刍议高校档案管理的信息化建设

姜 潮



刍议高校档案管理的信息化建设

姜 潮

（江苏财经职业技术学院，江苏淮安 223003）

本文通过分析高校档案管理的现状及面临的新形势，指出高校档案工作在发展过程中存在的一些问题，强调信息化是高校档案管理的必然趋势，并针对高校档案管理信息化建设提出了一些建议。

高校；档案管理；信息化；建设

一、引言

伴随着信息时代和知识经济时代的到来，高校档案工作面临新的机遇和挑战。高校档案涉及学校行政、文书、学生信息等大量具有保存价值的各种载体资料，其建设和发展直接影响到学校和师生的切身利益。因此，面对新形势，高校档案工作应该迎头赶上，在服务创新中求发展，充分运用信息化技术，积极拓展档案管理的广度和深度，不断促进高校档案管理现代化。

二、高校档案信息化管理的现状

高校档案包含的种类繁多，内容新旧混杂，主要有五大类：学生档案、文书档案、人事档案、财会档案、科技档案。在现行管理模式下，高校档案管理普遍存在重物轻人、重硬件轻软件、重保管轻利用、重传统管理轻信息管理等问题，档案信息的个性化服务等方面仍然存在诸多问题。主要表现在以下几方面：

（一）高校管理者对信息化档案建设不够重视。由于高校自身职能使然，教学科研被放在重中之重的位置，相比较而言，档案管理成为“冷部门”，资金、人员的投入非常薄弱，导致许多高校档案管理硬件设备滞后、信息化手段不高、从业人员专业化水平低、劳动强度大，这些问题都制约了高校档案工作的可持续发展，与新时期档案工作的新形势不相适应，在高校的进一步发展中没有起到积极的辅助作用[1]。

（二）纸质档案仍是主流，管理成本高，经办效率低。随着高校规模的不断扩大，档案数量与日俱增，管理成本越来越高。目前，多数高校仍然普遍采取增加档案人员和库房面积等措施来应对不断涌进的新档案。同时，传统档案多以纸质为载体，其存档须经复印、打字、装订等管理费用，造成了纸张和人工的浪费。此外，“其纸质档案的特性妨碍了信息传递的时效性，在科学技术发展的今天，纸质载体已经不能完全担负起当前科学信息交流的使命。”具体而言，在高校正常的档案检索中，特别是文书、人事档案，依然以人工操作为主，检索效率低下，同时极易导致档案的损坏和丢失。

（三）档案人员专业素质良莠不齐，不能适应信息化需要。档案工作是一项及极其细致和繁琐的工作，专业性强，因此档案人员必须具备较高的专业素养才能胜任档案管理工作。信息化档案管理对档案人员技能要求更高，必须懂得搜集、加工、存储、检索、服务等全部流程操作。据调查，不少高校，尤其是非重点院校，档案人员常常因一岗兼多职而疲于应付日常事务的现象普遍存在[2]。档案从业人员在高校中属于其他专业技术人员，在职称评聘、薪酬待遇等方面较之其他岗位存在一定的差距，这就导致档案从业人员的变动也较为频繁。同时，在培训方面，高校主要向一线教师倾斜，尽管各级档案部门不断加强专业培训的力度，但由于人员的流动性，档案管理岗位上的业务骨干仍然很少。

三、信息化是高校档案管理的发展趋势

（一）档案服务的社会化、多体化需借助信息化技术来实现。高等教育以服务社会为宗旨、以促进就业为导向，在社会主义现代化建设中扮演着重要的角色，对培养新时期经济社会发展所需要的高素质、高技能复合型人才方面具有极其重要的作用。而高等教育的这种性质也决定了其档案服务的社会化，它应该为社会服务、为地方发展服务。同时，高校档案中的人事档案，包括学生档案，是对他们在校期间各个方面的真实凝练。这种特定档案也使得高校档案管理需要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用到档案信息的组织和个人。但是，就目前形势，仍然充当主流的纸质档案和手动管理已不能适应上述要求。反之，如何在新环境下不断研究和创新档案管理工作的信息化手段，解决社会化、多元化带来的劳动强度和准确度方面问题成为高校档案管理工作的重要命题。

（二）档案服务的个性化、主动性需借助信息化技术来完成。随着信息时代的到来，服务高学历、高素质人才的高校档案信息的个性化服务，不管是在时间上、数量上，还是在质量上都达到了前所未有的广度和深度。而目前，多数高校档案仍停步于“我提供什么，用户接收什么”的传统服务方式，这种服务理念与时代发展格格不入，发展“用户需要什么，我提供什么”的个性化服务势在必行。另一方面，网络信息存储量大、传递速度快的优势，正好符合高校档案个性化服务发展的需要，信息技术的利用和挖掘，无疑能使服务的层次由“浅”入“深”。

（三）档案服务的合作化、共享性需借助信息化技术来实现。随着信息化进程的加快，人们的知识和信息总量也随之激增，单个文献部门不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用，在此情况之下，“必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势”，才能适应社会、时代的发展需要。作为高校档案，其内容涉及数量庞大的学生。这些学生毕业后走向四面八方，使得学生档案与各地档案部门形成网络体系。因此，建立联合目录，实行资源共享，实现文献资源互补，提高档案资源利用率，避免不必要的重复和浪费势在必行。

四、对高校档案管理信息化发展的建议

（一）实现档案数据库的网络化。“从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。”在信息化飞速发展的今天，信息的网络化共享尤显重要。因此，在建立档案内部局域网的同时，各高校可基于自身实际制作网页，实现档案信息网上检索，为师生提供更好的服务。此外，与其他企事业单位，高校档案可加强密切合作，建立数据管理和共享中心[3]。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，可在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用等服务，以实现电子档案信息资源的共享。

（二）增加投入完善硬件设施。随着电子文档、声像档案、实物档案等类型和数量的不断增加，高校应该根据实际需求，把档案管理提到与教学科研并齐的位置上，增加投入，完善设施，确保档案管理更有效地服务于教学科研。高校可以制定符合本单位的计划和措施，开设书报阅览室、校史展览室等场所；不断更新和改善办公电脑、档案柜等基础设施；不断加强档案信息化建设，升级改造计算机局域网和网络化进程；配备激光打印机、扫描仪、摄像机等现代化设备，不断加强对档案信息资源的研究和利用。

（三）培养档案信息化队伍。档案工作专业性强，档案管理人员不仅要具备扎实的理论知识基础，掌握系统的管理知识体系，同时还要有较高的专业实战水平。在熟悉档案管理制度、原则、规律等的基础上，高校档案管理人员必须适应档案工作现代化的需要。可以说，“人才先行”是加快高校档案信息化建设的前提。在这方面，较之其他部门，高校具有得天独厚的优势，借助现有的教学、科研平台，加快培养造就一大批既懂档案理论基础知识、又有较高专业素质和现代信息技术的复合性人才，更具实际操作性。根据缺什么补什么的原则，管理人员要争取机会积极参与业务培训，不断提高业务技能，努力提升服务水平[4]。高校也要为档案管理人员创造良好的工作和学习条件，改变传统档案重藏轻用的局面，实现档案工作的科学管理与有效开发，积极促进档案工作的可持续发展。

（四）加强数字化档案的网络安全保障。数字化档案资料保存于电子设备，并通过网络输送，在为社会公众提供高效便捷服务的同时也存在一系列隐患。特别是在信息技术高速发展的形势下，必须保证数字化档案在保存和输送过程中的安全性，防止恶意攻击和病毒的入侵，使数据和应用系统不被破坏。在技术上，也需实施切实可行的网络安全策略，采用严格的准入制度和管理权限，结合高校自身的网络技术优势建立起切实有效的防护措施。

[1]谢怡.基于大数据的高校档案管理模式变革[J].山东理工大学学报,2015,31（6）:103-107.

[2]李红月,金秀玉.高校档案管理人员职业倦怠的表现、原因及对策分析[J].职业技术教育,2015,36（14）:75-77.

[3]郑爱军.新媒体视角下高校档案管理工作探究[J].山西档案，2015（5）:102-105.

[4]苏全玉.高校档案信息数字化与档案管理网络化平台的建设应用[J].潍坊学院学报,2015（10）:112-113.

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2017-05-05

姜潮（1982-），男，江苏沭阳人，江苏财经职业技术学院讲师，主要研究方向：教育管理、人事档案。