学生人事档案管理变革的思考

钱丹红 薛四新

（清华大学档案馆 北京 100084）

学生人事档案管理变革的思考

钱丹红 薛四新

（清华大学档案馆 北京 100084）

根据中组部相关规定，从2014年底开始，清华大学档案馆集中精力对校内中层领导干部的档案进行专项审核，在审核过程中发现有不少人事档案管理中需要改进的地方。人事档案起始于学生阶段，做好学生档案的收集、归档与利用等工作，对于规范人事档案的各项工作至关重要。

干部档案 专项审核 学生档案 档案管理

人事档案作为个人的成长见证，是真实记录个人基本情况、学习工作经历、惩奖和业绩的凭证，在人们的日常生活和学习、工作中扮演着非常重要的角色，它是在组织人事管理活动中形成，并经组织审查且认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案。简言之，人事档案是记录和反映个人德能勤绩等方面情况的、经组织认可归档保存的个人材料[1]。干部档案是人事档案的重要组成部分，主要记录了干部人员的思想政治、道德素养、工作经历、业务水平以及相关业绩惩奖等基本信息，是涉及求职加薪、工作调动、升迁的重要依据，因此，需要不断加强干部档案审核工作，确保档案能如实、详细地反映干部的具体情况。学生档案是干部人事档案的源头，是干部在学生期间各种重大表现的记载，学生档案收集完备、管理严谨必然对干部档案有着深远的影响，为此，干部人事档案的标准化管理先要从学生档案做起。

一、干部档案审核工作的历史背景和重大意义

由于档案所具有的历史价值，任何档案的所有相关材料都理应历史真实，材料完整。然而，干部人事档案管理的疏漏的严重却有些出人意料。作为上级组织考察和选用干部的依据和凭证，干部人事档案更应真实和严谨；然而现实却并不尽如人意。《新京报》于2012年7月通报了两则骇人听闻的消息，有两位领导干部因档案造假被免职，造假内容涉及出生年月日和学历等基本信息。早在2006年，中组部就下发了《关于进一步开展干部人事档案审核工作通知》，具体部署全国范围内的干部人事档案审核工作，对审核工作提出明确要求。为了切实维护干部人事档案的公信度和严肃性，保证干部队伍的质量，为党选用更优秀、更适合的人才，经过几年不懈的努力和经验的积累，从2014年10月开始，中组部在全国范围内分三批部署开展干部人事档案专项审核工作。于是，全国各地陆续开展新一轮干部人事档案分级、分批的专项审核。审核档案是为了完善档案，更是为了加强干部人事档案工作的制度化、规范化、科学化管理，充分发挥干部档案在识人、用人方面的基础作用，也是第一次直接向干部档案造假乱象毫不留情地“亮剑”。通过此次档案审核工作，以期在今后的档案管理过程中能做到更有效地把握干部任职资格及各项相关条件，以防某些干部“带病上岗”或是“带病提拔”。

二、干部人事档案审核过程中出现的问题

根据中央组织部《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》和《干部人事档案审核工作培训培训材料》及《中共中央组织部关于印发〈全国干部人事档案专项审核工作实施方案〉的通知》（组通字[2014]32号）等文件的有关要求，清华大学从2014年12月底启动干部档案审核工作，按照中组部关于干部人事档案专项审核要求，对《干部任免审批表》中涉及干部的“三龄两历一身份”及干部家庭成员、获奖情况等内容对照干部人事档案进行逐卷、逐页、逐项审核，依据审核内容填写《干部人事档案专项审核情况登记表》。通过历时两年多的审核工作，发现了不少不容忽视的问题。第一，“三龄两历一身份”归档材料把关不严。“三龄两历一身份”是干部人事档案的主心骨，也是使用率最高的材料，是各种履历表必填内容。在审核过程中发现，不同材料的同项内容有前后填写不一，或者材料有涂改的迹象；学历部分缺少相应证明材料；另外，缺少干部身份证明等现象也时有发生。第二，档案内容分布不均。1980年，中组部颁发《干部档案整理工作细则》和《干部档案工作条例》中将干部人事档案正本分为十大类，分别是：①履历材料；②自传材料；③鉴定考察材料；④学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料；⑤政治历史审查材料；⑥入党入团材料；⑦奖励材料；⑧处分材料；⑨录用、任免、出国（出境）、工资、待遇及各种代表会议代表的材料；⑩其他可供组织参考的材料，即上述九类未包括的、对组织上有参考和保存价值的材料[2]。审核过程中发现有些材料明显偏多，而有些严重不足，这种失衡现象很可能影响档案的参考价值。第三，归档材料不规范。有些任免表和履历表填写不完整，缺照片、没有组织盖章、无本人签字等现象屡见不鲜。

三、学生档案规范管理的几点思考

个人人事档案起始于学生时代并伴随一个人一生。随着市场经济的发展，档案价值愈发明显，甚至在当事人去世后，其档案仍有后续使用价值。

1.提高思想认识。档案部门应采取各种形式积极宣传档案对个人及社会的作用和意义，提高教职工和学生对认真填写各类表格的重视程度和重要信息的及时归档意识。各个相关部处和院系的人事档案工作人员都要积极参加单位组织的档案业务培训，掌握相关的规章制度和业务知识，确保在工作中做到端正态度、认真负责、严格要求，尽可能减少问题的产生。

2.建立一支专业负责的档案人员队伍。档案工作的收集、归档、利用、管理等都需要专业档案工作者来完成，这一系列步骤中收集归档是起始阶段。首先，工作人员应当充分认识到档案的重要性，增强档案意识。档案工作人员应提醒个人填表时需认真书写、字迹清晰，尽量避免因为书写原因导致信息模糊或前后不一致的情况。其次，工作人员在收集整理的过程中应做到收集“全”，鉴别“真”，整理“细”，认定“稳”；收集档案后以严谨负责的态度对需要归档的材料进行专业把关和审核。再者，档案工作人员应有主动收集档案材料的意识，因为材料的来源往往是多渠道、多形式的，应尽量避免因为相关人员送档不及时，以至档案转递后给归档带来不必要的麻烦。另外，归档过程切记认真仔细，避免装材料时张冠李戴。

3.建立长效机制，优化审核制度。（1）建立干部档案材料归档把关、材料使用登记等管理制度，健全六种基本登记簿册，分别是：材料收集归档、材料接收、材料借出、查阅档案、材料撤出销毁、各类档案专项审核材料补充或销毁等。（2）建立规章制度，确保被外借或查阅档案的安全性，严防对档案的蓄意涂改、添加、撤销等违反档案法的行为。必须始终坚持“以防为主，防治结合”的基本原则，一手抓安全防范，一手抓受损档案抢救和保护，努力避免和减少各种外来因素对档案安全的不利影响[3]。（3）拒收不合格、不符合要求的材料；查阅手续必须符合相关规定，否则不提供服务。要根据档案工作发展新形势，对既成的规章制度进行及时必要的修改，查漏补缺，做到保护档案的同时充分发挥档案的使用价值。要加强责任监管和追究制度，既要对弄虚作假的干部问责，也要对授意、帮助作假或工作失误的干部追责。通过建立长效机制，保证档案的安全性、完整性，档案工作人员时刻保持警钟长鸣的状态，从而稳步提升档案管理水平。

4.推进人事档案信息化建设。目前，全国档案事业正在加大信息化系统的建设与推广使用，人事档案管理系统也应跟上步伐，采用现代信息技术方法来开展人事档案的信息化管理和网络化服务。纸质档案无论在收集利用还是管理等各个方面均存在一定的滞后现象，建立电子档案，创办并不断优化档案馆电子文件管理项目的通用功能，等等。这些举措必将大大提高档案的利用和管理效率以及馆际交流。早在2007年，中国人民大学冯惠玲教授在调研地方性综合档案馆的基础上，提出较为完善的综合性档案馆电子文件管理项目理应具备的功能：第一,综合性档案馆的电子文件管理项目（机构）必须承担起长久保管电子文件的使命；第二，一般说来，电子文件管理不需要在形成机关和档案馆之间建立中间性管理系统,档案馆电子文件管理系统可以直接从生成机关接收或捕获电子文件并实施永久保管[4]。清华大学档案馆薛四新研究员于2015年申请到国家电子文件管理部际联系会议办公室立项的科研项目——《电子档案管理系统通用功能要求》，笔者有幸成为该项目组成员，该项目就是考虑建立通用档案管理信息系统，通过设置系统的各个功能模块达到不同类别用户自由访问、网上鉴定、与其他档案部门的资源共享、提高档案的编研价值等目的。

在教育部的要求下，相关机构逐渐为高中以上的学生建立档案，经过几十年的努力，学生档案工作取得了很大的发展。然而，成就与问题并存，在此项干部档案审核过程中发现了诸多问题，这些问题的存在很可能会给组织和个人对人事档案的利用带来不必要的麻烦。与此同时，知识经济时代下，社会也对档案管理利用提出更高的要求。针对以上情况，高校应提出相应的改革建议，并积极落实到实际工作中去，努力建立与学校教学管理、国内高等教育及社会要求相结合的学生档案，为提高档案价值做好基础性工作。

[1]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京：中国档案出版社，2002.

[2]代红.从干部审核看干部人事档案功能的完善[J].北京档案,2012（11）.

[3]孙大东.我们档案安全体系建设研究综述[J].档案管理,2012（1）.

[4]冯惠玲.档案馆电子文件管理项目的功能定位[J].档案学通讯,2007（6）.

Thinking of Management Innovation of Students' Personnel Archives

Qian Danhong, Xue Sixin

(The Archives of Tsinghua University, Beijing 100084, China)

According to the policies of Central Organization Department, since the end of 2014, the Archives of Tsinghua University has been focusing on auditing archives of the middle-level cadres in our university, and we find many areas that should be improved in personnel archives management. Personnel archives begin from student phase, thus improving work in collecting, filing, and utilizing students' archives is fairly important for perfecting personnel archives work.

cadres ' archives; special audit; students' archives; archives management

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.06.03

钱丹红，清华大学档案馆馆员，研究方向为学生档案管理和利用等。薛四新，清华大学档案馆副研究馆员，研究方向为档案信息化、电子文件管理与数字档案馆等。

G271

A

2016-11-29