书档案是高校发展的文字记载，如实记录着高校各个时期、各个阶段的发展历史，记录了当事人的亲笔手稿、印信等，而且还囊括了当事人相关活动的声音和视频等等，具有有效的凭证作用。通过文书档案的记录，可以更好地指导实践活动，可以为高校的发展提供强有力的科学历史依据。

二、高校文书档案管理存在的问题

（1）认知受限且重视不足。长久以来受传统观念和固有管理模式的限制，高校文书档案管理工作存在各种认知的误区。首先，大多数人认为文书档案管理即是将产生的文件材料收集、归整、入库保管，做到不遗失、不泄密即可。其次，一些高校管理者在实际工作中对文书档案管理工作不够重视，没有建立相应的规章制度和激励机制，不利于文书档案的规范管理。最后，缺乏专业的文书档案管理人员，多数文书管理人员均为改行做档案工作的，其业务素质不高，文档档案知识结构单一，严重影响文书档案管理的质量。

（2）移交不全且利用不足。高校文书档案管理应是行政管理与服务职能并重，而在实际工作中，误化了档案的行政管理职能。同时，高校各相关部门对文书档案的形成不能及时有效地积累和预立卷，移交时存在拖沓、移交不全等情况，致使文书档案信息资源不足，利用不足。

三、文书档案规范化管理具体举措

（1）明晰责权划分，完善归档制度。文书档案工作人员要认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》，按照“集中统一”的原则进行文书档案管理。实行由档案主管部门统一领导、集中管理、统一制度，各相关部门以主管部门为核心，各职能或承办部门、为基础的文书档案工作体系。并定期组织文书档案工作人员学习相关规定，增强档案意识和自觉遵守文书档案工作制度的自觉性。

（2）规范文书档案管理和利用。在文书档案的统计和利用过程中，需建立文书档案登记、统计制度，设置登记本、统计册、对文书档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，文书档案的查、借阅严格执行《档案查、借阅制度》。

（3）做好文档一体化 文件是档案的前身，档案是文件的最终归宿。长久以来，高校内的文书处理和档案管理隶属于不同的部门，就造成了文书管理与档案管理的脱节，直接影响到了文书档案的形成和利用功能。基于此，随着高校的不断发展，文档一体化成为一种新型的管理模式。此种模式就将以往文件处理和档案管理相分离的状态，归整为一个有机整体去进行管理，有效将公文处理和文书档案纳入文书档案形成的整个过程，从而让文书档案得到科学分类和归档。因此，文书档案工作人员要主动了解文书处理部门的工作流程，确保文书档案管理工作顺利开展，有利于为文书档案管理提供有力的资源保证，促进文书归档资料的合理性和完整性。

（4）提高文书档案管理人员的从業素质 文书档案管理工作是一项繁杂、系统的工作，对文书档案管理人员来说此项工作庞大且专业性较强，因此具有较高从业素质的工作人员是做好文书档案管理工作的重用基础和保障。文书档案管理人员不仅要具备文书、档案管理等方面的知识，又需要有扎实的实际操作能力。文书档案工作人员首先要加强自身思想建设，学习和掌握国家的政策法规，提高自身的思想认识和觉悟；其次要提升工作积极性，文书档案工作人员要有较强的工作责任感，自觉做好每次文书档案的归档和分类；最后提高专业技能，新时期高校所接收到的文件数量繁多，种类各异，对文书档案管理工作人员的专业知识和业务技能方面有较高的要求，这就要求工作人员多参加档案职业素养的教育和培训，促进自身专业技能和业务水平不断提升，为提高文书档案管理工作的效率打下坚实的基础。

总之，文书档案管理工作是高校管理工作中的重要组成部分，为高校的发展建设起着推动作用。文书档案工作既是一项管理服务工作，又是一项业务性工作。新形势下，着力抓好文书档案规范化管理将为高校的各项发展添砖加瓦。

参考文献

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[3] 郭小平.浅谈文书档案管理工作[M].包头医学，1998（3）

作者简介：朱占英，女，出生于1986年，四川绵阳人，大学本科，馆员，研究方向为档案管理，目前任职于四川文化艺术学院，学院地址为绵阳市经开区机场东路83号

（作者单位：四川文化艺术学院）