民办高校新校区建设项目档案管理研究

高伟娜

（吉林建筑大学城建学院，吉林 长春 130114）

民办高校新校区建设项目档案管理研究

高伟娜

（吉林建筑大学城建学院，吉林 长春 130114）

随着民办高校规模的扩大，为容纳更多的师生，就需要修建新的校区.在民办高校新校区建设项目中，档案管理工作是非常重要的，档案资料是对建设项目全过程的真实记录，能够客观的反映出建设项目中存在的问题.加强建设项目档案管理，有利于民办高校新校区后期的管理和维护，为其提供完善的参考依据.本文对民办高校新校区建设项目档案管理中存在的问题进行分析，并就加强档案管理的策略进行探讨，希望能够提供其管理效率.

民办高校；新校区；项目档案管理

民办高校新校区建设项目档案资料主要包括两部分，一部分是项目建设原始资料，一部分是在项目建设过程中产生的各类资料，包含建设项目的全过程.因此，在对民办高校新校区建设项目档案进行管理时，应确保其完整性和准确性，以便后续的维护管理，为业主和施工单位提供查询依据.

1 问题分析

1.1 档案资料不够集中

在民办高校新校区建设项目的施工过程中，每个环节都会产生大量的资料文件，而这些资料文件是由不同的部门收集整理的，这些资料最后都会集中到档案管理部门进行归档，从而形成企业的档案全宗.因此，档案管理部门需要对档案的收集、整理做出统一的规定，从而实现档案的一体化管理.但是，在实际的工作中，很多部门都没有按照档案管理部门的要求收集、整理、管理档案资料，档案工作与文件工作并不同步，这就会导致许多文件工作存在历史遗产问题.比如，在有关“土地使用权利”的档案管理中，一般是先出现文书工作，将与土地使用权利有关的内容整理成书面材料，用于传递与之有关的信息.在形成完整的书面材料后，再将其制作成档案进行管理.在土地使用权中，就可能会出现一些历史遗留问题，涉及财产、权利、义务等内容.这些内容需要在其他单位或者部门才能查阅到，然后才能将其记录在新的档案中，这就会使得档案管理太过分散，并滞后于文件工作.因此，为避免出现重复性的工作，确保档案管理人员能够按照原有的制度顺利地开展档案管理工作，档案管理部门在制定档案管理标准和制度时，不能违背文档一体化的规律，保持文书工作与档案工作之间的联系，使档案管理能够更加集中.

1.2 小型配套工程缺乏完善的档案资料

在民办高校新校区的建设中，还需要对一些小型的配套工程进行建设，以完善新校区项目的建设.小型配套工程的建设对于高校新校区的建设意义重大，但是，基建档案管理人员在收集工程资料时，往往只注重大项目资料的收集和整理，而忽视掉这些小型配套工程资料的收集与整理.比如，基建档案管理重视教学楼、图书馆、学生食堂、教职工宿舍等项目的资料收集和整理工作，而对于乒乓球场、大礼堂、教室和图书馆中的一些配套设施、食堂的挡土墙和路面硬化等配套建设等，却没有对相应的资料进行完善和汇总，有的小项目由于不是很重要，档案管理人员甚至都没有整理相关的资料，导致这部分工程的资料缺失.所以，小型配套工程档案资料遗失的现象比较常见，甚至有的基建档案管理人员不会将这部分资料归档，这就会导致民办高校新校区建设项目的档案资料不完整.小型配套工程虽然在民办高校新校区的建设中没有占据主导地位，但其重要性是不容忽视的，这部分工程资料的缺失，会对后续的维修保养工作带来不便.

1.3 档案管理与建设项目不同步

在民办高校新校区建设项目中，档案管理工作是非常重要的，在工程实施的整个过程中，所产生的全部资料的积累、整理和归档，都应该是工程项目计划管理工作的重要内容.并且，在对相关人员进行考核时，档案管理质量应该作为其中一项重要的考核指标.档案管理人员不仅要参与设备的开箱检验工作和项目的验收工作，还要对技术成果进行鉴定，对比较重大的引进项目进行鉴定评审，从而形成相对完善、健全的档案管理体系.比如，有的档案人员认为“项目技术方案”的档案文件在分类上存在不合理之处，于是与相应部门进行讨论，将此部分档案文件进行重新归类.但是，对文件进行重新分类归档，就需要重新对文件进行编号、标记，这样会严重的增加工作量，也会让更多的文件变得不合理.所以，档案管理人员应对其中明显不合理的地方进行局部改动，将文件的分类档案作为档案分类方案的基础，这样不仅能减少工作量，还能使文件的管理者和使用者更加支持档案工作.在民办高校新校区建设项目中，在完成基建工程之后，才会开设对生产进行准备，而有大部分的生产文件直接采用的是工程档案.并且，生产文件最后要在其所在公司进行统一归档，这就会导致档案管理工作与项目建设工作不同步.

2 策略分析

2.1 保持档案管理工作的同步性

在高校新校区建设项目档案资料管理工作中，要保持档案管理工作的同步性，才能够确保归档资料的质量.首先，在新校区建设项目开始建设时，就要建立基建档案，两项工作要同步进行；其次，在项目建设过程中，要同步收集和整理相关的资料，对于竣工资料的整编和审定，也要保持同步性；再次，在新校区的竣工验收阶段，竣工图纸、技术资料要与竣工验收保持同步性.比如，在教学楼的竣工验收阶段，要形成竣工验收报告、教学楼的竣工图纸、教学楼施工技术资料、工程竣工验收意见、质量保证资料核查情况等资料，所有的资料要有相关单位和部门的签字盖章.在整个项目建设过程中，档案管理人员还应每隔一段时间就到施工现场了解工程进度，检查参建单位对档案资料的管理情况.如果发现有问题存在，则应要求其立即给予修正，以确保民办高校新校区建设项目档案的完整性和真实性.在竣工验收过程中，要对技术资料和竣工图纸进行严格的审核，以确保这些资料是连续的、系统的，并且是比较完整的.此外，在民办高校新校区建设项目档案管理中，管理人员还应把握好档案资料的验收要点.比如，在工程前期需要对立项文件、征地和拆迁文件、测绘和设计文件、招投标文件、开工审议文件、财务文件、监理资料、施工技术准备文件等进行检查，查看其中的内容是否完整，手续是否完备，文件质量与归档要求是否相符.只有保持档案管理工作的同步性，才能确保档案资料的完整性和真实性.

2.2 重视建设项目档案的移交工作

在民办高校新校区的建设项目中，档案资料是分别由施工单位、监理单位等收集、整理、保管的，在项目竣工验收前，各个单位都应该按照合同要求的数量和实践，将档案资料移交给建设单位，并办理相应的移交手续.在完成新校区建设项目的竣工验收工作后，建设单位再将所有的档案资料移交给地方城建档案管理部门.为方便相关单位和人员查阅档案资料，应对其进行科学的归类管理.比如，在《建筑工程资料管理规范》中就对工程资料管理目录的填写做出了具体的规定.其中的工程名称是指单位或子单位工程名称；资料类别是指资料项目名称，如工程洽商记录、工程连接技术交底等；序号是按时间形成的先后顺序，用阿拉伯数字从1开始依次编号；内容摘要需要采用精炼语言对资料内容进行提示；编制单位是指资料形成的单位名称；日期是指资料的形成时间；资料编号是施工资料右上角资料编号中的顺序号；备注的内容则是需要说明的其他问题.随着工程建设进度的推进，工程资料的数量和种类都会不断增加，更应该规范档案资料的存储，否则就会增加查找的难度，还容易造成档案资料的丢失.对各类文件进行编号，并分类别排列在书架上，在目录中填好相应的信息，才能更快更准确地查找出需要的文件.

2.3 加大档案管理的经费投入

为确保民办高校新校区建设项目档案管理工作的顺利进行，就需要加大档案管理的经费投入，加强对档案管理队伍的建设.在对档案资料进行管理时，要有专业的档案管理设备和人员，还要有专门存放档案资料的场所.并且，大部分的档案资料都是纸质形式的，这就要求存放场所要具备防火、防潮和防腐蚀的能力.为提高档案管理效率，还需要对档案进行信息化管理，将纸质档案转化为电子档案，对各类档案进行备份，以提高档案信息的安全性.因此，建设单位需要投入更多的资金，以提高档案管理质量.此外，在建设项目的档案管理工作中，管理人员的素质是最重要的，建设单位只有增加资金投入，才能为档案管理人员提供学习的机会.比如，安排档案管理人员外出学习、到高校参加相应的培训，或者到高校进修，以提高档案管理人员的专业水平和业务能力，使其形成系统性的档案管理知识，掌握先进的档案管理理念和技术，从而提高档案管理质量.此外，在对档案管理人员进行培训时，还应加入相关的法律法规知识，强化档案管理人员的档案管理意识.对档案管理人员培训建设项目业务流程，有助于其更好地了解施工特点和内容，以便其在对档案进行管理时，能够保持与项目建设的同步性，并保证档案的完整性和真实性.在信息时代下，档案管理人员还要学会以信息化手段对档案进行管理，只有提高档案管理队伍的信息素养，才能促进档案管理工作效率的提升.

综上所述，在民办高校新校区建设项目档案管理中，需要保持档案管理工作的同步性、重视建设项目档案的移交工作、加大档案管理的经费投入，以提高档案管理队伍的综合素质，使档案资料的完整性、真实性得到保障.只有提高档案管理质量，才能够确保民办高校新校区建设的顺利进行.

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