抓“三审”、重“一书”，提高物资采购标准

曾小洪+向梅

摘 要 随着物资集约化的深入，公司物资集约化管理要求物资一级集中采购率达95%及以上。及时准确的物资计划是招标采购、合同履约等后续环节顺利实施的有力保障。物资采购标准执行率就是反映计划准确性及标准化应用的指标。由于物资计划申报的需求部门多、涉及面广、技术专业性强，如何持续保持物资采购标准执行率高水平具有重要意义。通过梳理物资计划申报业务流程，运用创新手段，总结提炼了计划申报的一些经验：抓“三审”、重“一书”，持续保持物资采购标准执行率高水平。

关键词 三审；一书；物资采购

一、专业管理的目标描述

（一）专业管理的理念或策略

总体策略为：抓“三审”，重“一书”。即在物资计划上报业务流程中，抓住“三审”关键环节，突出“一书”为审查的重中之重。“三审”是指地市公司预审、省公司预审、省公司初审；“一书”，是指物资计划条目对应的技术规范书。

（二）专业管理的范围和目标

除极少部分超市化零星采购物资外，其他均在管理范围，包含“总部直接组织实施”批次计划和“总部统一组织监控，省公司具体实施”采购批次（含总部协议库存批次）。

管理目标：持续保持物资采购标准执行率高水平。

二、专业管理的主要做法

（一）主要流程说明

在物资计划上报业务流程中，抓住“三审”关键环节，突出“一书”为审查的重中之重。技术规范书要求做到“三不放过”：不放过每一本技术规范书，不放过每一个技术规范书中的问题，不放过每一条被考核技术规范书的责任追究。

1.第一审：地市公司预审环节

（1）组建预审小组。每批次由计划专责牵头，由项目管理专责、设计人员等组成预审小组。

（2）培训先行。每批次正式预审前，培训先行，首先对预审小组进行培训，学习当批计划的要求及国网公司下发的审查要点。

（3）规范审查。预审小组严格按照规范进行，按照《湖南省电力公司二级单位物资需求计划预审作业卡》要求，对商务和技术问题逐项进行落实。

（4）审查重点。一是以“物资计划审查辅助平台”为主，人工审查为辅，对商务问题进行排查；二是对技术规范书的审查，要求避免通用要求错误，检查封面、数量、项目名称、文件名、ID等是否满足国网公司对技术规范书的通用要求。

2.第二审：省公司预审环节

省公司预审后发布的审查结果后，计划专责先对商务和技术问题进行归类和汇总，要求需求部门/单位、设计单位等相关责任人及时整改到位。

3.第三审：省公司初审环节

计划专责带队参加省公司现场审查会。要求设计人员保持相对稳定，协同审查专家、需求部门/单位、设计等人员之间的良好沟通，对遗留的疑难问题进行处理。

（二）确保流程正常运行的人力资源保证

1.地市公司预审环节

关键人员：预审小组。每批次由计划专责、项目管理专责、设计人员组成预审小组。设计人员要求由专家库里的专家带队，业务素质较高，设备、材料等各专业均须有人，并保持相对稳定。

2.省公司预审环节

关键人员：计划专责、各需求部门/单位专责、设计人员。

3.省公司初审环节。关键人员：计划专责、参审设计人员。参审设计人员要求由参加地市公司预审的人员组成。

（三）保证流程正常运行的专业管理绩效考核与控制

每批次物资计划的审查结果，均通报至各项目部门/单位、设计院，并与当季度的绩效考核挂钩。通过通报和考核，落实闭环管控。

三、评估与改进

（一）专业管理的评估方法

为提升物资计划申报的质量及效率，从人员组成、培训管理、应用工具及协同手段等四个方面着手，通过创新，推出了多項行之有效的措施。概括地说，为“四创新”，即：

1.创新人员组成，预审队伍稳定

针对“总部直接组织实施”批次，每批均组织需求部门/单位、设计等人员，形成预审小组。预审小组严格按照《湖南省电力公司二级单位物资需求计划预审作业卡》要求，对商务和技术问题逐项进行落实。为解决预审小组业务水平出现较大波动，易造成预审流于形式的问题，对人员组成进行了明确分工和要求。

2.创新培训管理，做到培训先行

为解决预审人员业务素质参差不齐、培训内容容易过时、培训效果不佳等问题，创新培训管理：从过去的全面培训变成现在的增量培训、从过去规模大的专门培训变成现在规模小的实用性培训。每批次做到培训先行，首先对预审小组进行培训学习。磨刀不误砍柴工，预审效果显著，做到了有的放矢，实用性强，并协同了诸多问题。

3.创新应用工具，人机有机结合

为解决物资计划人工审查效率低、机器审查机械的问题，计划审查充分应用新的应用工具，采用以“物资计划审查辅助平台”为主，人工审查为辅，对问题进行排查。人机的有机结合，进一步提高了审查效率与质量，成效明显，而且计划条目数越多，效果越明显。

4.创新协同手段，微信鼎力相助

除了传统的邮件、电话及腾讯通等协调手段外，2016年还新增了微信群：物资交流群。该群的组织创建为计划申报减少了信息不畅，大大增强了协调沟通。