浅谈信息化条件下基层审计档案管理与利用

●刘继红

浅谈信息化条件下基层审计档案管理与利用

●刘继红

在新的历史时期,审计档案管理工作的作用凸显,社会需求不断增长。审计监督涉及多部门的经济运行情况,其档案管理与利用有着一定的特殊性。如何规范管理和利用审计档案，是基层审计档案管理人员面临的新课题。本文从基层的视角，就信息化条件下审计档案管理与利用，从其多样性、复杂性、安全性、有效性方面作了探析。

信息化审计档案档案管理档案利用

随着经济社会持续稳定发展，档案管理工作越来越重要。审计工作作为国家治理的重要工具，其档案管理承载着服务经济社会发展的历史使命。在新时期新形势下，随着信息化的普及和运用，审计工作涉及多部门、多领域、多行业的经济大数据，部门利用大数据决策、治理、运作等已成为新常态，审计机关同样利用大数据分析诊断存在的突出问题。审计工作在实践中产生了大量档案资料，为服务经济社会发展，需要基层审计机关对审计档案从单纯的管理向管理与利用并重转型升级，从简单的立案归档向服务社会、推动审计工作发展转变。随着信息化和大数据对档案管理工作的影响日益增大，如何从深度上加强审计档案规范管理和综合利用以及安全防范，是基层审计机关档案管理工作中面临的重要课题。本文结合基层实际，就信息化条件下的审计档案管理与利用问题进行了探析。

一、基层审计档案具有多样性

在审计工作实践中，按照法律法规，既要查阅与被审计事项的相关资料和进行必要的调查，又要取得相关证明材料，由此产生了大量的审计档案。在审计档案管理中，与其他部门的工作档案既有共性，又有特性，其多样性的特质将长期存在。

首先，审计纸质档案与电子档案并存。审计机关成立初期，审计工作形成的档案基本上是以纸质档案为主，大量档案是手抄或绘制的，纸质档案是档案管理的主要内容。随着人类进入信息化社会，信息技术也被广泛地运用于审计档案工作中，利用计算机录入、现代技术影印、影像记录、网上采集等手段被普遍应用于审计档案，形成了审计档案信息采集和处理数字化、档案内容形成快速化、档案管理随之需要智慧化。在信息技术的助力下，审计档案管理形态发生了明显变化，既存在着传统的纸质档案，又产生着日趋增多的电子档案及影像档案，导致了纸质档案与电子档案长期并存并重的局面。这种基本态势，对基层审计机关的档案管理人员提出了更高的要求，既要按标准依法管理纸质档案，又要充分掌握信息化利用技术，完善审计档案信息的收集、归纳和立卷归档，还要注重纸质档案与电子档案的综合利用与服务，在经济社会发展和部门工作中，充分发挥审计档案的积极作用。

其次，经济数据档案与工作档案共有。审计工作的职责是独立的经济监督，与经济大数据关联密切。地方财政预算和执行以及部门利用公共资金进行的经济活动，都是依据经济数据体现的。审计机关运用各种手段采集的相关证明材料大多属于经济数据范畴，并且依据经济数据分析判断问题，形成审计报告等文字资料。部门工作不少也是通过数据客观反映工作绩效，依据数据进行决策。同时，审计机关在国家治理和服务地方工作大局中，也产生着不同类型的工作档案。从基层审计机关来看，经济数据档案与各类工作档案构成了档案的统一体，在档案内容中成为一种相互关联和共有互补，缺一不可。因此，基层审计机关在档案管理中，要做到经济数据档案与工作档案并重，尤其要妥善采集整理经济数据档案信息，以保持经济数据的完整性和系统性，以利于经济数据更好地指导和服务地方经济和部门工作。

再次，审计工作档案与部门档案融合。审计工作作为事后监督，审计实施又有着一定的计划性和周期性，被审计单位都是以档案内容为审计机关提供资料的。从档案内容关联度来看，审计档案与部门档案融合度比较高。审计机关利用技术手段在被审计单位采集的经济数据或查阅的经济决策事项，都是部门归档的重要内容，需要双方妥善管理。而审计机关送达的审计通知书、审计报告、审计决定等相关资料，行政事业单位等被审计对象也需要纳入档案管理，与审计事项共同立卷归档。由此来看，审计机关管理的档案与部门管理的审计事项档案，在内容上相通，在管理上一致，在利用上互补。审计工作档案与部门工作档案的融合性，是审计档案多样性的一个具体体现，需要有目的、有针对性地加强管理和利用，增强双方档案管理利用的内在价值。

二、审计档案管理呈现复杂性

一是审计档案管理发生质的变化。在审计工作的初始阶段，审计档案的管理，主要手段是传统式的、针对既有纸质档案的管理，只要按照档案相关法律、规定和标准，定期立卷归档，基本符合档案管理的要求。但在新的形势下，审计档案管理工作发生了明显的质的变化，不仅纸质档案规范管理的标准要求高，需要依法依规强化管理，而且信息化技术的推广和应用，极大地甚至是颠覆性地改变了传统审计档案管理形态和方式方法。随着审计工作的创新发展和服务内容的拓展，审计档案管理的业务和内容不断扩张，审计档案管理业务量和管理种类日渐增加，纸质档案和电子档案又需要分类管理，导致立卷归档工作增加了一定难度，新任务新要求使审计档案的常态管理平添了一定的复杂性。

二是电子档案的技术应用要求高。信息技术的发展和互联网的普及，大数据应用已成为时代的产物，大数据利用呈现战略化、资产化和社会化，其应用必然进入公共管理和政府治理范畴内，档案管理实行数据化信息化已成为新形势的必然。审计电子档案又与其他部门有着较大差异，一方面需要审计人员利用信息化手段采集相关证明材料，经分析、判断、整理后成为档案内容，审计人员既要管理又要传输相关档案资料。另一方面，档案管理人员同样需要利用信息技术收集、整理、归纳既成的电子档案，最大限度地保证电子档案的完整性和可靠性。不论审计人员还是从事档案管理人员，如果短缺必要的信息技术和互联网知识，大数据意识不强，就难以适应新形势下电子档案管理的需要，也不利于档案管理工作创新和服务经济社会发展。信息技术的不足则是制约电子档案管理的重要因素，必须引起高度重视。

三是审计档案服务社会的期望大。充分发挥审计档案在社会治理中的推动作用，就需要打造服务型审计和服务型档案。在服务型政府建设中，不仅针对社会需求增加服务供给，而且最大限度增加政务透明度。当今社会，档案不仅仅是单纯的管理，而是需要有针对性地利用和服务。随着审计工作的地位和作用越来越重要，社会对审计的期望值不断在拉大。社会不仅需要审计工作在经济社会发展中发挥推动作用，而且要求就审计事项向社会公开，做到这些，审计档案起着关键作用。由此分析，审计档案服务是时代赋予档案管理的全新任务。但是，由于各种因素制约，审计工作公开透明度不高，利用审计档案服务发展的水平与社会需求的矛盾还比较突出。

四是管理能力与管理需求有差距。档案管理工作有着一定的专业性和科学性，需要相应的知识和素质才能胜任，但是，基层审计专业、职业和独立的档案管理人员还很少，大多是处于兼职状态，横向比较在素质和技能上差别较大，即使兼职也存在经常更迭的情况。这种状况，极易导致档案管理人员的管理能力与档案管理需求存在差距，不利于档案管理的深层次发展。

三、注重保持审计档案安全性

其一，在审计档案内容环节加强风险防范。在审计实践中，审计人员或多或少触及被审计单位的秘密，审计档案资料中也具有相关的秘密性，法律规定审计人员承担保密义务，而且审计档案属于长期保存档案。在新时期，审计档案承载着服务与保密的双重责任，随着政府政务公开的不断深入和审计业务透明度的提高，有些审计档案内容需要对社会公开。在这种趋势下，要注意处理好服务保密的关系，凡涉及被审计单位与审计内部的秘密事项，严格按照法律规定限制对外公开，适宜服务社会并不涉密的档案内容，尽可能向社会提供优质服务，以更好地服务经济社会发展。

其二，在科技设备操作环节加强风险防范。运用信息化优化部门工作，提升创新能力，是当前社会发展的趋势。但是，任何事物都有利弊的双重性，科技设备也易被盗密、泄密或者侵袭。基层审计普遍利用科技手段形成各种档案资料，如果审计人员保密意识不强或设备利用失当，在操作环节容易发生涉密风险因素。因此，要特别注意在这一环节加强涉密风险防范，既要从不同性能设备上加大安全保障系数，又要从操作上强化安全措施，不断排除风险因素，做到既防止病毒入侵，又防止外界人为盗密，确保属于保密的档案内容处于安全状态。

其三，在制度执行环节加强风险防范。依法治国、依法行政和法治政府建设是中央的重大部署，档案管理工作同样需要依法治理。推进基层审计机关档案规范化建设和加强档案风险防范，关键是在认真贯彻审计法、档案法、保密法等法律法规的同时，健全完善相关机制制度并得到有效执行。要根据形势需要和结合审计工作实际，创新档案风险防范机制，分解落实风险防范责任制，特别是主要领导和分管领导要落实好领导责任，档案管理人员要明确主体责任。只有机制制度的创新和执行，才能在档案风险防范上取得实际成效。

其四，在涉密人员管理环节加强风险防范。档案管理和安全保障主要是通过人去运作，涉密人员在风险防范中起着决定性作用。审计干部属于双重涉密并且是具体操作的人员，必须在人员管理环节加强风险防范。一方面，要选配综合素质较高、热爱档案工作并保密意识强的人员从事档案管理工作，并尽力保持相对稳定性。另一方面，教育引导涉密审计干部增强保密和风险防范意识，在风险防范中增强自觉性和主动性，促使涉密审计干部知密不泄密。再一方面，加强在审计干部中的档案管理和风险防范业务培训，提高专业素质，在工作实践中不断增强风险防范能力。

四、提升档案利用的针对性

（一）坚持档案配合实施审计监督

基层行政事业单位是地方预算的执行者，也是审计机关的监督对象，监督的目的是推动部门工作更好发展。审计范围既包括部门的预算执行和经济活动，又涵盖领导干部在经济决策中应负的经济责任，而这些又都是部门归档的重要内容。审计的特点呈现着周期性规律，是计划性组织实施，而期间的相关资料已全部归档。新时期，部门档案配合审计监督是新的职责，必须坚持。每当审计机关确定实施审计监督时，部门档案和财务人员要密切协调配合，及时如实提供归档的相关资料，确保所提供资料的真实性和可靠性，为审计工作实施创造方便条件，保障审计工作顺利进行。同时，要把审计机关出具的有关审计文书资料和事关整改情况形成的资料适时归档，保持审计事项档案内容的一致性和完整性。要把配合审计机关实施审计监督作为档案管理人员履行职务的重要内容之一，切实提高既有档案的利用水平，实现档案在管理和利用中的内在价值。

（二）协调助力部门严格预算执行

部门的预算执行关系着整个财政预算的绩效，也是部门经济活动的具体体现。随着改革的不断深入和政府绩效管理的推进，预算绩效越来越受到重视，也是审计监督的重要目标。预算执行情况及其绩效水平以及所上建设项目的效益预期，都是通过一系列经济数据去反映的，而这些数据构成了档案的主要内容。部门档案管理人员掌握着归档的经济数据，在履职的过程中，要学会利用经济数据分析判断部门的预算执行情况及其资金绩效态势，并结合审计机关审查出的问题及提出的审计意见，认真发挥部门工作的参谋作用，协调助力部门加大财政预算执行力度和审计整改力度。总之，部门档案管理人员要充分利用管理和掌握经济数据的优势，通过互联网将归档经济数据与现有预算执行及经济运行情况进行对比分析，及时发现负面情况，协调配合及时解决问题，以利于部门严格预算执行和确保预算应有绩效。

（三）推动部门利用档案科学决策

在中央“四个战略布局”和“五个发展理念”指引下，各地都在加快经济社会发展，基层行政事业单位都在围绕地方党委政府战略部署和中心工作，就创新工作和服务发展进行决策。但是，在决策中，尤其是经济决策，离不开经济数据的参考和审计意见的借鉴。因此，部门档案管理人员要从服务的视角，利用档案资料服务于部门领导决策。在领导班子就经济事项或项目建设进行决策需要数据参考时，档案管理人员要及时提供相关数据和资料，必要时可做出客观分析，以利于领导做出的决策更具科学性、针对性。要把档案利用服务领导决策常态化、规范化和制度化，把档案管理工作融入部门工作发展中。同时，要将领导班子的决策事项，及时完整归档，尤其是经济决策和领导干部履行经济责任情况，要保持归档的系统性和有效性，以利于审计机关实施审计监督时有目标、有重点进行审查。

（作者单位：吉林省公主岭市红十字血站）

康云凤、黄燕、张少萍.浅论审计档案的信息化管理[J].经济师, 2013（7）.