对民营企业档案管理工作的思考

摘 要：民营企业档案工作是企业管理的一项重要基础性工作，抓好民营企业档案建设与管理，促进民营经济的发展是档案管理部门和档案工作者的重要工作内容。本文结合笔者工作实际，就目前民营企业档案管理中存在的问题及解决方法进行研究。如何促进民营企业档案工作实现规范化、科学化、制度化、信息化管理，对档案管理部门和档案工作者来说，既是挑战，也是难题。

关键词：民营企业；档案管理；思考

民营企业档案是记录和反映企业各项活动和历史面貌的第一手材料，是生产、经营、管理和科研等各项工作的依据和参考，也是企业的宝贵财富。

良好的档案管理，有助于民营企业增加技术和知识储备，促进企业保护好知识产权和商业秘密，为企业的可持续发展提供强有力的保障；有助于民营企业在国际国内市场竞争中增强抵御风险的能力，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益；有助于民营企业构筑企业信用体系，提高企业诚信度，树立企业形象；有助于民营企业加强自身文化建设，利用丰富生动的档案素材，展示企业创业发展的历程，培养员工的认同感和归属感，创新企业经营理念，提升企业的文化品位。因此，我们要把企业档案管理提到企业计划日程上来，把它视作企业发展的一项工作来抓，要充分认识企业档案管理的重要性。但在实践过程中，发现企业对于档案管理存在着很多弊端，需要我们去主动引导，及时监督，积极提升企业档案管理工作的知名度和影响力。现结合笔者工作实际，探讨一下民型企业档案实际状况。

1 存在的问题

（一） 民营企业主档案意识不强。民营企业档案工作的好坏，决定于企业主对档案工作的重视程度。由于民营企业均以盈利为目的，经营理念趋向于追逐利润最大化，精力和资金主要放在生产、经营管理和销售上，相应地档案资源也失去了展现自身价值的良好平台。同时，档案本身所能产生的效益又具有隐蔽性和滞后性，难以量化，档案工作与企业的利益关系不存在着直接的联系，它的投入与产出倾向于一种隐性和长时段的状态。使得民营企业主缺乏加强企业档案管理的动力，难以充分调动各种资源和力量推进本企业档案工作的顺利开展。

（二）档案管理模式不统一。好多企业都存在档案管理模式不统一，有的资料一直由企业主自行保存，有的存在企业内部领导手中，有的由各部门内勤保管，企业没有集中管理的综合档案室，档案管理方式也各不相同，有的只把相似的内容放在档案袋中简单标注，有的把可以归类的资料分类一下，搞不清楚的资料就堆放在一起不去整理。甚至有的根本没有分类，就把自己手头的资料统统放在纸箱中，杂乱无章，长年累月，资料也容易受潮而损毁，很难查寻。这种现象也包括部分企业主，多数认为有价值的资料还是保存在自己手中比较妥当，尤其是保密性的材料更是不想让别人知道，把有利用价值的资料拒为己有，独自保存。但一旦几年后要查用时，却不知去向或翻箱倒柜的查找，给工作带来极其不便，严重阻碍了民营企业档案工作的顺利开展。

（三）移交方式不统一，时间不按时，手续不规范。在实际工作中，总是存在每个部门每个人员零散移交资料，没有统一的移交方式，各门类档案的移交时间也是随心所欲，有些人收到相关文件后连办理都没完毕就立马移交归档，结果一而再、再而三的来办理借阅手续；有些人甚至连自己部门的普通工作资料复印件都要归档到档案室，认为档案室最安全可靠，所以统统把资料都拿到档案室来归档保管，把档案室变成储藏室；而有些人是一连再催也不愿移交，喜欢自行保管，认为自己分管的工作是自己的事，相关的工作资料是自己的资料，和档案室移交归档无关，最终导致该人离岗后只剩下一串钥匙或一堆废纸或大量文件堆积的现象，档案工作的开展受阻，给档案移交和接收工作造成不利影响，从而严重影响了档案全宗的连续性。而在办理档案移交手续方面，移交方往往把相关资料或一大堆资料捧到档案室，由档案员自行选择进行归档，并由档案员填写目录清单后再由移交人签名，移交手续颠倒，导致有时档案员因工作繁忙，不能及时登记而疏漏；有时因移交资料繁多，档案员不能一一登记完毕，时隔多日，待档案员把所有资料登记完毕后在移交（接收）登记单上双方核对签名时，发现资料缺少，这时双方就显得尤为尴尬，各执己见，都认为自己没有把资料弄丢，所以这样就会造成资料是否真的已移交或资料是否真的被档案员弄丢存在质疑？因此，移交手续颠倒，不但增加档案管理员的工作量，还违背了档案移交制度，对移交接收的档案缺乏真实性和可靠性，尤其对密级或重要文件的移交，更要严格执行相关手续，若颠倒移交手续，唯恐被有图谋不轨、思想不正的人占空子，对个人和社会造成不可估量的危害和损失。

（四）档案管理员队伍不稳定，缺乏专业档案知识，管理不当。当今大多企业的档案工作者，要么是兼职，要么就是不属档案专业的人员分管，对档案基本知识和管理水平相对比较薄弱，而且部分中小企业人员流动相对较大，各相关单位的兼职档案员经常发生变动，导致一些新上岗的兼职档案员对本单位的归档范围和归档文件材料的要求不甚熟悉，即使在接受新的技能知识后也不懂如何将其运用于实践中，只有照搬照抄，知识面较窄，甚至有些档案工作者还存在职业情感淡薄，奉献意识和敬业精神欠缺，不注重职业道德修养，工作上随便马虎，敷衍了事，对工作缺乏自觉性和主动性，大大制约了企业档案管理工作的創新与发展。

（五）档案室设施设备配置比较落后。对照民营企业档案室设施设备标准，首先，档案库房的选择尤为重要。大多企业主选择库房就显得非常随便，认为有一个能存放资料的库房就足够了，不管楼层高低，不管面积大小，不管专不专用，根本不考虑今后长期保管的后果。有的甚至把既没有通风、又没有采取“八防”措施中的任何措施的库房作为档案库房，长年累月，造成资料发霉、蛀虫爬行或破损、奖牌开裂等现象，对档案造成严重损失。其次，档案装具也不规范。有的资料存放在木柜中，有的存放在纸箱里，有的堆放在桌子上，还有的甚至乱摊在地上。再次，计算机配置也相当落后。在档案数据录入或照片、录音、录像等声像信息存储时，电脑运行缓慢，常有死机现象，计算机的内存不够或CPU不足以及没有安装刻录机等问题，已大大影响了档案工作者的工作效率和档案工作的顺利开展。

（六）档案行政管理部门指导管理力度不够。民营企业作为独立的经济实体，其所有制的特殊性决定了民营企业对于自身形成的档案拥有完全的自主管理權，档案的权属明确，同时也对选择什么样的管理模式，建立什么样的运行机制具有自主权。而档案行政管理部门不能沿用和照搬对国有、集体企业的指导方法，用统一的指令、计划、规范和标准去主导民营企业档案工作的开展，监督、指导力度明显削弱，缺乏足够的监管力度。

2 针对民营企业档案工作现状，笔者认为应着重从以下几个方面予以加强和引导

（一）确保领导重视，超前控制，齐抓共管。档案是历史信息，是历史的见证。企业档案是业务工作日常查考、总结经验、决策研究、保障权益、编史修志的原始凭证和重要依据，是企业资产的重要组成部分。对档案工作，领导要重视起来，落实责任，统一领导，分级管理，提高各公司各部门分管领导的档案意识，身先示范，树立全面收集、及时归档的好榜样。为了防止部分人员长期存在重建设、轻资料的现象，有关领导必须超前控制，避免隐患。例如基建档案中企业主应对工程项目施工档案的套数、费用、标准质量、移交时间和违约责任，做到与项目资金结算挂钩，不按规定移交档案就不结算工程款，只有这样才能引起施工单位领导的足够重视，保证档案工作所必需的人、财、物，保证基建档案能够按时保质保量地完成验收和移交，从而能避免与相关单位一系列的矛盾和冲突，确保建设工程能顺利交付。

（二）统一档案管理模式，严格落实档案制度。结合企业现状，笔者认为大中型企业宜采取“统一领导、分级管理”的模式，分阶段、分层次进行集中统一管理。小型或微小型企业可根据自身经营状况或体制进行分类管理。无论采用何种模式管理，都要实事求是，因地制宜，充分尊重各企业自主权的精神，系统、规范地去管理企业档案。并贯彻企业档案管理制度，奖惩分明，严格执行，有效地提高企业档案管理工作水平。

（三）规范移交手续，确保移交资料准确无误。要提高企业员工档案法制意识，使企业员工能正确对待档案移交工作，把反映企业历史面貌的、已办理完毕的、对企业有保存价值的原始记录一一移交归档，对滥交档案的人员要进行档案归档范围知识培训，对拒交或擅自销毁档案的人员，应严厉按法律条规执行。按照档案规定，档案移交应程序化，移交时应严格按照档案移交接收制度，交接双方应根据移交单目录认真核对，准确无误后双方在移交单上签字，移交单一式两份，双方各执一份备存。

（四）加强培训，提升档案专业人员的素质。档案管理人员应具备良好的基本素质、求真务实的敬业精神、优良的道德素养以及相应的能力业务技能，加强学习，提高服务质量，才能更好地胜任档案工作。档案管理人员的素质直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，对发挥档案资料整体效能有着不可替代的作用。培训是提高档案管理水平的重要途径，随着企业档案信息化建设的深入推进，档案工作由传统型的管理向高度知识化、高度集约化、高度技术化转变。档案领域更需要一支具有较强综合技术和管理能力的复合型人才。有条件的企业要给档案专员进行适时的外派学习和培训，密切贯彻国家档案法规，鼓励自学，把学习情况和晋升职位、待遇相挂钩，最大限度发挥档案专业技术人员的主动性、积极性和创造性，尽可能的使档案专业人员相对保持稳定，不要经常变动，避免档案资料散存和散失的严重现象。

（五）加大资金投入，进一步加强档案工作基础设施建设。结合工作实际，笔者认为须做好以下工作：一是要提高企业主对档案工作的重视程度，要让他们在思想上能够深刻认识到，档案工作不是可有可无的，平时不起眼，关键时候很重要，要对档案工作引起足够的重视，应根据自身经济效率和社会发展的水平来重视和投入。二是要解决好档案室硬件设施建设问题。要强化企业档案工作基础设施建设，把它作为档案工作的重中之重，加强档案库房建设。三是要加强档案软件建设问题。软件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，因此对计算机的配置也亟需提高，便于强化档案信息化、现代化、网络化建设。四是要解决好提高档案服务水平的问题。档案工作的最高境界是不仅要保管好档案，更要最大效率地开发利用档案。企业档案史料承载着厚重的历史、文化内涵，十分珍贵。如何提高企业档案开发利用和服务水平是档案工作者要认真研究、重点考虑的问题。要强力推进档案资源建设、档案安全管理、档案信息化等工作，提高服务水平和服务意识，为企业发展提供服务。

（六）加强协调，与相关部门形成工作合力。民营企业的档案管理工作牵涉多个部门，档案行政管理部门应积极牵头，主动做好协调工作，加强与工商局、发改委、建设局等与自身企业服务行业相关部门的协作，形成推进民营企业档案工作的整体合力，促进民营企业提升档案管理水平。

参考文献

[1]何丽丽、田园、朱荣，医院档案管理中存在的问题和对策，中国人民解放军兰州军区临潼疗养院，2010.02

作者简介

骆永琴（1975—），女，浙江绍兴人，本科，毕业于浙江大学档案管理专业，从事档案工作15年，现任浙江华联集团综合性档案主管、馆员，研究方向：如何提高档案管理水平和开发利用工作。