计算机办公自动化技术应用与研究

莫珍贵

一、办公自动化的含义

办公自动化是伴随信息技术的发展而衍生的。办公人员通过计算机设备进行各种信息处理工作，工作内容包括编写、存储、更新、维护等。企业各部门业务以及办公流程、信息处理流程都可借助计算机技术来开展。办公自动化中引入计算机技术主要优势在于整合信息资源和高效快速的工作模式，能提升效率、确保工作质量。

二、办公自动化的优势

1.高效工作

建立内部网络，同一个部门或同一公司的领导可以访问内网查阅共享文件，便于公司内部的沟通，并能及时处理问题；信息系统可对上传文件进行自动编号处理。可以通过搜索功快速进行调阅，文件指示内容能快速上传下达，提高工作效率。内部网络对指定部门或者公司成員开放，领导以及工作人员可以共享工作文件，并能经过计算机网络实时了解工作流程，以及便于了解相关办公室的工作进展，利于监督考核；便于提高办公人员的工作实效性。利用计算机网络的传输迅速的优势，可以快速查询到单位资料信息，拷贝资料。办公系统自动化将大大减免传统大量人工操作。

2.信息搜索的便捷性

建立内部网络与外部的联网，便于在工作中快速、准确查询到所需要的数据信息；可以克服地域上的隔绝，利用互联网可以即时获取所需要的信息，创建单位、本部门的信息库，规范管理文件数据、期刊、图书等，实现信息资源共享化。

3.激发企业成员创造力

办公系统自动化管理引入计算机技术使得企业自身管理更加标准化、规范化。办公文件整理事宜不必全依赖人工操作，办公自动化节省了办公人员处理文件的时间，使其有更多时间投入创新工作中，能激发企业成员在工作中的创造力。

三、办公自动化中运用计算机技术

1.计算机技术为办公系统提供硬件、软件支持

企业办公流程涉及办公自动化主要业务包括信息处理的相关工作，此环节工作需要利用计算机技术，办公自动化关键内容在于计算机硬件设备和软件方面的资源，二者缺一不可。

2.计算机技术促使文档管理自动化

将计算机技术运用于办公文档管理，便于在计算机网络系统平台上进行文件查阅、审批等工作，企业成员可以根据公司实际情况对办公流程做调整，在网络平台进行文档批改可以保存痕迹，便于其他工作人员快速得知更改部分。

3.创建信息平台

越来越多的企业重视对先进技术的引入，创建企业特定的信息平台，可以在宣传版面发布电子公告，设置电子论坛板块及发布电子杂志等，办公人员可以通过登录信息平台了解企业发展动态。公司企划部门可以直接将企业相关动态或者企业章程、项目前期工作交流及公告事项等第一时间公布。

4.计算机促使办公自动化

办公自动化运用计算机技术，可对企业的办公流程进行实时动态检测，对各个部门、企业人员岗位进行工作协调调动，提高企业全面资源利用率，提高企业成员的工作效率，使企业流程化工作更加规范。利用计算机办公系统可以使流程无遗漏，如进行公文的请示、汇报、审批、处理等，实现流程固定化，负责人的审批工作也相对固定。引入计算机技术可实现办公流程自动发送到代办人的手中，审核机制更加完善，避免出现遗漏，优化资源配置，使工作效率大幅度提升。

各单位使用先进的计算机技术辅助办公，有利于提高工作效率，促使社会经济不断发展。计算机办公自动化技术广泛运用于企业办公、生产中，企业在办公自动化过程中需要不断发现问题并处理问题，通过运用计算机技术真正提高工作效率并优化资源配置。

参考文献：

[1]王祥瑞.计算机多功能技术在办公自动化实际工作中的应用研究[J]. 科技传播，2014（10）：139-140.

[2]施永祥.计算机多功能技术在办公自动化实际工作中的应用研究[J].电子技术与软件工程，2016（1）：177.