高职院校会计档案管理

叶小丽

会计档案的基本概念

随着我国经济水平和科学技术的不断发展，越来越多高职院校采用会计电算化的方式进行日常工作，会计档案的内涵和外延都产生了深刻的变化，而新的会计档案形式仍然没有规范的管理方法和处理措施，这是促成高职院校会计档案管理混乱的原因之一。而我国现阶段高职院校多数由中专学校升格合并，多校合并时没有对需要销毁的会计档案进行清理，也极易造成管理不当的现象。

会计核算专业资料具体包括会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类和其他类会计核算资料，而这四大类资料就构成了会计档案的全部范围。众所周知，会计档案不仅仅是会计活动的产物，同时也是记录和反映经济业务的重要史料与证据。所以，保管好会计档案可以方便在必要的时候进行查阅和审计。而在高职院校当中的会计档案有以下几类：

会计凭证：是一种记录经济业务和明确经济责任，并且按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。会计凭证分为原始凭证和记账凭证。原始凭证是在经济业务最初发生时就马上填写的书面证明，包括如飞机票、火车票等外来原始凭证或借款单、工资发放明细表等自制原始凭证。而记账凭证则是以原始凭证为依据，作为记入账簿内各个分类账户的书面证明，如收款凭证、付款凭证、转账凭证等。

会计账簿：会计账簿具有一定格式并且由相互联系账页所组成，是通过序时、分类等方式全面的记录一个单位经济业务事项的会计档案。连接会计凭证和会计报表的中间环节就是设置和登记会计账簿，做好会计账簿的工作对于加强经济管理具有非常重要的意义。

财务会计报告：是指高职院校对国家上级主管部门提供的反映单位某一特定日期财务状况的书面文件。包括资产负债表、收入支出表、财政补助收入支出表和附注等。

其他：包括上级主管部门下发的有关财会文件，高职院校内部制定的有关财会部门的制度文件和银行存款对账单、銀行存款余额调整表、国库统一支付对账单、会计档案移交清单和会计系统支持软件及密码等。其他类会计档案也是高职院校会计档案的重要组成部分，而这部分会计档案也常常与文书档案相混淆。

会计档案的重要性

会计档案是单位总结经验、确定责任事故、分析和判断事故原因、打击经济犯罪的重要依据之一。单位可以通过会计档案所提供的过去经济活动史料。对本单位进行经济前景预测，并由此预测作出实际经营决策，进一步编制相关财务、成本计划。鉴于会计档案的重要性，《会计档案管理办法》第四条规定，各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和涉密。

会计档案管理问题

对会计档案的重要性认识不够。有领导和财务人员对会计档案的管理不重视，没有充分认识到会计档案承上启下的重要作用，人为不重视的观念是导致会计档案管理混乱的首要原因。领导对会计档案管理的忽视容易造成会计档案管理人员在管理会计档案时疏忽大意，没有做好相应的管理和保密工作，使会计档案的管理雪上加霜。

会计档案的鉴定销毁不及时。目前，全国高职院校所存放的会计档案大多数都已经超过法律规定的存放年限，应给予销毁的会计档案大量堆积，而没有对会计档案进行定期清理不仅造成了大量陈年会计档案的累积，在不利于查阅的情况下也占用了相当大的储存空间。造成该现状的原因有以下几点：责任意识缺失和执行力度的不强，大部分高职院校在会计档案的管理过程中不愿意销毁到达存放期限的会计档案，担心承担相关责任；现阶段大多高职院校由中专学校升格合并而成，但在合并时大量会计档案没有进行及时的清理和销毁，只是简单将两校的会计档案搬到一起作为合并；上级主管部门和财务部门缺乏相应的监督，致使会计档案销毁工作不能如期进行；高职院校领导和财会人员对会计档案销毁工作不重视。由于销毁会计档案不仅要承担相应责任，也需要消耗大量人力物力财力，而有点领导会认为不能销毁上个领导任期所产生的会计档案，避免承担责任耗时耗力。

会计档案管理问题的解决措施

会计档案管理人员方面：会计档案管理人员平时应积极主动宣传相关会计档案管理法规，通过潜移默化的宣传加强财务工作人员和相关领导对会计档案管理的重视度，尽早将会计档案管理工作纳入工作指标当中。同时会计档案管理人员也应当积极提升自身职业修养素质，参与培训，做好对会计档案正确分类、立卷、销毁等管理工作。

高职院校单位方面：不仅仅是会计档案管理人员，从全单位和领导的角度上来看，也应当自上而下的加强对会计档案的管理重视，设置专门管理会计档案的岗位，划拨固定的会计档案室，做好档案室的设施工作，包括防潮防虫等。

加强对会计档案重要性的宣传力度。通过宣传学习提升财务人员对会计档案重要性的理解和认识。多举办培训班，提升会计档案管理人员素质和财务人员职业能力，确保会计档案的正确管理。

完善相关管理制度和责任办法，明文列出会计档案销毁的责任归属，明确各会计人员的职权范围，定期销毁会计档案。

财务部门方面：在加强对纸质会计档案重视程度的同时，注意对本单位电子会计档案的整理与分类，有意的对电子会计档案进行管理，根据单位电子档案的大致特征和范围制定出一套适应单位电子档案的管理办法，将电子档案管理提上进程。

其他学校部门方面：提倡各部门协助工作，正确分离文书档案与会计档案，确保单位档案管理工作的有序进行。同时也应当做好档案工作与会计档案管理工作的对接，规范会计档案书写和盖章签字方式等。