档案信息管理的优势及安全问题分析

李智博



档案信息管理的优势及安全问题分析

李智博

（吉林省洮南市经济局 吉林 洮南 137100）

在信息技术快速发展的背景下，档案管理的数字化、信息化已经成为发展的重要趋势。文章基于档案管理现状，分析了档案信息管理优势和安全问题。

档案信息管理；安全问题；优势；策略

与传统管理方法相比较，信息化管理具有无可比拟的优势，与此同时，档案信息管理的安全问题也日益凸显出来。

1 档案信息化管理的优势

1.1 有助于提高检索的准确性

传统的档案检索要求工作人员在案卷及目录中进行手动查找，这一检索效率较低，并且出现错误的概率较大。然而，通过档案信息化管理，提高了查找档案信息的效率，也降低了错误出现的概率。另外，这一新型的管理模式，让查询工作变得顺利起来。

1.2 有助于提高档案信息的利用率

近几年来，环保问题凸显出来。随着环境问题的加重，无纸化办公成为发展的趋势，这推动了办公自动化的发展。在此背景下，办公自动化与纸质档案信息这两者间存在着明显的矛盾。档案信息化管理这一模式能通过数字化的形式将档案信息呈现出来，这有效的处理了办公自动化与纸质档案信息间的矛盾，还提高了档案信息的利用率。

1.3 有助于实现资源共享

通过将办公自动化与档案信息化管理相结合起来，档案收集、整理、管理能融为一体。无论是文件生成，还是文件管理，都可以同步完成。

1.4 有助于提高档案管理的效率

在档案信息化管理的模式下，首先要将所有的纸质档案信息生成电子档案信息，其次要借助自动化工作平台实现收集、检验等多项工作。由此可见，档案信息化管理工作开始从传统的管理方式转变为自动化的管理方式。

2 档案信息化管理的安全问题

2.1 档案信息的安全问题

传统的档案管理过程中，必须要有单位盖章、领导人签字，档案信息的真实性、合法性受到了保障。然而，档案信息化管理的推行，这极容易被某些人修改、复制档案信息，造成档案信息的泄露，并也影响到档案信息的真实性。

2.2 信息化管理过程中受到的威胁

所谓档案信息化管理是指借助互联网平台，将相关的档案信息传输给另一端。然而，在传输档案的过程中，窃取、伪造等安全威胁是经常见的。在档案信息化管理的过程中，计算机病毒是最主要的安全威胁。在传输档案信息的过程中，如果遭遇病毒攻击，这会造成信息的外泄。除此之外，长时间保管、储存电子档案信息，这无疑会降低计算机硬件和软件的使用寿命。一旦不能处理好计算机硬件和软件，严重的情况下可能会出现丢失电子档案信息的安全问题。

2.3 管理人员失误引发的隐患问题

在收集、录入等电子档案信息时，由于管理人员自身的素质较低，安全意识浅薄，因此，在实际操作过程中会发生失误，这会出现泄漏、丢失电子档案信息。有些管理人员自身安全意识淡薄，甚至将自身的账号和密码告诉他人，这也会造成档案信息的泄露。

3 应对档案信息化管理安全问题的措施

3.1 不断完善档案信息安全管理制度

完善档案信息安全管理制度，已然成为保障档案信息安全的重要举措。要想推动档案的信息化管理。首先，进一步完善信息化管理档案的程序，并聘请高素质、高水平的管理人员，确保整个程序的安全性。其次，重视计算机的杀毒软件。杀毒软件并不是随意下载的，而是要选择正版的杀毒软件，防止病毒入侵计算机。再次，将档案信息安全管理制度都落实到个人，当出现问题时，相关的负责人要承担相应的责任。

3.2 采取多种多样的防范技术

防范技术旨在保护档案信息的安全。随着档案管理的信息化发展，相关单位要采取多种多样的防范技术，具体如下：第一，加密技术。第二，签署技术。第三，权限控制技术。第四，监控技术。第五，防写技术。另外，档案管理者要想更加充分的保障档案信息的安全性，其要聘请专业人员进一步研究新型的安全技术，并做好数据备份工作，防止由于病毒入侵而丢失档案信息现象的出现。

3.3 增强管理人员的安全意识

管理人员安全意识成为应对档案信息化管理安全问题首要考虑的因素。作为一名档案管理人员，其要学习与档案管理相关的法律法规，并紧跟行业动向，提高自身的防范意识，将安全管理工作做到位，避免档案信息被窃取现象的发生。当然，档案管理人员要结合档案信息化安全管理制度，并从自身的实际情况出发，制定保密制度。当前，我国关于网络安全的法律法规并不完善，健全网络安全法律法规非常有必要。为此，档案管理人员要增强自身的安全管理意识。现在在职的档案管理人员的知识结构水平、专业技术水平与时代发展步伐并不一致，档案管理部门要定期对他们进行培训，在培训中，使得他们掌握了计算机新技术、新知识，并要引进高素质、高水平的复合型人才，为档案管理团队中注入新鲜的血液，提高档案管理人员的能力。

4 总结

现阶段，信息化技术既推动着社会经济的发展，又改变着人们的生活。作为一名档案管理者，他们要定期学习为自己充电，并灵活运用新方法，解决档案管理过程中所遇到的安全问题，保证档案信息的安全性，提高档案信息化的管理水平。

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in the context of rapid development of information technology, the digitization and informatization of archives management has become an important trend of development. Based on the current situation of archives management, this paper analyzes the advantages and security of archives information management.

archive information management; Safety issues; Advantage; strategy

10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2017.10.329

TP309

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1672-9129(2017)10-0266-02