网络环境下的档案管理工作创新与安全防护问题探讨

敖永红

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）04-000-02

摘 要 随着当代网络技术的不断完善和发展，如何利用网络资源进行高效的档案管理工作已经成为档案管理（从业）人员必须面临的重要课题。本文主要分析了档案管理工作中如何融入现代网络的成分才能进行更好的创新，以及网络对档案管理工作带来的安全隐患问题进行研究，并提出一些合理化的建议和观点。

关键词 网络环境 档案管理 创新 安全防护

档案管理是社会工作的重要组成部分，是用以记录社会变迁、发展和革新的一种工作过程和内容，其管理水平的高低直接影响着社会资料保管的质量。在当代网络信息技术飞速发展的背景下，档案的管理工作也应该与时俱进，充分利用网络资源来提高档案管理水平，在保护好纸质资料的同时，也要对其进行电子信息存档，将管理方法由单一的纸质保管逐渐转变为纸质与电子技术的结合，并在管理的过程中不断改进方法，努力创造出更完善、更实用、经济效益更高的管理办法。

一、网络环境对档案管理工作的新要求

（一）提供满足人们需求的档案信息

當前人们对信息的需求量不断增大，社会公众对档案信息的需求已经不再满足于传统的信息提高方式，而是向着更宽广、更深入的领域发展。基于这种现状下，档案管理部门应与时俱进，对管理工作进行创造和改进，不断提高档案的管理水平，提高档案信息的共享程度，以便更好地满足人民群众的需求。档案管理部门应该研究我国人民使用和查阅档案信息的类型和特征，对档案利用的原因和信息共享情况进行分析，从而真正弄清人民所需要的档案信息类型，以便对症下药，提供更多的符合人们需要的信息。同时还要对档案进行宣传，为档案管理工作创造有利的外部条件。

（二）建立网络档案的信息服务体系

档案管理工作要根据整个行业的发展形势，建立全方位信息管理系统，对行业内的相关档案信息进行统一的整理和分类，在对信息处理完成之后，在进行整体性的利用和开发，努力创造资源共享的条件，为国家经济发展和人们获取信息服务。此外，还应根据时代的发展趋势，建立国家层次的档案管理体制，开创全国范围的的信息共享平台，使我国的档案信息能被充分利用，发挥出更大的社会效益和经济效益。

二、在网络环境下进行档案管理工作创新的途径

（一）积极做好线上服务工作

在当今的社会里，由于人们的工作和生活都变得越来越丰富多彩，所以人们对信息的需求量也在不断增加，对各种类型的信息都有可能产生需求，同时人们对获取信息的速度也在提升。传统的信息管理方式已经无法满足人们的需要，社会公众和档案馆等相关部门应该构积极建档案管理信息化，做好网络信息的发布以供人们便捷地获取，使档案管理能更好地为人民服务。

（二）做好信息共享工作

档案管理部门要建立起自己的信息网站，在合法合规的前提下及时正确地将各类档案的公开信息发布出去，并通过链接的方式将各类混乱的信息整合在一起，建立一个一站式的信息检索平台，最大限度的实现信息共享，给人们的工作和生活带来更大方面。同时也能实现档案管理各部门之间的信息共享，有效提高部门之间的信息传递和沟通，降低档案管理成本，提高效率。此外还可以促进档案信息化的不断完善，提高档案信息的使用价值。

（三）做好档案信息的细分工作

如今的网络上充斥着各种各样类型的信息，有价值和无价值的都在网上流动着，如果档案管理部门对信息的定位不够准确，就会造成人们查询的不便。所以档案管理部门不仅要将信息的采集和保管工作做好，还要对其进行精细化的分类整理，将各类信息垂直划分为层次不同的类型，并在数据库中安排好存放位置。让用户可以通过接口对所需要的信息进行快速准确的定位，还可以选择是否要进一步的查询，以此来减少用户的检索时间，提高的效率。

（四）做好用户信息反馈工作

档案管理部门可以在自己的网站上建立一个用户反馈专栏，收集用户对网站的设计、信息服务等活动的满意度，通过反馈，档案部门可以清晰地了解档案信息所具备的社会价值以及自己的工作所存在的问题，为改进工作提供明确的方向，同时对相关人员的工作也可以起到一个监督作用，让他们在工作岗位上能够严格要求自己的行为规范，促进他们服务意识、责任感和职业道德的提升。档案部门收集用户的反馈后，还须做出一些后续的努力，如对档案管理人员进行培训。

三、在网络环境下，档案管理工作的安全防护措施

（一）建立完整的网络档案管理系统

在当今的网络时代中，各种档案信息资源通过网络这个媒介而组成一个庞大的体系，当把档案信息录入到数据库时，档案信息就会根据某种逻辑传递到某个数据库和各个数据库之间以及运行程序和数据字段之间，经过进行重组后成为档案管理网络的数据序，这一复杂的过程对整个网络档案管理的信息信息数据库完整性具有极其重要的作用。所以这对档案管理信息化的工作人员的能做技能提出了更高的要求，他们不但要掌握各个数据库之间的特殊逻辑关系，还要对运行过程中出现的关于完整性的问题及时地修改和维护，做大限度地降低对数据库造成的有意或无意的伤害。

（二）保证电子档案的正常查阅

如今档案管理信息系统更新换代快，比如办公软件版本的更新换代，低级版本的软件是无法打开高级版本的文件的。所以为了确保电子档案可以随时正常使用和查阅，必须保证所有的档案信息文件都保存为与系统相一致的或与系统之间可以互相兼容的版本和格式。遇到操作系统需要更新的情况，还需要对系统的配套软件进行同步更新，确保操作系统和配套软件处于一个动态的、互相的兼容的状态中，方便档案信息的随时读取，同时也为网络档案信息的有效性和完整性提供有力的保障。

（三）保证网络档案管理的安全性

相对于传统的档案管理方式，网络档案管理信息面临的安全性更加复杂多变，也更难以把控。网络档案管理的系统安全指的是通过网络硬件和软件系统的合理设计，使档案信息能够正常地运行，并长期保持着良好的状态，使其的功能可以充分地发挥出来，为查阅的洪湖提供优质的信息服务。要实现网络档案管理的安全性，必须在利用、保护和管理过程中，保证各项信息资源的传输安全和有效管理。例如，在进行档案管理的实际工作中，要建立和完善有效的内部管理体制，对访问权限和查询进行严格控制，还要采取各项有效措施对病毒进行预防和查杀等。

四、结语

档案管理工作对社会生活的影响重大，在网络时代的新形式下，我国的档案管理工作正面临着新的机遇和挑战，构建网络档案信息平台，实现档案资料的共享，已经成为时代发展的需求，所以档案管理部门应该进行工作方法和工作内容的创新，充分利用网络信息技术促进档案管理工作的质量和效率的提高，更好地为社会公众和经济发展服务。同时还要重视网络档案管理的安全防护问题，保证档案管理工作的可持续发展。

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