浅谈信息化背景下文书档案管理工作

戴婧娴

摘 要：在当前的文书档案管理工作中，因为有了信息化的背景，使得文书档案的管理工作实现了进一步的创新，信息化可以说是新时期的一个重要标志，对于文书档案的管理工作也带来了一定的机遇与挑战，在这种形势下，要想进一步提高文书档案的管理效率，就应该充分的应用信息化的相关手段，但是信息化的背景下，文书档案的管理工作并不是十全十美的，其中还存在一定的问题，一切事物都是在不断发展的过程中得到完善的，文书档案的管理工作也不例外，通过解决这些问题，有助于进一步优化文书档案的管理，提高工作水平，让文书档案管理的准确性以及便利性得到进一步的提升。

关键词：信息化；文书档案；管理

随着时代的发展与现代化的建设，信息化已经成为主要的发展趋势之一，加强信息化的建设已经涵盖在了我国的各个行业中，文书档案的管理工作也不例外，在新时期的发展环境下，文书档案的管理工作应该朝着信息化的方向发展，这样才能实现资源共享的效果。因此本文主要从信息时代下的文书档案管理问题展开了论述，探究其是如何实现的，并且提出了开展信息化的文书档案管理所具有的优势及其存在的问题，并且提出了有效的解决方法，希望在今后的发展过程中，文书档案的管理水平可以得到进一步的提升，更好的为发展我国的现代化建设做出积极的贡献。

1 信息化背景下文书档案管理的现实要求

在信息时代发展的过程中，计算机已经深入应用到方方面面中，文书档案管理也不例外，所以文书档案管理的要求变得更加严格了，只有信息化的管理理念与之相互匹配，才能满足现代化的发展要求，在这种情形下，就需要进一步将文书档案管理与信息化有机结合在一起，这样才可以促进文书档案管理朝着更加先进的水平发展。与此同时，文书档案管理还要在工作流程上加以进一步的优化，不断提高人员素质，实现人机交互机制，这对工作水平的提高是很有帮助的，这是现代化发展的必然要求，也是实现文书档案管理水平提高的必然途径，加强信息化的发展是十分重要的。

信息化条件下的文书档案管理还需要在管理队伍方面多下功夫，文书档案管理是政府机关以及事业单位等工作的重要内容之一，所以加强文书档案管理过程中的管理人员素质是很有必要的，必须要进一步建立起一支高素质化的管理队伍，这样才能与信息化的文书档案管理相互匹配。在当前的文书档案管理过程中，正面临着工作效率低、缺少时效性等问题，所以管理文书档案的部门应该进一步认识到当前的发展趋势，并且实现电子化的管理，这对促进管理水平的进一步提升有着重要的意义。高素质管理团队的建立应该是由内至外的，并且是从上而下的，这是现代化管理的必然要求。

文书档案管理工作的现代化和信息化进程，需要充足的资金保障，以及相应的信息化设备和技术软件的支持。既要考虑人员配备和继续教育培训等开支，又要考虑馆藏基础设备的完善和馆藏空间的扩建等资金的花费。这就需要有专门的档案信息管理软件，每一个文书档案管理人员都应该进行相应的培训，确保文书档案转化成信息档案的准确分类、编目和检索。

2 信息化背景下文书档案管理的几点思考

在信息化的时代背景下，加强对文书档案管理，首先就应该进一步提高管理理念，因为活动的开展需要正确的理念作为指导，文书档案要想实现信息化的管理就必须要符合现代化的管理理念，这样才能满足计算机网络下的需要，为实际的工作带来一定的便利，这是相关档案管理单位领导必须要意识到的，只有在思想上具备了深刻的认识，才能进一步的指导实际工作，创新意识是令工作得以进一步发展的首要前提，传统的管理观念显然已经不能满足当前工作的要求了，所以就必须要开展创新管理，意识上的创新可以指导行为上的创新，文书档案管理应该有计划的、循序渐进的开展，相关部门应该在人力、物力以及基础设施方面加大投入力度，采用机械化的方式逐渐取代人力操作，在收集资料、编目以及归档的规程中加以进一步的简化，使数字化逐渐代替传统的管理方式，这样才能真正的实现信息化的管理。

其次，还应该继续搭建一个有关文书档案管理的平台，这一平台的建立主要是为了满足文书档案的现代化发展进程，在传统的文书档案管理中，主要是以纸质档案为主的，并且需要大量的人力才能完成复杂的工作内容，在信息化的发展下，这一管理方式的弊端逐渐凸显了出来，所以采用计算机等手段可以进一步降低工作难度，提高管理工作的效率与水平，在搭建这一平台的同时，也是文书档案管理改革的一个过程，在搭建这一平台的过程中，主要包含以下几方面的子系统。一是文书档案的加工系统，这一系统是对文书档案进行初步加工的系统，可以降低管理时间，实现自动化的发展。二是文书档案的存储系统，在这一系统中，运用计算机的方式可以将初步加工之后的档案进行更加规范的管理，这样做可以便于今后的查找，还能实现资源共享的效果。三是文书档案的保密以及查询系统，这一系统的重要性在于可以实现对文书档案的保密工作，不同类型的软件可以实现不同方式的保密，在个人对档案进行查询的过程中，需要具备一定的访问权限，这样才能实现文书档案保密性的实现，更好的开展资源共享工作。

再次，需要建立起一支高素质的文书档案管理人才队伍，这是衡量文书档案管理水平的重要标志之一，只有管理隊伍的水平得到了提升，那么文书档案的管理工作才能更加有序的进行，对于管理人才而言，应该具备专业化的知识，采用科学化的手段对文书档案进行管理，能够熟练的使用计算机的相关技能，并且具备较高的信息化意识，这样才可以满足现代化的管理需要。具体来说，主要有以下两方面的内容。一是要对档案管理队伍进行科学化的规划，在队伍中不但需要具备管理方面的专业人才，还需要具备信息方面的专业人才，因此复合型人才就显得十分重要了，这样才可以满足现代化的发展需要。二是应该重视起对档案管理队伍的培训工作，只有不断掌握新的知识，新的技能，才可以随时满足现代化的管理需要，建设起一支高素质的人才队伍，在今后的工作中，每一名档案管理者都应该朝着这一目标而努力。

结束语

综上所述，文书档案管理是具有一定优势的，不但可以促进档案的查阅速度，还能满足工作效率提升的要求，所以在现代化的发展过程中，应该更进一步的提高这方面的管理工作，这样才可以满足文书档案管理工作的要求，为企业、事业单位以及其他部门开展工作带来一定的便利，希望在本文的论述下，能够引起相关人士的重视，并且进一步完善管理工作，以实现我国档案管理事业信息化的发展。

参考文献

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