档案馆突发性自然灾害风险预警探析

黄敏敏 倪代川

（上海大学图书情报档案系 上海 200444）

档案馆突发性自然灾害风险预警探析

黄敏敏 倪代川

（上海大学图书情报档案系 上海 200444）

档案是社会经济发展情况的重要载体，是国家的宝贵财富，做好档案安全工作是推动档案事业发展的前提。档案馆作为档案资料的储藏地，对于保护档案具有义不容辞的责任。然而近些年来，自然灾害一直是档案馆的难题。从突发性自然灾害入手，针对其特点，尝试构建一套基于突发性自然灾害的档案馆风险预警机制。

档案 安全 自然灾害 预警机制

我国是世界上遭受地震、泥石流、台风、洪水等突发性自然灾害影响最多的国家之一，据统计，2015年各类自然灾害共造成全国18620.3万人次受灾[1]。突发性自然灾害不仅给人民群众的生命财产造成了重大损失，而且对档案资料等造成了不可估量的损害，档案部门对此高度重视。2008年8月，国家档案局出台《档案工作突发事件应急处置管理办法》，对档案部门如何预防、处理和解决突发事件提出了要求，并组织编制《档案馆防治灾害工作指南》，对档案的灾前预防、灾害应对及灾后重建等工作给出了具体的措施，为各级档案部门积极开展防灾、减灾工作提供参考。2016年4月，国家档案局颁布《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，提出要“完善档案安全的基本条件和应急、灾备机制”[2]；2016年5月，国家档案局出台《关于进一步加强档案安全工作的意见》，要求“完善档案安全保障，设置档案安全和应急管理机构”[3]。本文拟从风险预警视角对档案馆应对突发性自然灾害进行分析，探索构建档案馆突发性自然灾害风险预警机制，保障档案馆安全管理和利用。

一、档案馆安全与突发性自然灾害

突发性自然灾害是人力不能或难以支配和操纵的各种自然物质和自然力聚集到一定程度之后，在短时间内爆发所形成的灾害，包括雷电、龙卷风、冰雹和暴风雪等气象类自然灾害，泥石流、火山喷发、滑坡崩塌和地震等地质类自然灾害，海侵与洪水等水文类自然灾害，太阳风与陨石等天文类自然灾害等。这些灾害对档案馆安全造成了巨大威胁，需要对这些突发性自然灾害进行梳理和分析，为档案馆安全预警提供参考。

1.研究现状梳理。档案馆应对自然灾害的研究一直是档案保护研究领域的重要内容之一，早在20世纪80年代，美国就开始组织国家档案部门的专业人员根据自身情况制定了一套应对突发性自然灾害的计划，其目的就是要确保在自然灾害发生之前，将灾害带来的损失降到最低程度。例如：在《图书档案防灾计划概述》这本书中，详细介绍了防灾计划的内容，将防灾计划分为灾前、灾中和灾后三个具体的步骤进行。其中，将灾前防御计划分为预防性计划和备战计划这两部分[4]71。我国档案界对档案馆如何预防突发性自然灾害的研究起步相对较晚，相关研究成果较少，大多数研究者均将研究重点放在了灾中救护和灾后处置，只有少数学者把重心放在灾前防御问题上，提出做好档案馆的选址、提高档案馆建筑防灾设计标准、合理布局档案馆库的电、气、水系统等强化档案馆建筑的防灾设计等。通过对国内档案馆灾前防御研究的梳理与分析发现，当前相关研究比较分散，学者们主要从加强日常档案安全工作、进行实时监测与信息的收集、建立风险评价体系等方面进行分析，还没有形成连贯的、完整的研究体系；同时，对于指标数据分析也不够细化，容易对结果造成偏差。为此，笔者拟通过分析前期研究视角，积极借鉴前期相关研究成果，探索构建档案馆突发性自然灾害风险预警机制，为档案馆应对突发性自然灾害提供参考。

2.突发性自然灾害特点。突发性自然灾害分布广、威胁大，具有突发性、破坏性以及衍生性等特点，对档案馆安全带来了重大挑战。

（1）突发性。突发性自然灾害发生的时间相对短促，多数是在人们没有相关防范措施的情况下发生，具有极大的意外性、突然性特征，往往事发突然，使人无暇顾及，而且危险程度高，危害强度大。如2016年6月23日下午，龙卷风突然袭击江苏盐城，使得人们根本没有时间来应对龙卷风的发生，给盐城市造成了巨大生命财产损失。

（2）破坏性。突发性自然灾害的危害无穷，破坏性巨大，不仅直接造成人员伤亡和经济损失，还会间接影响社会的稳定与可持续发展，尤其是一些特大型地震、台风等，其破坏程度往往十分惊人。如1976年7月28日发生的唐山大地震，其损失触目惊心，整个唐山市几乎全毁，共造成40多万的人员伤亡以及300亿元的经济损失，高破坏性严重影响了人们的正常生活，以至于需要若干年去重建家园。

（3）衍生性。突发性自然灾害不仅具有发生时间的突发性与易造成巨大破坏性，而且还往往会诱发或者伴生其他自然灾害，例如地震会引起滑坡、火灾、海啸，滑坡会导致水灾，火山喷发会引发泥石流，水灾会导致饥荒和疾病等[5]7。如2011年3月11日，日本东北部海域发生里氏9级地震，随后引发了海啸，不仅造成了巨大的人员财产损失，而且给当地人民带来重大心理创伤。

二、档案馆突发性自然灾害危险分析

地震、台风、洪水、火灾等自然灾害频繁发生，具有突发性、破坏性以及衍生性等特点，对档案馆人员安全、库房安全、设备安全以及档案资源安全等带来重大影响，给档案部门带来各种有形和无形的伤害，搅乱档案工作的稳定秩序，阻碍档案事业的健康持续发展。本文着重对突发性自然灾害对档案馆库房安全与馆藏安全进行重点分析，前者主要针对传统档案馆库房的实体建筑安全与物理空间安全，后者主要包括档案资源的载体安全与信息安全。

1.库房安全威胁。档案建筑是档案事业的基础载体，是集中管理档案的文化事业机构，是应对自然灾害的第一道屏障。面对突发性自然灾害，档案馆库房建筑首当其冲地遭受到破坏，直接影响整个档案馆的综合安全，各类损失巨大。灾害容易导致建筑物墙体开裂、脱落、倾斜、地基下降、垮塌等，对档案馆建筑安全带来了严峻挑战，极易造成档案馆建筑实体的损坏，直接影响档案馆人员、设备、馆藏、财产等安全，档案部门需要深刻认识到自然灾害带来的危害性，加强自然灾害的防范与应对[6]59。以2008年汶川大地震为例，北川、都江堰、汶川和广元等市县城建档案馆遭受严重损坏，有的成为危房，有的全部垮塌，大量的档案未能及时抢救出来被掩埋在废墟之下，部分档案工作人员和档案利用者也在地震中不幸遇难，对馆藏档案文献遗产的安全保管及有效利用造成极大困难[7]34。

库房是档案馆的核心物理空间场所，是档案馆馆藏资源集中储存地，其安全要求特别高，需要采取各类措施保障其安全性，确保库房物理空间实体的安全。面对突发性自然灾害，档案库房安全极易受到安全威胁，尤其是档案库房内档案装具、通风设备、除尘设备、温湿度自动测控设备、消毒灭菌装置、消防器材等安全防护设备，极容易受到损害，并可能引发一系列潜在危害，直接影响整个档案馆安全。如2003年9月湛江市档案馆大楼遭到雷击，导致了供电系统短路引发火灾，烧毁了铁皮资料柜、臭氧杀毒机等一批设施设备，造成三万多元的经济损失[8]57。

2.馆藏安全威胁。突发性自然灾害对馆藏安全的威胁主要表现在对档案资源载体安全的威胁和对信息安全的威胁。突发性自然灾害来袭，使得纸质档案和电子档案的载体安全面临巨大的风险。纸张极易受外力作用，其硬度和强度都很小，一旦遭遇恶劣的自然灾害，后果不堪设想；与此同时，随着以磁盘、光盘、U盘和移动硬盘等设备为载体的电子档案的大量生成，它们对计算机硬件、软件、网络及相关组件等具有很强的依赖性，一旦发生突发性自然灾害，容易造成电子档案保管系统故障和电子档案内容信息的损坏。2001年“纳莉”台风挟着暴雨袭击后，我国台湾省台北市府地下二楼300多平方米的市府档案室被水淹泡，泡了好几天后，积水才慢慢被抽出，几十万份湿漉漉的文件，得一一晾干[9]74。

档案作为历史的载体，具有其他文献材料不可比拟的“原始凭证性”和“唯一性”，既是人类文明与社会记忆传承的重要载体，也是国家信息资产的重要组成部分，一旦遭受损毁，将会使得档案信息资源的价值部分甚至完全丧失，极易造成人类文明的遗失与社会记忆的消逝。2004年12月26日，印度尼西亚苏门答腊以北的海底爆发9.3级地震，随后引发了南亚海啸，此次海啸使印度尼西亚淹没在了洪水之中，班达亚齐省档案馆仅剩20%的照片得以保存下来，Ace文献信息中心灾情更为严重，所有保存的文档全部丢失。此外，当涉及国家机密的电子档案在受到灾害时，由于信息系统出现故障，档案失去了安全的砝码，抵御风险能力减弱，国家信息安全的完整性和保密性将受到严重的威胁。

三、档案馆突发性自然灾害预警机制

预警最早运用于军事，一般是指通过预警机制提前发现、分析和判断敌人的进攻信号，并把这种信号的威胁程度报告给指挥部，以提前采取应急措施，后来逐步被应用于政治、经济、自然等领域[10]38。突发性自然灾害风险危害强，对档案馆安全具有直接影响，需要通过构建必要的风险预警机制，科学设置警源指标，对各类突发性自然灾害进行全面和持续的监控，对监控产生的各类数据进行汇集与分析，便于对突发性自然灾害实施风险预警，降低其对档案馆的危害。

1.档案馆突发性自然灾害预警原则。

（1）依法管理原则。当前，我国仍然缺少档案危机管理法规，尚未建立档案部门应对自然灾害的预警机制，迫切需要通过完善相关法律法规，在法律允许的范围内，规定预警机制的结构设置、层级、权利跟责任，实现统一管理，让政令能够及时上传下达，充分发挥每个部门的主观能动性促使档案灾害危机管理更加科学化、法制化[11]42。

（2）及时性原则。“凡事预则立, 不预则废。”一方面，档案工作人员要培养危机意识，及时关注周围形势和情况的变化，防患于未然；另一方面，档案工作人员要迅速收集、传递相关自然灾害的信息，根据最新信息以及情况的变化作出理性的选择，及时抓住控制灾害态势的各种有利时机。

（3）创新性原则。一方面，档案馆各部门之间要打破常规工作方式的局限，加强部门之间的交流,制订防范各种突发事件的预案，并且要落实好相应的预防措施，强化平时的预案演练，保持高度警惕的意识，做好随时应对的准备。另一方面，预案虽然是固定的，但是解决方式可以是不一样的，因此在预控的时候就要做到灵活变通。

（4）实用性原则。档案馆突发性自然灾害预警机制建立的最终目的就是要将其运用到实际操作当中，靠实践来检验该机制是否能够在灾害发生前立即采取措施进行应急处置，提高应急管理的效率。如果一个预警机制具有系统完善的理论支持，却没有可操作性，那么这种预警机制也不具备现实意义。

2.档案馆突发性自然灾害风险评估。档案馆突发性自然灾害风险评估就是根据灾害强度、受灾范围、持续时间以及衍生灾害等预测档案馆遭遇突发性自然灾害后造成的受损程度，重点关注对档案馆藏的完整性、可用性和保密程度受损的情况的预测，它是档案馆突发性自然灾害风险管理必须采取的措施，既是档案馆突发性自然灾害风险预警的重要内容，也是构建应对突发性自然灾害预警机制的基本前提。

表1 档案馆突发性自然灾害风险评估表

通过识别各项灾害风险因素指标及其分值计算风险总值S，即“S=S1+S2+S3+S4”，其中，公式中S1表示灾害强度大小，S2表示受灾影响范围，S3表示灾害持续时间，S4表示灾害引发衍生灾害的可能，同时将每一种灾害风险因素指标又分为三个等级，且附有相应的分值（参见表1），灾害强度S1各项分值为微级（1-3分）、中级（4-7分）、特级（8-10分）；受灾范围S2各项分值为小范围（1-3分）、中范围（4-7分）、大范围（8-10分）；灾害持续时间S3各项分值为时间短（1-3分）、时间适中（4-7分）、时间长（8-10分）；灾害引发衍生灾害的可能S4各项分值为极不可能（1-3分）、可能（4-7分）、极有可能（8-10分）。

首先根据公式“S=S1+S2+S3+S4”计算该项突发性自然灾害总的风险值，然后系统根据不同的分数自动给出三种信号判别Ⅰ级信号（29-40分）、Ⅱ级信号（16—28分）、Ⅲ级信号（4—15分）（参见图1）。Ⅲ级信号的信息直接存入档案馆内部信息收集库，对于Ⅰ级和Ⅱ级信号的信息，需要采用德尔菲法，就是成立特定专家组进行二次鉴定，对其进行信息评估和分析，因为德尔菲法是通过权威专家们匿名函评估得出的结果，具有一定独立性和可靠性。例如X台风，其形成大小为特级，受灾范围大，持续时间长，衍生其他灾害的可能为极有可能，那么它的总风险值“S=8+8+8+8=32”为Ⅰ级信号，再经过二次鉴定后确定其为Ⅰ级信号。

3.档案馆突发性自然灾害预警系统。。危机预警旨在通过有效的危机预警机制实施危机监测，以控制危机发展，规避危机损失。档案馆突发性自然灾害预警系统应该包括预警监测子系统、预警汇集子系统、预警分析子系统、预警警报子系统和预警预控子系统5部分。首先，要从人工巡查和智能监控两方面对档案馆周围的环境进行不间断监测，对所有产生的数据进行记录，然后将这些记录汇集起来，对其进行初步的筛选后，将它们分为重点和普通信息，接着对这些信息有主次地进行风险评估，判断其是否达到Ⅰ级警戒线，一旦触及Ⅰ级警戒线，即拉响警报，并采取相应的措施。（见图1）

（1）预警监测子系统。预警监测子系统包括人工巡查与智能监控两方面。人工巡查重在加强档案馆自身安全建设，如安排专门人员24小时在岗，保持通讯工具畅通，时刻对电路状况、消防设施、监控系统、软硬环境等各个保障环节进行监测，做好信息记录。智能监控则通过运用智能技术实施实时监控，如可在线监测中国地震信息网、中国气象局、国家海洋环境预报中心、中国地质环境网等网站的系统，对所有产生的数据进行记录，综合收集各类预警信息[12]10。

（2）预警汇集子系统。预警汇集子系统就是将监测到的所有独立的信息汇集到一起，对其进行初步的筛选和甄别，从而形成通畅的、可靠的信息数据库。通过人工数据录入和自动数据获取两种方式进行信息汇集，然后对这些信息按相同灾害类型进行分类存储，并存入规范数据库中。在汇总时，应注意对国家发布了预警通告的信息要予以重点标记。

（3）预警分析子系统。预警分析子系统就是将从各方收集到的信息进行深层次的思维加工和分析研究，以保证信息的准确性和及时性，是灾害预警机制的核心部分。对于汇总的信息，先分析重点信息再分析普通信息。首先要列出灾害强度、灾害范围、灾害持续时间和灾害引发衍生灾害的可能等风险因素指标，然后按照档案馆突发性自然灾害风险评估方法判断风险等级。

（4）预警警报子系统。预警警报子系统是根据分析结果判断是否需要发出警报。按照突发性灾害的性质、危害性、可控性等因素，可将档案灾害预警级别分为Ⅰ级、Ⅱ级和Ⅲ级，预警信号灯标志分别为“红色”、“蓝色”、“绿色”，其中Ⅰ级警报为最高级别。在具体决策中，系统根据信号灯判断是否发出灾害警报，若信号灯为“红色”就要发出警报。

（5）预警预控子系统。预警预控子系统就是要采取必要应对措施以阻止危情演化扩散。预控的关键要看效率，档案馆相关部门在接到警示之后，要及时报告上级领导，并第一时间启动相应的风险应急预案。各档案机构应迅速组织档案风险危机应对小组展开应急救援，并且要保证信息传递的畅通和完整性，确保对上反馈、对下指导的及时性和准确性，以便做出科学的决策。

档案馆的危机预警级别应由承担档案危机处置的档案机构根据危机信息分析提出预警建议，预警信息应包括危机的类别、预警级别、起始时间、可能波及的范围、警示事项以及应采取的措施等[13]20。面对突发性自然灾害，如果没有形成一套有效的风险预警机制，就不可能保障档案的信息安全。因此，建立基于突发性自然灾害的档案馆风险预警机制，对增强档案工作防灾预警能力，保护国家的档案资源具有重要的现实意义。

[1]民政部国家减灾办.2015年全国自然灾害直接经济损失2700多亿[EB/OL].[2016-09-12].

http://politics.people.com.cn/n1/2016/0112/c1001-28039589.html

[2]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要[EB/OL]. [2016-09-07].http://www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_ 136280.htm

[3]国家档案局.关于进一步加强档案安全工作的意见[EB/OL].[2 016-09-09].http://www.zgdazxw.com.cn/news/2016-05/10/cont ent_140120.htm

[4]杨安莲.国外档案机构应对突发事件的主要做法及其借鉴意义[J].档案学通讯,2009（1）.

[5]谢礼立.自然灾害的特点和管理[J].群言,2004（3）.

[6]向立文，昌珍霞.档案部门自然灾害管理机制研究[J].档案学通讯，2011（5）.

[7]孙洪鲁,王宜欣.北川受损档案抢救与修复技术[J].中国档案, 2009（5）.

[8]张小忠.影响当前档案安全的三大因素及对策分析[J].兰台世界,2011（8）.

[9]陈俊山.项目档案的台风应急管理[J].中国档案,2011（6）.

[10]刘鹏.城市公共危机预警研究[M].北京：中央编译出版社，2009.

[11]危炜.档案灾害预警机制的建立[J].机电兵船档案,2013（4）.

[12]温雅娟.高校图书馆应对灾害、事故等突发事件工作刍议[J].当代图书馆,2011（2）.

[13]韩双.重大自然灾害中档案的危机管理研究[D].河南：郑州大学硕士学位论文，2012.

★作者黄敏敏为上海大学图书情报档案系2015级在读研究生；倪代川为上海大学图书情报档案系硕士生导师、上海大学图书馆副研究馆员。

Studyonthe Pre-warning About Sudden Natural Disasters of Archives

Huang Minmin, Ni Daichuan

(Department of Library, Information and Archives of Shanghai University, Shanghai 200444, China)

Archives are the important carrier of social economic development and invaluable national property. The archive safety is the precondition to promote the development of archival cause. As storage site of archival materials, archives have a duty-bound responsibility to protect archives. However, natural disasters have been a challenge to archives in recent years. This paper studies the features of sudden natural disasters and attempts to build a risk pre-warning mechanism in response to sudden disasters for archives.

archives; safety; natural disaster; pre-warning mechanism

国家社科基金青年项目“数字档案资源生态管理策略研究”（15CTQ036）

G273

A

2016-11-14