事业单位人事档案信息化管理工作之我见

乌云其木格

摘 要 进入21世纪后，随着科学技术快速发展，事业单位信息化人事档案建设成为了时代发展的必然趋势。本文将通过对事业单位人事档案研究背景进行分析，进而对人事档案信息化建设中存在的问题以及解决措施加以阐述，以供参考。

关键词 事业单位 人事档案信息化 背景 存在问题 措施

一、引言

在当今信息社会，计算机网络技术的应用为事业单位档案信息化管理提供了可能。为了充分发挥档案工作在信息社会中的作用，事业单位应积极将信息技术与档案管理工作紧密结合，促进档案信息化工作快速发展。

二、研究背景

事业单位的人事档案详细地记录了事业单位所有工作人员的信息，通过查阅人事档案，可以充分掌握事业单位工作人员学历背景、在工作上的具体表现以及德才等诸多方面的信息。事业单位进行科学化的人事档案管理工作，对于人事信息的利用有着重要的作用，同时也能更加有效的使用以及开发德才兼备人员。事业单位有效地加强人事档案管理工作，不仅能够有效地提高事业单位各个部门的工作效率，而且也有助于事业单位能够健康发展。然而，随着科技的发展与社会的进步，传统的人事档案管理工作已经不能与现代社会的发展状况相适应，事业单位进行信息化人事档案管理也是时代发展的必然结果。事业单位通过计算机技术进行人事档案管理工作，使档案管理工作摆脱了传统人工整理的复杂性局面，档案管理工作变得更加的方便与快捷。

与此同时，互联网、计算机以及扫描仪等一些现代设备的应用，人事档案资料变成音频、图片以及文字等电子数据，促使人事档案能够更加快速地进行信息分类、分析、提取以及加工。除此之外，计算机互联网下的人事档案管理工作使得档案人员信息存储的时间更加长久，特别是通过互联网，使得人事档案查询工作变得更加的方便与快捷，同时也在一定程度上解决了人事档案管理工作成本相对比较高的现象。

如果事业单位相关人员想要了解单位内部某一位员工的具体工作情况，可以通过计算机检阅已经录入过的人员信息情况，对所需的人员信息资料数据可以根据需要的条件进行快速查询，特别是通过网络技术，可以有效地将计算机脱机或者联机状态下的检索工作变成一种智能化的网络检索，从而能够在一定程度上提高事业单位人事档案管理工作的效率。

三、人事档案信息化建设中存在的问题

（一）事业单位人事档案管理内部软件、硬件参差不齐

由于部门不同各部门对于人事档案信息化管理的具体要求也不同，导致事业单位各组织内部对于人事档案管理工作所使用的开发软件也存在着一定的差异。不同地区人事档案管理工作所使用的软件也是不同的，因此，进行人事档案统一管理是一件不容易的事情。就目前从事业单位的人事档案管理现状来看，虽然事业单位内部人事档案管理工作所需的设备相对比较完善，但是在实际的管理模式上采用的仍然是“手动为主，并且计算机为辅”的管理模式，这也在一定程度上抑制了事业单位人事档案管理工作信息化的快速发展。

（二）事业单位缺乏规范的信息化管理标准

事业单位只有在标准化与信息化的开展人事档案管理工作的前提下，才能有效地进行人事档案管理工作建设，从而确保事业单位人事档案管理工作能够高效率、高质量的完成。但是，在大多数事业单位内部，各部门所进行的人事档案管理都是根据部门的切身利益以及需求来制定人事档案管理的相关标准。虽然这样能够有针对性的利用人事档案信息，但是各部门之间对于人事档案管理工作仍存在着一定的差异，因此，事业单位很难有效的开展统一性的人事档案管理工作。换句话说，在事业单位进行人事档案管理工作过程中，其内部各个部门之间未能形成即规范又统一的人事档案管理标准，从而就不能实现部门间的档案信息共享，给档案查询工作带来一定的困难。

（三）事业单位人事档案管理工作人员素质参差不齐

从目前事业单位人事档案管理工作的现状上看，大部分事业单位档案管理人员都是身兼数职，从而使得个档案管理人员无法全身心地投入人事管理工作；还有些事业单位档案管理人员，不仅学历相对比较低，而且年龄也偏大，对于新鲜事物的接受以及掌握方面比较迟缓，这样在开展新业务与新知识就存在着一定的困难，并且在这些人当中大部分从未进行过专业性的培训工作，在对专业知识的理解方面并不深刻。尽管有些工作人员在事业单位从事多年的人事档案管理工作，也积累了一定的工作经验。然而，他们大多数采用的都是传统的管理方式，并且这种方式应经根深蒂固的存在其脑海当中，从而这些人对于信息化人事档案管理工作的接受能力相对比较低，并且缺乏一定的认知。除此之外，有些事业单位内部，人事档案管理人员流动较为频繁，新来的人事档案工作人员对于此项工作相对比较陌生，在开展工作时有着一定的困难。

（四）资金投入有限，抑制人事档案管理工作开展

事业单位若想有效地实现人事档案数字化信息管理工作，前提是一定要具备较为先进的软硬件信息设备，然而，用于此项信息化建设需要一笔不小的资金开销。人事档案信息化建设并不是两台电脑或者是几台扫描仪就能够有效解决的问题，其需要的是全面的系统还计算机设备，在引进这些设备的过程中，不仅需要大量的资金投入，还需要在配置设备后，有相关的工作人员进行后期维护的工作。并且还要培养出一批能够胜任此项工作的人员，这也需要一笔不小的资金投入。但是，对于人事档案信息化工作管理中的这项开销，只能由事业单位内部进行自行籌集，但在基层进行人事档案工作开展过程中，由于人事档案管理大多数都是处于从属性的地位，对于人事档案信息化资金筹措工作将并非是一件易事，这也将是事业单位人事化信息化建设的一大阻力。

四、推动人事档案信息化建设的措施

（一）引进先进理念，提高工作人员素质

通俗上说，事业单位人事档案管理工作的核心是“人”，并且人事档案管理工作人员的素质在一定程度上对事业单位人事档案信息化建设有着非常重要的影响，事业单位必须要对人事档案工作人员的信息化培训给予高度的重视。虽然，科技在发展，时代在进步，但是，存在于管理者脑海中的思想观念还相对比较落后，事业单位引进先进的档案管理工作理念具有非常重要性。管理人员只有在思想上增强档案管理工作的认识以及重视度，并且明确人事档案信息化建设的目标，才能从根本上加快事业单位信息化管理程度。如果事业单位想要加快人事档案信息化建设的步伐，必须要采取必要的措施培养一批具有高素质以及专业化的人事档案管理人员。随着现代科技的发展，对于事业单位档案管理人员也提出了更高的要求。事业单位相关管理人员不仅要具有专业性的信息化管理技术，而且由于人事档案管理工作特殊性，涉及每个人的信息资料，为了能够避免人事档案信息泄露，人事档案管理人员必选要具有良好的职业道德素质。因此，事业单位在对相关人员进行相关业务培养的过程中，对于人员的道德素质也要给予足够的重视。只有在相关人员具备良好道德素质以及专业知识的前提下，才能确保人事档案信息化管理工作能够顺利开展。

（二）人事档案信息化建设以及安全维护

在进行人事档案信息化入库过程中必须要做好鉴别工作。档案管理人员必须要有效地处理好“方便利用”和“档案入库成本”之间的关系，并且相关的工作人员必须要严格遵守人事档案数据入库的各项规章制度，从而才能建立起信息准确、科学以及规范性的人事档案数据库。在其过程中必须要重点强调的是，信息化技术为档案管理工作提供了更加方便管理手段同時，也为档案管理工作造成了一定的安全隐患。为了能够有效地确保档案信息化管理的安全性，必须要从以下几个方面做起：第一，事业单位必须要制定档案管理安全性的相关规章制度，并且不断完善信息安全体系。在进行人事档案管理工作中，必须要进行人事档案备份，恢复管理系统机制，从而确保人事档案信息的安全性；第二，事业单位也要人事档案信息的借阅机制，从而才能在一定程度上确保档案信息的安全性；第三，事业单位人事档案管理人员也要具有良好的职业道德，并且事业单位也要加强人事档案管理人员的安全性培训，从而提高其人事档案安全性的保护意识；第四，纸质档案与数据档案必须要进行分开存储，从而才能确保事业单位人事档案资料的安全性、完整性。

（三）整合资源，有效解决资金问题

事业单位传统的人事管理模式具有集中性的特点，人事档案管理工作大多数是由上级主管部门或者是基层单位进行统一管理。对于人事档案管理工作的资金投入情况完全取决于事业单位内部的人事档案管理模式。因此，对于数量相对较少的基层单位人事档案管理，如果要为其配备专业的档案管理人员以及设备，实现规范性的信息化管理工作具有一定的困难。与其他工作相比，人事档案管理工作不能直接创造一定的经济效益。因此，人事管理工作很难得到相关领导的高度重视，这也是制约人事档案管理工作进行快速的信息化建设的主要原因。然而，如果改变传统的人事档案管理模式，使人事档案规模变大，从原有的人事档案相对集中的管理发展为绝对集中管理，并且成立专业部门进行统一管理，从而就能加快事业单位人事档案管理信息化建设的步伐。事业单位内部统一管理也有利于形成一个既统一又规范的人事档案管理标准，对提高信息化建设的质量和效率也大有益处。

五、结语

随着科技的发展与社会的进步，事业单位加快了建设人事档案信息化管理的步伐。然而，在其建设过程中，仍然存在着一些弊端，事业单位必须要给予高度的重视。信息化人事档案管理不仅能够使得在人事信息查阅过程中更具方便与快捷性，而且也在一定程度上促进了事业单位的健康发展。

（作者单位为国家新闻出版广电总局广播影视人才交流中心）

参考文献

[1] 王爱荣.对加强事业单位人事档案管理工作的几点建议[J].黑龙江史志，2015（7）.

[2] 曲健.事业单位人事档案管理的新思路[J].办公室业务，2013（10）.

[3] 邬泽兰.事业单位人事档案管理工作的思考[J].四川档案，2012（2）.

[4] 李剑峰.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的思考[J].赤子

（上中旬），2014（17）.