事业单位档案管理中的电子档案管理探讨

黄鸿辉

（福建省泉州市永春县医院，福建泉州 362600）

在信息化大背景下，各行各业都纷纷采用了信息化技术来提高管理水平和效率，事业单位的档案管理工作也不例外，只有推进电子档案管理工作，才能够进一步提高事业单位档案管理的水平，并且推进事业单位档案管理的信息化建设，顺应时代的发展趋势，提高事业单位档案管理的实际效果[1]。通过推进事业单位档案管理的电子档案建设，不仅能够提高档案管理的效率，而且更加方便查阅各种信息，另外通过加强存储，能够有效的对各种信息进行综合利用，同时也能够进一步完善事业单位档案管理的水平。

1 推进电子档案管理的重要意义和作用

事业单位在进行档案管理中推进电子档案管理工作具有十分重要的现实意义和作用，主要表现在以下几个方面：

首先，提高档案管理的效率。事业单位在进行档案管理的过程当中，往往出现三天打鱼两天晒网的情况，导致档案管理工作趋于形式，尤其是电子档案管理效率低、进度缓慢，缺乏实际效果。通过计算机等先进的信息技术对档案进行有效的归纳、总结，能够大大的提高档案管理的工作效率，同时也能够减少人为操作所造成的失误，提高事业单位档案管理的准确性。

其次，查处、存储更加方便快捷。电子档案整理相对快捷，通过对事业单位的档案进行电子档案管理工作，能够将各种档案信息及时的录入档案管理系统，从而自动生成目录和文献检索，这样不仅提高了档案管理的效率，而且确保分类整理的科学性和准确性，对于日后的查找也更加方便快捷，只要输入相关的关键词，就可以迅速的找到各种档案信息，减少了查找信息的时间，为大众提供了更加准确便捷的服务。同时电子档案本身存储较为稳定，而且受外界影响相对较少，具有很大的安全性和稳定性。最后，能够方便信息的补录，提高管理信息化水平。档案管理工作本身就是耗时耗力的，因此通过推进电子档案管理工作，能够及时的对各种档案信息进行补录，更加的方便快捷。同时也能够进一步加强事业单位对人事档案的管理，便于查找各种数据，并且进行数据的分门别类，提高事业单位档案管理的水平和效率。

2 事业单位档案管理中电子档案管理工作不足和存在的问题

当下事业单位档案管理中推进电子档案管理存在以下的不足和漏洞：

第一，缺乏对档案管理工作的重视程度。事业单位在档案管理过程当中，由于缺乏重视程度，导致缺乏专门的档案管理人员，档案管理工作都是搞临时突击战术，都是为了应付上级检查，容易造成档案信息资料的丢失和不完整，甚至会出现信息混乱的问题。同时由于缺乏人力、物力资金的投入，导致开展电子档案的软硬件条件相对欠缺，没有配套的电子档案管理的相关设备，缺乏专业的技术，阻碍了电子档案工作的正常开展。

第二，缺乏科学完善的档案管理制度和办法。电子档案本身作为一种先进的档案管理办法，却容易被随意的篡改或者是复制，所以电子档案借助与互联网，互联网本身就是一把双刃剑，因此，具有风险性，如果事业单位在进行电子档案管理的过程当中缺乏有效的保护举措，很有可能造成信息的泄露，影响到人员的隐私，不利于电子档案的进一步发展。

第三，电子档案管理人员相对素质欠缺[2]。在对电子档案进行收集、归纳、总结的过程当中，需要档案管理人员具备专业的技术，尤其是计算机操作技术，但是当下事业单位档案管理人员年龄结构相对老化、专业技术水平不到位，直接影响到了电子档案管理工作的正常开展。部分电子档案管理人员监守自盗，利用职务之便，修改各类信息，影响到了电子档案的准确性。

3 强化事业单位电子档案管理的有效举措

为了进一步推进事业单位的电子档案建设，应该采取以下主要的措施：

首先，加强重视程度，配备电子档案建设的软硬件条件。正所谓“巧妇难为无米之炊”，为了推进电子档案管理工作，事业单位必须要高度重视电子档案工作，不能够为了应付检查而将档案整理工作浮于表面，趋于形式，搞面子工程，确保档案管理工作常态化。由于档案管理工作本身是一件延续性的工作，要真正的配备专门的人力资源开展档案管理工作，避免人员流动，造成档案整理的中断，以及临时突击造成档案的不完整性，同时完善计算机等硬件条件，确保电子档案整理工作的进行。

其次，要建立科学完善的电子档案管理办法。为了推进事业单位电子档案工作的安全有序开展，必须要明确相关的管理办法和制度，约束档案管理人员的各种操作行为，对电子档案进行规范化的管理，保证电子档案的完整性、准确性和真实性。所以要结合档案收集归档，整理以及保管等各个环节，制定出科学的管理方法和举措，从而最大限度的规范事业单位电子档案的管理。因此，在进行电子档案管理整理的过程中，应该按照档案整理的统一标准、办法和制度，尤其是对电子档案的整理、接收、存储等形式要统一标准，确保事业单位电子档案的有效性、完整性。

最后，要提高电子档案管理人员的综合素质，为了进一步的推动事业单位电子档案的管理工作，有必要提高档案管理人员的综合素质，尤其是具备计算机操作技术，通过聘用专门的电子档案管理人员提高事业单位档案管理工作的科学性，同时要对现有的档案管理人员进行综合的培训，确保档案管理人员具备专业知识。最重要的是加强对电子档案管理人员的职业道德培训，提高其职业素质，能够严格的按照档案管理工作的制度和办法进行档案整理、归纳、总结等工作。为了保证电子档案的安全性，要定期进行维护，对电子档案整理的电脑设置安全登录密码，而且通过防火墙等方式，避免其他人员进行档案资料的查询和修改。通过技术手段和使用规定等方式来强化事业单位电子档案管理的安全保障。

4 总结

为了顺应信息化发展的趋势，改进事业单位人事档案管理的不足，在事业单位的档案管理工作中，推进电子档案管理具有十分重要的意义和作用，面对当下事业单位进行电子档案管理过程当中存在的诸多问题，必须要进一步加强电子档案的管理制度和办法，建立一只复合型的档案管理综合队伍，确保电子档案信息的保密性，保证电子档案的完整性，能够为人才考核以及奖励提供档案资料，考核人才提供强有力的资料依据。

[1] 杨卉, 刘敏. 浅谈事业单位档案管理的电子化建设[J]. 办公室业务, 2015(1):75-76.

[2] 张敏. 电子档案在事业单位档案管理中的价值探讨[J]. 城建档案, 2016(4):68-69.

[3] 浦晓雯, 夏开建, 张军朝. 基于大数据驱动的医院档案管理数据分析方法与应用决策[J]. 山西档案,2016(5):78-80.