呼和浩特市城建档案电子信息化管理研究

郑亚平

(内蒙古呼和浩特市城建档案馆，呼和浩特 010020)

呼和浩特市城建档案电子信息化管理研究

郑亚平

(内蒙古呼和浩特市城建档案馆，呼和浩特 010020)

城市建设档案主要是指在城市建设过程中，对工程过程进行记录的文字、图片等材料形成的档案。随着信息化技术的不断发展，为了能够更好的解决呼和浩特市城建档案现存管理问题，本文对城建电子档案进行分析，对呼和浩特市城建档案管理进行了研究。

呼和浩特；城建档案；电子信息化；管理研究

1 呼和浩特市城建档案管理情况

1.1 呼和浩特市城建档案的基本情况

1986年3月经市政府正式批准，成立了呼和浩特城建档案馆。1992年，又经市政府批准成立“呼和浩特市城建档案管理处”，实行馆处合一。这也为城建档案管理的电子管理奠定了基础。1998年，又加挂“呼和浩特市城建信息中心”的牌子，现行三块牌子、一套班子的管理体制。在呼和浩特市(以下简称呼市)城建档案管理过程中，管理着档案业务、行政管理以及档案工作信息化管理。管内设置的档案管理科以及业务指导科等科室对前期的档案进行管理和指导，在档案进馆之后对档案进行保管、信息加工以及课题编研等工作。

1.2 呼和浩特市城建档案馆存在的问题

在档案管理人员中，学历层次参差不齐，本科及本科以上学历的工作人员占45%，有职称的工作人员的比例只占到50%，其他成员则占到50%，但具有高级职称的工作人员比例只有4%左右。也就是说，在信息化管理城建档案的发展过程中，相对缺乏具有创造性及研究性的人才。在档案建设管理工作中，该如何引进研究性的人才，让这些人才能够更好的改革，促进呼市档案管理的发展，也是目前城市建档工作中需要思考和解决的问题。

由于呼市经济和城建档案的发展都属于中等水平，档案建设管理基本满足当地的城建档案工作。不过，随着信息化的发展，城建档案的管理要能够适应信息化的需求，呼市的城建档案管理也要结合自身的情况，制定适合的组织机构，更好地实现信息化管理，从而为城建档案的管理作出自己的贡献。

在目前的城建档案管理工作中，除了对人才的需求，就是对建设基础设施的需求，没有先进的设备就无法真正实现信息化管理。但是要想实现这些设备的购置，则需要投入大量的资金，这也是城建档案管理工作中遇到的比较大的难题。所以城建档案管理的发展，不仅需要政府的支持，也需要当地有关企业的援手，共同实现城建档案管理的建设。

1.3 呼和浩特市城建档案馆电子档案管理面临的问题

在呼市的城建档案管理过程中包含工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件以及室外工程，经过多年的实践和探索日趋完善，很多文件和资料逐渐完整，但是随着城建工程的不断发展，文件以及资料的工作量越来越大，有关的建设单位也存在不同，以前的人工管理已经远远跟不上其发展。因此在城市档案管理过程中出现了一些问题:A.有关城建档案的管理比较困难，搜集也不够及时。B.一些工程竣工图的分类编制不完善。C.档案编制过程中，效率较低，产生费用较高，缺少信息化管理的手段。也有一些在信息化管理过程中，由于各种原因的存在，导致检索效率较低。D.对施工文件、验收文件等检查的手段比较落后。如何更好解决这些问题已经成为目前提高呼市城市档案建设及其电子信息管理水平的关键。

此外，信息化的不断推进，在档案管理过程中，让有关文件实现自动归档，从而实现统计一体化、档案管理多样化，使得这些建筑信息能为政府提供决策，为社会投资者提供可靠的依据。所以数字化城建档案馆的建立，不仅可以提升内部人员的素质，也可以为政府减轻负担，更可以使得建筑信息采集和综合数据分析变得专业。但目前的数字化管理过程中需要资金作保障，例如:购置一些应用软件、对现有人员进行技术培训、定期对机器进行维护和转化等都需要有充足的资金做后盾。而在目前数字化城建档案管理过程中，缺少资金将会直接制约数字化城建档案的发展。同时，为了能够保证专业设施的正常运行，人员结构和知识结构也是主要问题之一。

2 呼和浩特市城建档案管理有效策略

随着《城建法》的颁布实施，我国对城市建筑以及施工的管理要求进一步提高。但目前市面上的软件中，并没有能够对文档很好地进行搜集和管理。在其他省份已经出现了电子签章的应用，可以为电子档案的管理提供安全保障，也可以识别签名人的身份，这样可以有效实现智能化管理。

2.1 建设工程电子文件签章系统

电子签章是一种电子代码数据，可以运用电子签章验证签名人的身份，也可以验证出信息的真实性以及有无伪造和篡改的现象。在城建档案管理过程中，可以建设电子文件签章，通过虚拟打印的方式将有关资料转化成PDF格式，再利用数字证书和时间戳，在相关的信息中加盖电子印章，有效防止有关单位的造假和修改，保证资料的法律凭证，消除了一些潜在的隐患。如果检测到篡改的部分则会自动失效，并且立即警告用户。所以建设电子文件签章系统，可以有效促进建设工程资料的信息化管理和标准化管理。同时，也可以方便档案资料的保管和申交，提高有关工作人员的工作效率。

2.2 城建电子档案管理软件开发

根据《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案著录规范》等一系列的文件和规范，城建电子档案开始进行开发。此外，在电子城建档案管理过程中，要能够满足城建档案管理的工作流程，设计出有关的城建电子档案文件图，才能够设计出符合实际工程、操作性比较强的实用性档案管理软件。

2.3 城建电子城建档案管理软件经济效益综合评价

电子档案管理软件是城建档案管理信息化的重要途径之一，其经济效益和社会效益较大。第一，城建档案管理人员可以通过网络实现随时办公，改变了传统的来回找部门盖章的烦琐步骤，节省了大量的人力和财力，基本实现了城建档案管理工作的自动化办公。并且可以避免人工查询审核进度，有关工作人员会将进度直接公布到网上，提高办公效率、节约成本并获得社会效益。第二，由于信息化的运用，有关部门将国家颁布的城建规范融入到软件中，可以在检测的过程中有效筛选不符合要求的文件，保证了资料的质量。在送审的过程中，计算机则会将资料与馆内的资料进行比对，然后进行有效分类。极大提高了城建档案的审核效率，降低了有关工作人员的劳动强度，最大限度地保证了资料的真实性和完整性，提高了档案管理质量。第三，城建档案管理中，涉及档案比较多且较复杂，每个专业下面都有大大小小的各种分类项目。如果运用传统的纸质档案，不仅占用比较大的空间，并且纸质档案保存要求也较高，需要一定的温度与湿度。运用电子城建档案进行管理，则可以大幅度降低传统档案保存产生的费用。第四，运用电子城建档案管理，可以对大部分的文件和档案进行分类统一管理。但是为了保证接受数据的统一以及实现电子档案的长期有效管理，档案馆可以与一些企业进行有效合作，联合开发有关软件并进行推广。这样在保证经济利益的同时，也可以促进电子城建档案管理的建设。

3 结语

目前，电子城建档案管理不断被运用到各类城建档案管理工作中，相信随着信息技术的飞速发展，城建档案管理水平会越来越高，呼市的城建档案管理信息化程度也会越来越高效、快捷。

[1] 梁丽坚.城建档案电子信息化管理研究[J].办公室业务，2016，(02):179.

[2] 张旭光.天津城建档案媒体信息管理系统的设计与实现[D].大连:大连理工大学，2015.

[3] 樊兵.陕西省城建档案电子信息化管理[D].西安:长安大学，2013.

[4] 潘文敏.韶关城建档案推行电子信息化管理[N].韶关日报，2006-07-10.

Research on electronic information management of urban construction files in Hohhot

ZHENG Ya-ping

(Urban Construction Archives of Hohhot, Hohhot 010020, China)

Urban construction archives mainly refer to the archives of materials, pictures and other materials that are recorded in the process of urban construction. With the continuous development of information technology, in order to better solve the existing management problem of urban construction archives in Hohhot, this paper analyzes the urban archives and urban construction archives management of Hohhot.

Hohhot; Urban construction files; Electronic informatization; Management research

2017-04-17

郑亚平(1974-)，女，本科，馆员。

G270

B

1674-8646(2017)12-0122-02