高职院校档案管理工作与改进途径之研究

胡建红

(吕梁教育学院,山西 吕梁 033000)

【教育管理】

高职院校档案管理工作与改进途径之研究

胡建红

(吕梁教育学院,山西 吕梁 033000)

高职院校档案管理作为高职院校管理的重要组成部分,是衡量一个学校质量的标准之一。随着国家科学技术的发展与进步,社会各个阶层对高职院校的档案管理质量提出更高要求。本文以高职院校档案管理工作存在的问题作为出发点,提出相应的改革策略。

高职院校;档案管理;改进措施;信息化

高职院校档案涵盖多,有人事的、教师的、学生的等等,还包括科研、项目档案等,可见对于高职院校的档案管理来说,综合性强。伴随其教育事业的不断发展,档案堆积越来越多,使得高职院校档案管理弊端不断彰显。因此,我们必须要跟上时代发展步伐,推动高职院校档案管理改革,提高档案管理质量与档案信息使用效率,推动高职院校长足发展。信息技术作为21世纪的标志性技术,是高职院校档案管理改革的重要方向,能够为教职员工与行政管理部门提供更加优质的服务,为提高高职院校人事管理、学生管理、科研管理工作质量提供重要的基础及保障。

一、高职院校档案管理工作中存在的问题

(一)领导对档案管理的认识不足

目前,很多高职院校管理仍不完善,对于档案管理的认识明显不足。由于高职院校档案比较复杂,涉及人员众多,高职领导往往只注重学生档案管理、科研档案管理,对于人事档案、教师档案重视程度较低,使得档案管理工作偏离了正常的轨道。有的领导认为,档案管理工作对于学校整体发展影响不大,应将工作重点放在教育与管理中。还有些高职院校领导对档案管理工作认识程度不高,认为保管就是档案管理工作,日常只用提供查询即可,无技术、无专业性,只要保障档案不会丢失即可。

(二)信息化管理意识,档案信息利用不充分

在信息时代下,信息技术能够有效提高社会生产力和管理质量,是高职院校档案管理发展的一大趋势。但在实际工作中,很多高职院校依然是传统的档案管理模式。此外,很多高职院校档案管理都配备电脑、打印机、扫描仪等设备,但依然以保护档案实体为主,使得很多档案信息无法迅速查阅,无法实现档案信息共享,档案信息管理系统还不够完善,发挥不出档案价值,使高职院校的总体发展受到制约。并且档案作为高职院校、教育情况、科研情况的重要记载,具有非常高的参考价值,是推动高职院校发展的巨大推动力。但在高职院校档案管理中,档案归档之后,由于鲜有问津,导致档案被雪藏,无法发挥档案信息价值,高职院校档案管理工作也无法起到实质性作用。

(三)管理人员综合素质有待提高

由于高职领导对高职院校档案管理工作的不重视,在管理人员配备上也不到位,专业人员素质低,专业人才缺乏。再加上很多档案管理人员没有与之相关的工作能力、经验,对档案价值认识不足,这势必会影响到高职院校档案管理质量。此外,由于高职院校档案管理人员薪资待遇不高,缺乏相应的激励机制,导致管理人员缺乏工作的热情,无法切实提高高职院校档案管理质量。最终导致档案管理中的信息收集、整理、装订、储存、利用等方面存在漏洞,无法形成完善的管理模式。

二、改进高职院校档案管理工作的有效措施

(一)加强宣传力度,加强档案管理意识

长期以来,高职院校领导对于档案管理工作,没有较为明确的认识。所以在人员的配备方面也存在不少的问题。高职院校档案工作的质量,对于高职院校未来的发展、总体的发展等,均会产生一定的影响。档案不仅记录了学生的重要信息,同时也记载着学生发展历程,能够为学校未来发展提供有力依据。高职院校领导的重视程度直接影响高职院校档案管理工作是否能够正常运作与发展。因此,想要实现高职院校档案管理改革、创新,先要得到领导的重视。有关工作人员需要定期向校领导汇报档案管理情况及未来发展规划,为学校发展提供借鉴依据,加强校领导对档案管理工作的认识,进而提高政策方面与资金方面的支持,助力管理可以向着信息化方向前进,让档案利用率提升,发挥其最大效用。

(二)构建电子网络平台,树立信息化服务理念

随着我国高职院校招生规模和高职院校发展规模不断扩大,使得高职院校档案数量与日俱增。档案作为作为高职院校发展的重要驱动力,校园工作、日常教学等均对档案管理工作提出了更高的需求,传统高职院校档案管理方式再也无法适应当前高职院校所发展的需要。为提升档案管理质量、加快高职院校发展速度,必须要充分利用计算机网路技术,加快数字化档案管理模式建设步伐,实现数字化、信息化、智能化、网络化管理。此外,要构建校园网络档案信息查阅网站,通过网络平台实施信息采集、整理、分类、存储、查阅功能,高职院校师生及相关人员可以通过PC、移动设备登录查询平台,进而获得档案信息,提高高职院校档案管理效率、质量,极大满足不同人员的多元化需求。

(三)提高档案管理人员的综合素质,完善激励机制

随着我国社会经济不断发展,高职院校档案管理工作也配置相关技术设备,包括计算机、打印机、扫描仪等,进而推动高职院校档案管理质量与效率。因此,首要条件就是保障管理人员的专业素质及问题处理能力的提升。高职院校要不断加强管理人员的培训工作,包括档案管理专业培训、计算机技术培训、思想培训等。也可以采用一些活动来提高管理人员素质,例如组织管理人员举办工作交流会、开展管理相关的专题讲座、企业参观等。此外,高职院校也可以在社会上聘请专业的档案管理人才,组建高素质、高能力、高专业的档案管理队伍,进而提高高职院校档案管理质量。

为了能够调动档案管理人员的积极性,学校必须要完善奖罚制度,对于工作态度认真、档案管理质量较好、档案服务意识高的管理人员给予资金奖励;对于工作敷衍了事、质量管理较差的管理人员实时惩罚。同时,高职院校也要完善绩效制度,将档案管理质量、信息化建设进程、档案服务质量等作为衡量标准,每年开展一次岗位竞争,实施“能者上,庸者下”的岗位理念,切实保障有能力、有素质的人员胜任管理岗位,不断提高高职院校档案管理质量,为校内人员提供更好优质的档案服务。

综上所述,高职院校档案管理对高职院校的发展影响重大,因此,领导要对档案管理的重要性有所认识;运用信息技术来提升档案管理质量与效率;通过加强管理人员培训工作,引入社会档案管理人才,并建立完善的奖罚制度,构建“能者上,庸者下”的岗位竞争制度,进而保障高职院校档案管理质量。推进高职院校档案管理工作不是一蹴而就的,是要高职院校相关工作人员不断完善管理制度,进而保障档案管理工作能够满足高职院校发展需求。

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2017-07-25

胡建红(1971-),女,山西临县人,吕梁教育学院档案馆员,研究方向:档案管理。

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1672-2086(2017)03-0081-02