事业单位人事档案管理信息化建设的思考

付永辉

摘 要 事业单位是推动我国社会稳定发展的重要组织，在我国社会主义建设当中发挥着不可替代的作用。在事业单位正常营运过程中，人事调动及档案更新时有发生，这就需要事业单位档案管理人员加强人事档案的信息化建设，以方便人事档案的查阅和调用，充分发挥人事档案管理的作用。对此，本文探讨了事业单位人事档案管理信息化建设的意义，提出了相关建设对策，以期能够有效提升事业单位人事档案管理水平。

关键词 事业单位 人事档案 信息化建设

人事档案是对个人资料、工作情况、政治面貌等的记录，是事业单位选拔和任用人员的重要参考依据。当前，我国的事业单位在营运当中或多或少借鉴了企业运作模式，这让单位内部结构及业务运作得到了完善，并对人事档案管理工作提出了新的要求。部分事业单位在人事档案管理工作具体开展过程中，成立了相关责任部门及研究小组，对人事档案资源深入挖掘，使之得到充分利用，进一步提升了人事档案资源的利用率。但有些单位在人事档案管理過程中，依然遵循传统模式，主要以纸质档案为主，这不仅加大了档案管理人员的工作量，还致使信息更新不及时、信息调阅不方便、信息共享程度低，大大降低了人事档案的利用率，未能充分发挥档案管理的重要作用，且一旦出现纸质档案丢失或缺损，会对职工权益造成严重影响。因此，加快事业单位人事档案管理的信息化建设十分必要。

一、人事档案管理信息化建设的意义

信息时代的到来，各行各业都开始大量引进和应用信息技术来开展工作，事业单位的人事档案管理也面临着管理方式的革新，将信息技术与档案管理相结合，建立信息化的人事档案管理系统，成为了事业单位人事档案管理工作的重中之重。总体来看，事业单位人事档案管理信息化建设具有如下重要意义：

第一，有利于简化归档流程，提高档案管理工作效率。利用信息技术对人事档案进行分类和归档，可按不同类型将人事档案分为不同信息模块，并按照各自时间线进行排序。即，对于某一年度之前生成的档案，可用档案管理软件进行相关数据的录入后，以传统案卷方式整理归档，并注明“传统处理”字样；而对此后年份生成的档案，则可根据事业单位人事档案管理的规定，统一转化为“按件”模式处理，同样在用档案管理软件进行相关信息录入后，备注“简化处理”字样，由此极大程度简化了归档流程，也为日后调档借阅流程奠定了“一键完成”模式的基础。此外，档案的信息化建设不仅能够保证档案的完整性，有效节省整理、录入和归档时间，同时这种分门别类、高速检索的处理模式还能有效改善档案利用效率，提高人事档案管理工作效率。

第二，有利于减少管理成本。事业单位对人员信息的调查了解较为严格，覆盖面较广，人事档案信息包含人员的各种资料，这就使得传统的纸质档案信息资料较多，需占用较大存储空间，并需对这些档案资料进行防火、防潮、防虫、防霉变等各种管理，需投入的管理成本较高。而人事档案管理实现信息化建设之后，上述问题则不会出现，仅需做好资料备份和计算机安全维护即可，能有效减少人事档案管理成本。

第三，能够实现档案的多样化管理。事业单位的传统纸质档案多以文字记录和照片记录等形式存在，档案资源信息保存方式较为单一，许多有用信息不能及时记录保存。而人事档案的信息化建设能以音频、视频、图片等各种形式记录和储存人员的各类信息，实现人事档案资料的多样化存储，更好地丰富人员信息资料，为事业单位人员的选拔工作提供有效参考。

二、事业单位人事档案管理信息化建设的对策

事业单位人事档案管理必须确保内容的绝对真实与全面，不仅要及时剔除无效、虚假信息，确保信息真实，还应扩大存档范围，将个人可公开信息分类存储，建立与需求对应的人才数据库，为单位人才选用提供最全面、准确的信息凭据。具体实践中，笔者就事业单位人事档案管理信息化建设提出几点对策，分析如下：

（一）强化档案信息化管理意识，夯实管理人员专业基础

事业单位人事档案管理人员在夯实档案管理专业知识的基础上，还要全面学习并掌握相关信息技术，树立信息化管理意识，积极参加档案管理学术交流，将档案管理理论知识运用到实际档案管理工作中，以科学化的管理技术知识指导档案收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用等系列工作的开展。同时，要基于信息化建设的工作实际，设定明确、可行的人事档案岗位职责，健全人事档案资料安全管理权责机制和档案资料安全个人责任制，以确保档案资料的安全储存。此外，还要端正单位各职能部门对人事档案管理工作重要性的认识，强化行政、后勤等职能部门相关人员的档案意识，以保障档案管理工作自上而下有序开展，落到实处。

（二）健全档案管理流程标准，提高内部调档查阅的效率

事业单位人事档案数据来源非常广泛，推行跨系统查询操作，以极大程度提高检索效率。对此，工作实践中可结合单位实际，建立与之相匹配的综合业务档案数据库，以实现人事档案的动态、实时更新与维护。比如，可将各类数据进行综合归档管理，保障跨系统电子数据的全要素综合查询的畅通；同时，合理设置人员权限，健全档案管理借（查）阅登记制，以保障实体借阅、电子借阅、下载打印等多种形式、多重级别的同步操作，在提高内部档案使用效率的同时，亦进一步完善人事档案规范管理，提高单位整体工作效率。

（三）以实际需求为导向，加大数字化设施投入力度

事业单位人事档案信息化建设离不开先进的信息录入系统和管理系统，也离不开稳定、齐全的工作设备。因此，单位需结合实际发展需求，及时配置相应的信息录入设备，购置档案柜、档案盒、切纸打孔机、碎纸机、扫描仪、保险箱、高内存电脑、双面打印机等，以保障信息化建设工作开展拥有完备的硬件支撑。同时，以档案利用实际为依据设计人性化、科学化的档案信息化管理系统，实现人事档案管理的现代化、自动化、网络化和文档一体化目标，能使人事档案管理由被动接收档案逐步过渡为主动开发档案价值。

（四）加强制度建设，完善人事档案信息化管理制度

事业单位人事档案管理工作的完善还需单位其他部门的积极配合，毕竟人事档案更新速度快，且信息资料多而杂，仅靠档案部门一己之力很难做到资料收集的及时与全面。对此，事业单位领导应会同各部门管理人员拟定规范的《人事档案信息化管理制度》，如要求人事部门对新进人员信息按照规范的电子文档进行填写，再传送给档案部门保存，其他部门对于人员的最新信息（如受到的行政处罚等）也需按统一的电子表格进行信息填写，并及时交给档案部门归档管理。如此，将实现人事档案信息的规范化管理，提高工作效率。

三、结语

档案管理的信息化建设是大势所趋，但在信息化建设的过程中，事业单位人事档案管理人员还需增强安全管理意识，及时解决网络安全问题，避免因人事档案信息资料的泄露而给相关人员带来不必要的麻烦。此外，事业单位人事档案管理人员还应努力提高业务能力，熟悉人事档案管理规章制度，加强与各部门的合作交流，以保障人事档案的规范化管理，切实提高工作效果。

（作者单位为吉林省交通运输厅沥青储运站）

参考文献

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