高校教师人事档案管理的整体优化改革

宋春来

摘 要 本文首先论述了高校教师人事档案的信息支持，保存和验证重要作用，进而从整体角度提出了高校人事档案中在观念，管理方式，管理人员和管理体制方面存在的问题，及其内在联系，提出了相应的对策，即通过改变观念，逐步展现档案工作价值，进而获取资源，最终提高档案管理水平的解决途径。

关键词 整体化 高校教师 人事档案 问题与对策

一、高校教师人事档案的作用

作为辅助高校管理者管理教师的重要工具，档案的重要性不言而喻。具体表现在以下方面：

第一，信息支持作用：高校教师人事档案中包含大量重要的有关教师各方面情况的信息，是重要的管理信息支持。而且，通过档案中的记录，可以有针对性的安排有关教学科研工作，从而做到人尽其才。

第二，信息保存作用：高校教师人事档案从范围上来说包括履历，学历，培训材料，政审材料，科研学术水平材料等25类材料，从时间跨度上来说从学生时期一直到工作时期数十年的经历，可谓纷繁复杂。作为教师个人来说，很难记住这些信息。如果没有人事档案，势必会在信息利用时，造成一定的困难。

第三，信息验证作用：在涉及报送有关重要材料时，教师本人可能对于信息的记忆出现模糊，从而出现信息的不一致，这就会给信息的利用单位造成一定的困扰。[1]档案作为第一手原始材料，其内容具有客观性，可靠性与权威性，因此具有明显的查考价值。可以很好地解决这一问题。

综上所述，基于高校教师人事档案的重要价值，因而，妥善保存，合理管理，充分利用档案也就值得各方注意。但实际中高校教师人事档案管理存在着诸多问题。下文作具体陈述。

二、高校教师档案管理中存在的问题

第一，管理观念方面，重视程度不足。由于档案工作自身的相对独立性，以及档案价值未被充分挖掘等原因，部分高校领导对于档案的价值认识严重不足，对人事档案管理工作的认识停留在单纯保管保密层面，[1]忽视了对于档案的利用。由此会对档案工作形成只有投入，没有产出的错误认识。这直接导致了对于高校人事档案的人员，资金，场地，设备支持的不足。而且部分教师对于人事档案作用和重要性同样认识程度不足，甚至根本不了解人事档案的基本知识，这也从另一方面限制了档案作用的发挥。[2]

第二，管理方式方面，手工操作的档案管理方式陈旧。由于档案形成的过程，管理人员的综合能力等诸多原因，造成部分高校档案管理仍旧主要依靠传统的纸质档案和手工管理的传统模式，信息化程度不高，由此带来的问题包括，档案管理效率的低下，对档案管理人员数量要求多，纸质档案难以保存，[2]利用查考存在困难等等问题。[3]同时由于学校缺乏重视和客观条件导致资金，设备，场地的不足，因而进一步加剧了档案存储利用方面的困难。[1]

第三，管理人员方面，质和量上均有所不足。由于重视程度不足以及管理方式的落后，就会造成一方面人员数量配备不足，人员素质能力参差不齐，另一方面对于人员数量要求上升，对专门档案人才，信息化人才的需求增大的矛盾，这一矛盾直接导致了档案的作用无法充分发挥，从而进一步降低人事档案的受重视程度，形成恶性循环。在量的方面，我国在《干部档案工作条例》中有“千档一人”的规定，而在实际工作中，部分高校档案管理人员数量少于这一标准。[1]而由于近年以来，人员流动性加大，人员信息维度增加等原因，实际需要的管理人员应当多于该标准。而在质的方面目前高校檔案管理人才缺乏，多数档案管理者不具备档案管理的专门技能，甚至有部分兼职担任档案管理者。[4]

第四，管理体制方面，缺乏系统的管理体系，缺乏监督管理。首先是在档案分类方面，由于高校教师人事档案内容复杂种类繁多，管理人员不足，一定程度上对于分类整理造成困扰，导致分类不够细致，甚至未经行分类。[4]其次，对于档案管理人员的管理机制不完善，责任划分不清，对于档案人员的工作绩效，没有相应的奖惩机制。另外，由于档案工作得不到合理重视就导致了对于档案工作的监督不足，更加恶化了档案管理现状。最后，即使学校想要实施信息化，我国目前仍没有统一的著录标准和规则，难以相互承认。[5]

三、优化高校教师档案的改革策略

第一，观念上要从根本上改变旧有的观念，将关注点由档案的保存保密，转移到利用开发上，档案管理人员要主动寻求档案的新型利用方式。高校档案部门应当适时开展对档案价值，档案处置方面的讲座及宣传活动，提高高校领导及教师的重视程度。

第二，要着力改变档案管理方式，从原有的手动管理方式逐步转为电子管理，逐步实现纸质档案的电子化，开发或者购进档案管理系统。逐步增加档案管理有关设备，提高档案信息化水平，要将档案中适合结构化的内容进行结构化，以便日后对其进行开发利用。例如湖南科技学院，就通过建立人事信息采集卡和人事信息库，取得了良好的效果。[6]

第三，在档案管理人才方面，一方面要向外求，从外部聘请优秀档案管理人才，若无相关条件也可以考虑聘请专业档案管理人员做顾问，定期进行业务指导和提供咨询服务。改善档案管理人员待遇，吸引外部人才加入。另一方面，要在内养，基于现有人员条件，定期对其进行业务培训，要使用标杆管理法，推广先进工作经验。在业务工作的实践中，逐步提升现有人员档案管理技能。

第四，在制度方面，逐步形成具有高校特点的档案分类方式，建立明确、高效、清晰、实用的档案分类管理制度对于档案管理人员建立激励机制，要尽量明确责任划分，并在此基础上可以建立考核制度，从而避免了因责任不清等原因导致的工作懈怠等现象。要建立与其他相关部门的密切联系机制，确保档案归档的及时与规范，从而降低档案工作难度。同时加强档案真实性的鉴定，避免日后出现问题，影响各方面使用。加强责任意识教育，建立严格的档案保密制度，严格遵守我国相关规定。[7]建立以人为本的制度群。重视对于档案工作的督导工作，相关负责人应当定时进行巡查督导，及时发现解决各项问题。要尝试在全国高校范围内实现档案的标准化，建立信息化共享平台，由此有利于各学校之间进行人才交流与人员流动。

四、结语

从对档案的创造性利用开发产生价值，进而争取到资金，设备和场地的支持，提高档案管理水平和管理效率，减少工作人员数量，提高工作人员质量，建立合理激励机制，进而逐步建立完善的档案管理机制，创造更大价值。是我国高校教师人事档案管理水平逐步提升的有效途径。在相关人员的共同努力之下，相信我国高校人事档案会在日后日益发挥出应有价值。

（作者单位为青岛大学）

参考文献

[1] 李影溪.论高校人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2017（01）.

[2] 董莉清.高校人事档案存在的问题及解决方案——以天津工业大学为例[J].兰台世界，2016（10）.

[3] 张翀.高校人事档案管理存在的问题与对策[J].兰台世界，2013（06）.

[4] 娄楠.高校人事档案管理的现状与创新探索[J].产业与科技论坛，2016（05）.

[5] 马仁杰，谭亚楠，王沐辉.论我国档案检索工作中存在的问题与改进对策[J].档案学通讯，2016（3）.

[6] 吴青霞.地方高校人事档案利用实况统计解析[J].兰台世界，2011（01）.

[7] 李鹤.高等学校人事档案管理专业化的思考[J].白城师范学院学报，2012（10）.