基于信息化的高校档案服务策略探讨

郭登权

(四川职业技术学院，四川 遂宁 629000)

基于信息化的高校档案服务策略探讨

郭登权

(四川职业技术学院，四川 遂宁 629000)

随着我国科技的不断发展和进步，高校档案的服务环境发生了巨大的变化，传统模式的档案服务方式已经无法满足各种群体对档案的需求。高校对档案管理的方式进行一定的转变，加快高校档案管理的信息化建设，提高整体的服务质量和服务效率，满足高校内部师生对档案管理的需求。文章通过对高校内部信息化档案服务的现状和方法进行了分析，并提出了相对的措施，以期实现提高高校的信息化档案服务的目的。

信息化；高校档案；策略

信息化发展是科技经济时代的必然趋势，也是档案管理工作与时俱进的需要。随着信息化时代的飞速发展，高校的师生对档案服务的需求不断增长，同时师生们对档案服务的要求也变得更加多样化，这就需要对高校档案服务进行一定的管理，实现对信息化高校档案服务的提升，以便为各级领导服务、为教学科研工作服务、为广大的师生和社会各界提供更加便利的服务。

1 高校信息化高校档案服务的现状

目前，各大高校逐渐认识到高校档案服务的重要性，也因此正在寻找合适的措施来实现对信息化时代下的高校档案服务的提升。首先需要明确目前各大高校的信息化高校档案服务中主要存在的问题，再针对这些问题进行改进和分析，以此实现对高校档案服务的提升。

1.1 高校档案服务的形式较为单一

高校档案服务的形式较为单一，途径缺乏新意，严重地影响了高校档案服务的进一步发展，随着高校档案管理工作在高校的发展工作中的作用不断增加，其无法提供足够的服务，从事相关工作的人员也逐渐感受到了力不从心。高校档案服务在发展的过程中往往会受到多种因素的影响，无法及时跟上时代的需求，其中较为显著的表现就是其始终采用单一的形式进行服务。随着我国科技的发展和进步，我国的科技水平得到了显著地提升，计算机的应用和网络服务已经融入到人们生活的各个阶段，但高校的档案管理服务没能够及时跟进，采用的服务方式仍然是面对面的服务，无法建立一个有效的网络在线服务机制。这也就使得高校档案管理工作人员在面对师生的服务需求日渐多样化和个性化而明显力不从心，无法提供优质的服务。由于缺乏数据的互通这也就使得各大高校的档案服务职能局限在本校以内，有着极为明显的局限性，服务范围较小。由于服务范围的限制，阻碍了高校内部的档案管理服务的进一步提升和发展，缺乏经验的交流和沟通的同时，也缺乏数据的互通，这也就使得资源更为有限。而高校档案的服务形式极为单一，多数的高校档案服务工作的表现形式依旧是档案复印档案查阅以及相关的证明开具等工作。其中在这些工作中，档案复印的服务站的比例尤其之多。随着广大的高校师生对档案的咨询服务以及档案的目录等信息的需求不断增加，而受到目前服务形式的限制，并不能够很好地提供相应的服务，严重影响了高校档案的服务的作用。

1.2 高校的档案服务工作人员的专业素质有限

由于档案管理工作的专业性人员较少，这也就导致了各大高校的档案服务人员的专业素质参差不齐。这些工作人员中很多是从之前的工作中延续下来的，在传统的管理模式下进行长期的工作。然而随着目前的需求和发展，信息技术的应用已经成为了高校档案管理服务的必然发展趋势，因此对各大高校的档案管理的工作人员的素质就有了更高的要求。这需要档案管理的工作人员具有熟练运用网络技术的能力的同时，能够熟练掌握各大办公软件和信息软件，这主要在于档案管理的工作人员的工作在信息化的背景下，不仅需要简单地对档案资料进行复印和对资料进行查阅等，更需要长期对计算机进行应用。正是由于这些需求，各大高校的档案管理的工作人员需要具备足够专业技能的同时，还需要掌握足够的计算机能力，具有足够的职业素养。然而，我国各大高校的档案管理工作人员缺乏专业知识和技能，欠缺计算机技术等问题，很难满足时代的需求和发展的需要，不能够真正地胜任这些工作。

1.3 高校的档案管理服务普遍存在缺乏足够有效完整的信息服务评价体系

随着高校档案管理工作在高校的发展中发挥着越来越重要的作用，高校广大师生对档案服务的质量要求也就因此不断提高。在这种形势下，档案管理的工作人员就要提高档案管理信息的服务质量，高校应及时建立一套更加完善的信息服务体系。目前来看，高校的档案服务管理缺乏足够完善的信息服务评价体系，这其中主要在于一些高校不能够及时地意识到档案服务评价管理体系的重要性，也就因此没有及时建立一个完整的档案信息服务评价体系。当然也有一部分高校意识到其重要性和意义，但是由于经验的限制和与此相关的服务体系的指标并不完备，这就导致了信息服务评价体系形同虚设，无法发挥其作用和效果，难以达到最终的目的。还有一部分原因在于，虽然有部分高校对信息服务评价体系的设立较为完善，但是由于重视度不足，难以在真正的运行过程中落实，执行力度不足，导致信息服务评价体系难以发挥作用。

2 基于信息化的高校档案服务的策略研究

为了提高高校信息化档案服务的质量和效果，需要在对目前存在的问题进行研究的同时，针对出现的问题进行改进，以此实现对质量的整体上的提升，其主要的措施包括：

2.1 需要强化服务形式，拒绝单一的服务形式

应改变传统模式下的服务意识，努力丰富服务形式。在这个过程中首先需要加强员工对于主动服务的意识。这就需要改变以往的认知，这是由于以往的认知导致多数的高校档案管理的服务人员缺乏主动服务的工作意识，工作过程中充满了被动性，严重限制了档案管理工作的功能，也使得档案信息的完整性不容易得到最好的保证。因此，需要调动员工的积极性，提高服务意识，提高认知，变被动为主动，给各大高校的师生提供最优质的服务。

工作人员的工作积极性对于整个高校档案服务质量具有着决定性的作用，为了保证高校档案服务质量能够有质的飞跃和提升，需要首先提高工作人员的工作积极性，积极为广大师生提供服务和帮助，实现工作质量和水平的提升。随后需要加强双向服务的建设，高校档案管理部门的主要工作就是为高校内科研教育以及后勤等工作提供足够的重要资料支撑，以此提供最为便利周全的服务，这也是高校档案服务的主要工作和职责。然而事实上，高校档案服务不能仅满足提供这些服务，不能局限于这些，还需要主动拓展自身的服务功能，给学校师生提供更为便利的工作。这就需要在制度的建设基础上打开业务空间，将整个工作流程不断细化，建立档案的工作横向服务体系。这样，高校档案管理在进一步与高校财务教育等发展的同时，还可以不断拓展业务范围和空间。在这个过程中，要严格立足于便利快捷的原则，全面性的提升档案服务以及开发建设工作。在这个过程中不仅仅可以为高校师生提供服务，还可以将服务目标扩展到社会之中，向社会开放适当的高校档案，为社会提供档案信息服务，有效地推动了高校档案事业的持续发展和良性运转，脱离学校的局限性。这样不仅仅实现了作用的发挥，也实现了对学校的宣传的目的，大大推动了高校档案服务的发展和运作。当然还可以大力发展现代化的服务性手段，也就是积极地融合计算机以及网络信息等技术，实现信息化的发展，使得高校档案服务工作更为快捷便利。当高校档案服务工作采用计算机以及网络技术能够有效地提升服务质量和服务效率的同时，也给用户带来更为舒适的体验。各大高校档案管理工作人员可以加强服务的创新，加强对新技术的采用和融合。改进并创新服务方案，实现推动高校档案服务的质量的目的。

2.2 提高高校档案管理服务工作人员的专业性

在这个过程中需要加强对档案管理工作人员的培训工作，随着信息时代的到来，信息的更迭速度之快，使得信息化的重要性越来越为显著，这就需要相关的工作人员具有足够的专业技能。对于高校的档案管理工作人员来说，足够的专业技能和经验是胜任工作的前提，需要相关的管理人员加强对工作人员的培训，强化工作人员的专业知识和专业技能的掌握，同时还需要加强对计算机等网络技术的培训，保证工作人员能够较为熟练地掌握工作中需要使用的计算机技能。与此同时需要强化人员配备的结构，为档案管理服务人员的队伍中注入新的能量，整个队伍实现最为合理的配备，既有经验丰富的老一辈的工作人员，还需要具备有活力有干劲的年轻人，保证团队的协调性和完整性。

在这个过程中，不仅需要对此进行改进，还可以对这些员工进行针对性的培训，包括针对工作经验较为丰富，已经具备了一定的档案专业的技能和知识理论以及基本操作的老员工，对其进行一些新技术和新方法的补充。与此同时，加强对这些员工的教育，提高专业素质，培养积极性。只有提高服务人员的专业技能和服务团队的水平和实力，才能够从真正意义上的最大程度地发挥整个高校档案服务的作用，最大程度为高校的广大师生提供最为优质的服务和环境。

2.3 建立一个较为完善的档案信息服务评价体系

对于高校的建设来说，建立一个完善的档案信息服务评价体系有着极为重要的作用，这是由于其能够有效地提高高校档案服务的工作质量和水平。就目前来看，我国各大高校中都有着一定的教学以及科研工作等各个方面的成绩，这些优异的成绩构建了一套较为完善的档案管理服务体系。也就是在建立一个完善的档案信息服务评价体系的过程中，首先应提升高校师生以及工作人员的认知，也就是让所有人都能够充分地意识到档案信息服务评价体系的重要意义，并都能够积极地为构建完善的档案信息服务评价体系贡献自己的一份力量。随后，需要对档案信息服务评价体系进行完善和补充，确定相应的评价指标，这些指标需要包括服务指标以及服务的流程，也包括对服务信息的采集和服务制度的保障以及采用的服务方式，师生对服务的满意度的评价和服务的有效性等，这些信息能够有效地反馈出服务的有效性和真实性，更能够反映出服务的状态和服务需求。通过对信息的采集能够有效地分析出服务中存在的问题以及服务的有效性，并积极的奖惩分明，对评价度高的服务人员给予适当的奖励以此激励服务人员的积极性。最后需要针对构建的完整的档案信息服务评价体系进行专业性质的审核，通过相关部门的严格审核，保障信息服务评价体系能够真正的落到实处。简而言之就是需要高校建立一个健全完整的高校档案信息服务评价体系，在这个过程中需要针对高校本身的特点并借鉴其他高校的实际经验，积极响应工作，将工作落到实处，最大程度的发挥高校档案信息服务评价体系的作用和意义，给广大的师生提供最为便利的服务。

总之，在当前的信息化发展的背景下，高校档案管理工作发展的方向已经不断的趋向于信息化，网络化，在这个过程中更加重视资源的共享化和高效性。高校档案服务作为高校中极为重要的一环，有着至关重要的意义和作用。在当前的信息化时代背景下，针对档案服务进行适当的改良，寻找更为有效的措施促进高校档案信息服务质量的措施。这就需要强化工作人员的配置，转变传统的工作理念，加强服务质量，丰富服务形式，相关的工作人员应积极配合，找出最为有效的方案，提升整体的工作水平和能力。

[1]蓝皑珠.信息化背景下的高校档案服务策略分析[J].科技创新导报,2014(35).

[2]谭春霞.信息化背景下高校档案服务策略探究[J].黑龙江史志,2015(3).

[3]杨凤莲.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].办公室业务,2016,(3).

责任编辑：邓荣华

G270.7

A

1672-2094（2017）02-0166-03

2017-01-20

郭登权（1970-），男，四川遂宁人，四川职业技术学院档案馆员。研究方向：高校档案管理。