论人事档案实施信息化管理的思考

摘 要：目前人事档案仍停留在实体的收集、整理、鉴定、保管与使用阶段，与时代的发展不相适应。为改变这一不利局面，必须对人事档案实施信息化管理，在人事档案信息资源整合利用中不断完善体制、法规、人才、利用等方面的建设工作，从而积累经验为全民信息大数据化数字化的推进工作而服务，人们持安全和便捷的“一卡通”得到广泛应用，最终建立公正公开廉洁和高度诚信服务的社会秩序与体系。

关键词：人事档案；信息；管理；利用；数据化

什么是人事档案？是指组织、人事、劳动（或人力资源管理）部门在人事管理活动中形成的，记录反映人员经历、德能勤绩和工作表现，一个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。【1】人事档案，是职场人员的“第二张”身份证。在建设大数据时代的今天，随着档案信息化的工作不断发展，人事档案实施信息化管理成为可能。“凡事预则立，不预则废”，计算机、网络、存储容量等技术的发展，用最小的载体承载最大的信息为人事档案实施信息化提供了技术支撑，大数据的建设为人事档案信息化管理的利用提供了最佳时机，在现阶段实施人事档案信息化管理与利用是非常有必要的，下面就人事档案信息化建设提出思考建议：

1 规划人事档案信息化工作，布局和逐步推进人事档案信息工作开展

目前，许多单位包括政府部门的人事档案仍停留在实体的收集、整理、鉴定、保管与使用阶段，与时代的发展不相适应。因此，人事档案作为档案信息化工作的一个部分，应统筹纳入档案信息化规划建设范围，在《档案法》、《保密法》等法律法规基础上，提出人事档案实施信息化周期建设规划，内容要从体制完善、法律建设、人才培养、管理利用等方面提出具体构思与设想，要有指导性的操作程序与建议，否则人事档案信息化工作开展没有法理依据和实施条件。

人事档案信息化的规划要围绕人事档案信息的采集、管理、利用三个功能展开，规划须要有可操作性和前瞻性，要为今后的信息技术高速发展预留空间。

人事档案电子信息划分应以人事档案分类的十类材料【2】分别建立履历、自传、学历学位等独立模块，在独立模块下又分设单元模块，单元模块由细小科目组成，如履历模块中就需有家庭人员信息、个人信息两块单元模块，单元模块下设父母兄弟姐妹科目——姓名、性别、出生地点、出生日期、身份证号、国籍、职业等；个人信息下设出生医院、指纹、血型、DNA、骨髓、脊髓、皮肤、病史、工作变迁等科目；简而言之，科目设置应遵循：规范、细化、保密、利用的原则。

人事档案信息化工作是一个系统的复杂工程，必须动员全社会的力量参与，需要的不仅仅是资金，还有法律制度、信息技术（软件系统）方面等诸多部门配合与支持，因此必须从国家层面来考虑布局与选点试行。

在当前，可选择东部沿海经济发达的省份人口较少的县市或行业规模较大的企业进行试点，当然国家要从政策方面予以支持。前期组织相关档案管理信息人员进行理论政策法律法规的学习，对涉及人事档案信息实施过程涉及法律法规不能解释的问题予以探讨，提出合法的建议。后期进行业务操作系统的培训，进入试运行阶段后要有跟踪有记录，对法律缺项遗漏条文要逐一登记说明情况。一个县或一个行业人事档案信息化管理实施成功了，就有了借鉴模式，人事档案实施信息化就由点到面逐步逐级推进开展。

2 人事档案信息化工作重点是在信息采集、核对、输录与存储等工作

在法律允许范围内确立信息采集途径，一是个人自愿登记，二是在不涉及国家安全的前提下，相关单位之间实行信息共享制。在中国境内的企事业、机关人民团体居委会等都是人事档案信息采集的责任主体，各级地方人力资资源保障部门或企业人资资源部门是管理机构，只有这样才能做到“横到边，纵到底，不遗漏、全覆盖”的信息采集。对于现阶段无法采集到信息数据栏，实行封存制度避免造假。采集信息，如人工上门采集，必须注明用仿宋体规范书写和被采集人确认信息方式进行，否则将为后面核对与输录工作带来不必要的时间及人工成本，同时也为信息错误从源头开始堵漏。

面对采集汇总庞大繁杂人事档案信息，核对工作进入关键时期，要确保核对信息准确无误，必须采取“一校”、“二核”、“三审”、“四确认”的工作流程与方法。“一校”分块校正填写文字、数字、图片等信息；“二核”对分块信息中异疑部分再次核对工作，如派出所核实姓名、性别、出生、籍贯、身份证号等，金融机构核实资产信用；“三审”对分块信息分块审查审核报批；“四确认”对分块审查审核报批信息进行分块确认，为输录信息工作做好数据库源提供准确真实的原始数据。

信息输录工作，看似简单其实不然，信息输录实行保密分人分块进行，一人操作输录一人审核信息，两人共同确认痕迹留存，最好五人制交叉循环输录。信息补录修改添加工作，是信息输录工作的一个重要组成部分，随着时间推移信息量增加，信息需要不断补录修改添加，针对不同信息单元模块，在资料佐证的前提下，为确保信息准确安全，启动三人补录工作系统程序。

信息存储管理，要达到“一利用”、“二留存”、“三备份”、“四更新”的管理存储模式要求。在信息数据化建设的今天，人事档案信息从采集、核对、输录与存储等工作流程，处处留痕迹，环环监督，可以杜绝人为造假人事档案信息现象的发生。

3 人事档案信息的利用与保密，有利于全面推进全民信息管理数据化建设工作

随着经济的不断发展，人们生活、学习及工作等领域使用个人的信息资料将越来越频繁，信息需求会越来越详细，人事档案信息的利用就为需求建立资源共享的渠道，避免信息不对称导致管理出现“死角”。

人事档案信息化包括家庭信息、学习经历、职场招聘、保险购买、信用贷款、病史记录等，建立后为利用提供条件，一查一目了然，银行有不良记录不予贷款、有造假违法等记录不予以晋升，做到快捷方便，做到节约时间和减少纸张的使用浪费，同时提醒人们时刻不忘约束自己的不良行为，不要为自己的信息留下污点案底记录，人人为建立诚信服务而努力修养自身品行。

在网络无处不在的时代，做好保密与利用工作确实有相当大的难度，因为个人信息涉及利益太多诱惑太多，可以说掌握一定量的信息就掌握一定量的客源就掌握了商机，同时也为一些不法之徒提供了可乘之机，要处理好保密利用二者之间的关系，需建立一个可控的利用环节机制和管理制度，否则就不利于推进全民信息管理数据化建设工作。

在《档案法》、《保密法》等法律法规的前提下，建议人事档案信息利用设置1-5级查阅利用管理制度，任何单位（或个人）都可以查阅1-2级信息， 3级以上启动定点实名制与确认申请程序，批准后执行授权加密查阅利用流程。授权加密细分五人授权和七人授权加密方式，五人授权加密验证启动独立分块一人查阅监控流程，如公安司法系统查阅家庭信息，金融系统查阅资产信用，同时自动留存查阅人痕迹模式；如需全面查阅个人信息资源，实行七人授权加密验证启动一人查阅系统。信息查阅与利用各个环节的操作链接，同时实现闭环和交集的管理需求。只有这样做，才能最小限度规避信息泄露风险，同时人事档案信息查阅利用实行有价收费服务，为人事档案信息后续维护提供部分资金保障。

人事档案信息的实施利用中，保密的作用不可低估，因此人员的选拔与任用尤为重要，用制度來选拔政治立场、工作能力、保密意识及坚持原则的优秀人员来从事人事档案信息的管理与利用工作，是一条必须坚持的原则，是人事档案信息不被随意泄露的最后屏障。

加快人事档案信息化的横纵向建设，让不诚信者付出“一次不诚信，处处受限”的代价。人事档案实施信息化管理与利用过程中，总结规律与经验，才能为推进全民信息化建设提供借鉴依据，大数据数字化信息建设工作才能稳步推进和最终的成功，人们手持安全和便捷的“一卡通”与大数据、云计算、物联网等新技术相结合而广泛应用，将真正建立起公正公开廉洁和高度诚信服务的社会秩序与体系。

参考文献

[1]陈智为、邓绍兴、刘越男编著《档案管理学》.-3版

[2]干部人事档案工作指导手册

作者简介

龚维洪（1971-），男，汉族，贵州省务川县人，息烽开磷山林服务有限责任公司，助理观员。