企业电算化下的内部控制实施

刘芳

摘要：在传统会计到会计电算化的转变过程中，会计工作也发生了巨大的改变，这些转变也使企业内部控制出现诸多问题。改善这些问题并确保内部控制有效实施的对策是做好软件开发；提高安全意识，做好安全防护；完善内部控制制度；做好会计档案管理；提高会计人员素质。

关键词：企业；电算化；内部控制；会计优化财务软件

随着信息技术的快速发展，我国大多数企业都加快了会计电算化的改革。在传统会计环境和电算化环境的转变中，存在诸多问题，这些问题都导致内部控制不能有效实施，并发挥不了实际作用。基于以上背景，分析企业电算化下的内部控制实施具有十分重要的意义。

一、企业会计电算化和传统会计存在的内部控制差异

（一）内部控制实施存在差异

传统会计模式下，内部控制的实施需要完成大量的工作，如核对总账、核对明细账以及分析各类数据的平衡，但在会计电算化模式下，这些工作都可以在电脑中完成，即只需要付出很少的人力劳动，就可以完成大量核算工作。

（二）内部控制重点存在差异

在传统会计模式下，内部控制主要是对会计核算工作进行监督控制，如核对会计账薄中记录的数据是否和会计凭证中的数据一致，核对会计账薄中的数据是否和实际资产一致等。而这些核对工作，都需要会计人员手工进行，在实际操作中，由于会计人员的专业素质和各类因素，会导致核对错误的现象发生。在会计电算化下，会计人员只需要把会计数据输入到计算机中，并由财务软件进行处理，并完成会计账薄、会计凭证的核对工作。

（三）结对账方式不同

会计电算化下，只需要会计人员输入数据，会计账薄就会由计算机自动生成。这种模式下，避免了过去阶段总账与明细账不一致的现象，避免会计信息失真问题。同时，利用财务软件进行会计工作，会计账薄和会计凭证上记录的数据也会相同，为会计对账工作带来了很大的便捷。

二、现阶段企业电算化下的内部控制实施存在的问题

（一）电算化软件落后

现阶段，我国很多企业购买、开发的财务软件相对较为落后，或者是并不能满足企业电算化需求。具体体现在：第一，财务软件功能难以满足企业发展需要。很对企业财务软件只能对历史会计信息进行处理并核算，并输出会计账薄以及财务报表，企业通过分析财务报表来制定出更加合理的决策。目标很多企业开发的财务软件还未能实现对财务会计报表的分析，不能通过计算机计算来找出财务报表中潜在具有价值的信息。第二，很多企业财务软件都是单机性的，单机性的软件难以满足会计工作中信息传递、交流的需要。同时，单机性软件也无法满足企业其他需求，如网上采购物资等。

（二）企业安全意识淡薄

在企业电算化环境下，存在很多安全风险，企业安全意识淡薄，必然会加大安全风险发生的几率，从而对企业带来严重的损失。电算化环境下的安全风险具体如下：一是客观因素造成的风险。在信息时代下，网络上充斥中很多惡意病毒，由于黑客的攻击行为，再加上企业没有实施有效的保护措施，导致企业重要信息数据丢失、失窃，从而为企业带来不必要的损失。二是主观因素造成的风险。主观因素来源于员工行为，在企业电算化改革后，没有对员工进行系统的培训工作，导致操作行为上有很多问题。由于员工的操作不当，导致企业重要数据时常暴露在风险之中。

（三）内部控制制度不完善

现阶段，企业内部控制制度还存在很多不足，具体体现在以下几点：第一，会计档案管理制度还一直沿用过去传统会计模式下的档案管理制度，但电算化环境会计档案已变成电子档案，传统管理办法根本无法完成电子档案的管理工作。第二，企业还使用传统会计环境下的财务制度，而很多基础管理制度和电算化的会计工作不能有效衔接，如会计核算、账务核对等。

（四）档案管理存在问题

现阶段企业电算化下档案管理存在以下几点问题：第一，还一直沿用传统档案管理模式，没有对会计信息、文件、档案进行归档、整理。第二，很多企业对档案管理的重要性认识不足，还没有建立专门负责电算化档案管理的部门或岗位。第三，档案管理制度不完善，没有规范管理人员的行为，时常出现管理人员工作不当导致的档案损坏。

（五）会计人员专业素质不高

会计人员专业素质不高也是企业电算化下内部控制实施存在的一点问题。电算化环境下，企业.要求会计人员掌握基础的计算机和财务软件操作知识和技能，而目标很多会计人员不具备这一素质。具体体现在以下几点方面：一是很多企业会计人员并不能很好的适应传统会计模式到电算化的转变，没有系统的学习电算化知识和技能，对电算化工作模式还存在一定的抵触心理。二是很多会计人员都不会会计信息的日常维护等工作，还需要企业聘请其他人来完成这一工作。不仅加大了企业管理成本，还降低了会计工作的效率。

三、改善企业电算化下的内部控制实施问题的对策

（一）优化财务软件，做好软件开发

优化财务软件，从而提高企业电算化会计工作的质量和效率。首先，企业应该加大软件的开发力度，加大在该方面的资金、精力投入。.在软件开发过程中，要分析企业实际会计工作需要以及内部结构。其次，增加财务软件功能，如对会计信息数据进行有效的分析，甚至还可以推理未来变化等，从而为企业决策提供依据。最后，财务软件应该在做好核算功能的基础上，不断向管理功能上转变。如建立网上物资采购模块、建立网上会计服务模块等。

（二）提高安全意识，做好安全防护

首先，企业应该加强对信息系统的保护，建立较为完善的保护措施。如设置网络防火墙等。其次，财务软件管理元应该针对不同财务岗位的权责设定好相应的权限。同时，还应该建立身份识别系统，避免无关人士访问财务系统。最后，规范财务人员行为，制定好相应的规章制度。要求财务人员定期更好登陆口令，定期查杀毒等。

（三）完善内部控制制度

第一，明确各岗位权责，建立岗位责任制度，如会计工作，需要对不同内容的工作环境建立相对独立的岗位，如数据记录、数据核算等。每一个岗位员工对需要担负起该岗位的责任，从而在发生问题时，快速找到相关负责人员。同时，对于企业经营过程中可能出现的经济风险，可把它的责任由多个岗位或部门来共同承担，这就会使这些岗位和部门相互监督其他岗位及部门的工作。第二，在企业电算化下，应该避免过去阶段中某一项业务或经济活动由一个部门或岗位就可以完成的现状，应该改为由不同部门来完成，同时强调在工作过程中相互制约的关系，从而便于企业监管。第三，建立完善的信息设备管理制度。一方面，是对于信息设备的维护，定期开展设备维护和检查，保证企业电算化下各项工作顺利开展。其次，加强对信息设备的保护。如机房等重要场所，要严令禁止闲杂人等人内。第四，不断规范会计基础工作等相关制度，要参考国家颁布的相关法律法规，如《会计法》等。從而保证会计基础工作准确无误，并为内部控制的开展提供良好的保障。

（四）做好会计档案管理

第一，做好历史会计档案的备份工作。在会计电算化背景下，很多企业由于没有做好档案的备份，在发生系统崩溃或故障时，这些文件、档案都受到了损坏且无法恢复。想要改善这一问题，企业就必须定期对历史会计档案文件进行备份，并建立数据库用于归类储存备份文件。第二，企业电算化环境下，会计工作为了跟上时代发展的脚步，就必须不断进行系统升级和维护，而升级维护时需要用到各类系统说明书，所以，企业应该做好对该方面的保持，以便信息系统顺利升级、维护。第三，企业发开的财务软件或信息系统，必须具备操作痕迹的保存功能，这样有利于在发生问题时，找出导致问题的原因，在一些恶劣人为事件中，也能快速找出违法人员。总之，做好档案管理是企业会计电算化的重要工作。企业需要不断完善档案管理制度，并不断调节制度，使之满足企业的管理需要。

（五）提高会计人员素质

一是积极开展培训工作，建立长期的、系统的培训机制。如在财务软件购买之后，可培训会计人员掌握该软件的操作技巧等，从而提高会计工作的效率和质量。二是提高会计人员的行为规范，尤其是对财务软件和信息系统的正确使用；避免操作不当引起的风险发生。三是加强会计人员的职业道德，及时开展思想教育，避免在电算化环境下，会计人员利用自身工作便利而从事违法违规问题。

现阶段，企业电算化下内部控制依旧存在很多问题，这些问题导致内部控制难以有效实施，并阻碍企业发展。只有不断优化财务软件，做好安全防护，并不断完善内部控制制度，做好会计档案管理，提高会计人员素质，从而加强电算化环境下会计工作的质量，保证内部控制有效的实施，并促进企业健康发展。

[责任编辑：庞林]