如何对文书档案规范整理移交和接收

饶英

摘要：隨着经济的迅速发展，我国的电力需求不断增长，电力工程建设速度也越来越快，电力文书档案合同，声像，照片等的收集也日益增加，如何规范整理移交和接收，本文做了详细分析介绍。

【关键词】电力企业；文书档案；移交和接收

一、文书档案的移交和接收

机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆与档案馆之间及本单位内部的档案交接属于移交。

文件材料移交前需确定单位文件材料的归档范围，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”，又要注意不该归档的文件材料不能归档，防止“有文必档”。对不属于归档范围的文件材料，可由部门自行保存一二年后按有关规定销毁。 归档范围与不归档范围：按照国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行。

（1）各职能部门移交目录

各职能部门对收集的文件材料进行初步分类，并根据清理结果编制“移交目录”（见表一）。各职能部门将部门负责人审核签字后的移交目录连同文件材料和其它载体材料以及相应的电子文件在次年3月底前提交对应的单位办公室（综合部门）档案室归档。

（2）档案室交接审核

档案管理专责交接档案时应按照移交目录进行清点审核，审核的主要内容如下：①核查移交目录中文件题名与实际是否相符；②核查移交文件资料是否原件；③核查文件材料数量与实际是否相符；④核查电子文件与实物是否相符；⑤核查文件材料的质量是否符合文书档案保护要求。

三、文书档案的整理

文书档案的装订是指用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。

⑴装订的具体要求休整归档文件，修裱破损文件，复制字迹模糊或易退变文件，超大纸张折叠，去除易锈蚀的金属物。

⑵对归档文件进行排序理件，“来文与复文”即请示与批复（各作为一件）；文件处理单与文件一起作为一件，文件处理单放在文件的前面；（收文）处理单——流转单——文件；（发文）文件——处理单（盖章）——流转单；会议文件材料（每份一件）；工作简报、工作信息（每期为一件）；文件正本与不同稿本（如征求意见稿、定稿等）一般为一件，较厚时可以各為一件；会议记录：同一年度的不同性质（如党委会、总经理办公会、职工会议、中心组会议）的会议记录各自作为一件。

⑶常用装订方式：

用缝纫机在文件左侧或左上角轧边，对较厚的文件采用“三孔一线”方式装订。用不锈钢钉在文件左侧或左上角进行装订，采用左侧装订的，应将左、下侧对齐，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。

四、分类

（1）定义

文书档案的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。

（2）分类的具体内容

分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。目前主要使用的分类方法有以下三种：

①年度分类法：年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类，即将不同年度形成的文件材料按照不同年度分开。运用年度分类法时，正确判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。

②问题分类法：问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类，即归档文件要按其本身内容涉及的不同问题分开。目前电力企业采用问题分类法，将文书档案分为0-5大类。

③保管期限分类法：保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类，即将不同保管期限的归档文件分开。目前电力企业根据国家档案局颁布的第10号令，将保管期限分为永久和定期，定期又分为10年和30年。

三、排列

（1）定义

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

（2）排列的基本原则

①把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三 条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

②在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作， 同一个会议）的 文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成 规律，保持文件之间的有机联系整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。

③最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的先后顺序排列。

四、编号

（1）定义

归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。

（2）编号的具体要求

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。

①编号必备项目介绍：全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。 年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。 保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。件号：归档文件的排列顺序号。

②编号应注意的事项：以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流水号（即每年分期限共编三条流水号）。件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。

室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如：

2007年永久件号：1、2、3……82

30年件号：1、2、3……73

10年件号：1、2、3……243

馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。

③归档章的相关要求：归档章加盖位置：一般应在归档文件首页上端空白位置，若此处已被占用，可将归档章盖在首页上端其它空白位置。填写归档章各栏目的内容：全宗号、期限、盒号、年度、分类号、件号。归档章格式

按照《规则》的要求，归档章的规格为长45mm，宽16mm，分为均匀的六格，具体样式（见表三）：

（作者单位： 国网四川省电力公司巴中供电公司）