运用内部控制手段 提高采购管理水平

苗静+严跃萍+吕森岩

摘要：采购活动是企业活动的首要环节，是企业一项重要的经济行为，同时也会影响到企业最终经营利润目标的实现。完善的内部控制体系是保障企业有效运行的重要手段，内部控制制度是为了企业的生存发展而制定的，有利于企业目标的实现。通过运用内部控制手段，加强对采购关键环节的控制，是提高采购工作管理水平的有效途径之一。

关键词：采购业务 内部控制 关键环节

一、提高对内部控制的认识

内部控制，是企业为了实现其经营目标，保护资产完整安全，保障会计信息资料正确可靠，确保经营方针贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。内部控制是提高企业核心竞争力的必然要求，是实现企业可持续发展的现实要求，也是提高企业经济效益的有效手段。

首先，企业的领导层应深刻认识到建立和实施一套统一的、系统的企业内部控制规范体系，有助于提高企业的管理水平和风险防范能力，促进企业竞争力。企业的所有决策，应统驭在内部控制体系之下；企业的所有活动，都应在内部控制管理之内；企业经营管理的全过程，应遵循内部控制管理要求。这既是全面提高企业经营管理水平的需要，也是实现企业可持续发展的现实要求。采购业务作为企业活动的首要环节，是企业活动中的一项重要经济行为，应是企业内部控制的关键控制点之一。加强采购环节的内部控制管理，不仅可以帮助企业降低经营成本、提高经济效益，也可以增强企业的核心竞争力。其次，采购部门的工作人员作为采购业务的直接执行人，应加强自身素质及对业务的学习，以高度的责任感认真履行本岗位职责，服从采购工作的内部控制管理要求，通过对采购过程的风险控制，使采购工作流程化、规范化、秩序化，切实实现提高采购管理水平及管理效率的目的。

二、正确评估采购的风险

企业内部控制的核心是控制活动，而控制活动是企业根据风险评估的结果，施行相应的风险应对策略，以确保内部控制目标得以实现的方法和手段。因此采购的风险评估是采购业务内部控制中非常重要的一部分。风险评估主要包括目标设定、风险识别、风险分析和风险应对。

采购业务的目标应根据企业目标与实际经营情况设定，采购业务目标的设定应考虑全面，如按质按量按时完成采购任务，经济高效地满足企业运营发展的需求；追求采购性价比最优和采购总成本最低；以招标采购为主，灵活采用多种采购形式，提高采购效率；争取有利的付款条件与付款方式，按照合同结算条款履行资金支付职责；采购过程合规合法、公平公开、规范有序；采购合同或协议符合国家法律法规、外贸政策、行业规定和企业内部管理制度等。

风险识别要充分考虑企业内部和外界所有可能发生的風险、每一个可能对企业产生影响的潜在事项。一般来说在采购环节中可能存在以下风险：采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济和信誉等损失；采购管理制度不健全、存在漏洞，或制度执行不到位、监督考核不力，导致违纪违规问题的发生；使用部门请购依据不合理、不充分，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或舞弊现象；采购验收程序不规范，可能造成资产损失或账实不符；采购合同或协议条款不符合国家相关规定或贸易政策，权责不清，审批程序不当，导致经济纠纷和经济损失等。在采购过程中应密切关注这些风险，随着市场大环境的改变，风险识别也是一个不断修正和变化的过程。企业应根据自身发展和外界环境的变化，对风险识别进行调整。

风险分析是在风险识别的基础上对风险发生的可能性和影响程度进行分析和排序，确定关键风险点及应优先控制的风险，它是风险应对的直接依据。

根据风险分析结果，企业应考虑自身风险承受能力和成本效益问题，及在技术和资源上的可行性，合理选择风险应对策略。企业应通过建立科学的风险应对机制，争取做出最大的风险应对方案。

三、合理设计采购流程

根据分析的风险应对策略，采用相应的控制措施，设计合理的采购流程，尤其是采购关键环节的流程，是采购业务内部控制管理的重点。采购关键环节应包括请购、供应商准入与采购定价机制、采购合同签订、验收入库、付款与往来核对。

（一）请购。首先企业应建立采购请购制度，明确各部门或人员的职责及相应的审批权限，严格按照预算执行的进度办理请购手续。这一环节的重点是请购事项是否经过具有审批权限的人员进行审批，以及请购内容是否与原预算相一致，这需要通过预算管理和授权审批来控制。

预算是对采购执行的制衡保障，企业应根据制定的战略发展目标以及市场调研情况，做好采购预算工作，在保障生产需求的同时避免资源浪费。各生产部门应加强预算上报的准确性、及时性，所请购物资应在预算范围内。采购部门应根据各部门的采购预算结合库存实际编制全企业的采购预算，执行预算委员会审核的采购计划，对超预算和预算范围外的采购，应在经过特别审批程序后再执行。

请购过程要明确审批的职责和权限，各部门要遵循采购请购业务制度，明确不同类型、不同级别的请购业务审批流程，确保采购请购业务按规定的审批程序执行，严禁未经审批而办理采购业务。

（二）供应商准入与采购定价机制。为减少库存的物资积压、降低采购物资的成本、节省物资供应费用，需加强对供应商和采购定价机制的管理。企业应建立供应商名录，及时、准确掌握各供应商的信誉、资金等方面信息，完善供应商档案。选择供应商的过程应公开、公平、公正，形成一套科学合理的供应商准入、选择、评价等方面的机制。了解供应商的资金状况、信誉程度及生产能力等情况，可以确保采购活动的顺利进行，同时也避免了询价人员的舞弊行为。

为提高采购效率，降低采购成本，采购部门应制定适合的采购定价机制，首先要了解研究市场价格变动趋势，确定采购执行价格或参考价格的公平合理性，避免由于信息不准确而造成的采购成本增加。其次要选择合适的采购方式，如公开招标、竞争性谈判和比质比价等，做好询价比价记录，采购过程公开透明，由监督部门对采购过程实施监督，对采购过程中出现的问题，提出整改或处置意见。

（三）采购合同签订。采购合同签订是采购过程中的一个重要环节，它是前期采购市场调研、对比同类产品、编制招标文件、组织招（议）标等一系列繁琐工作的成果体现，也是处理后期采购付款、验收等具体交易及可能出现的纠纷的主要依据。内容明确、合法有效的合同可以有效地防范和控制采购合同的法律风险，并且为企业争取最大的利益。企业可以按照采购的性质不同，建立不同的、适合的合同范本。合同范本由专业人员审查，确保合同的合法性、可行性，以保障企业的最大利益。通过合同范本管理，使企业在签订合同过程中更具主动性，不仅可以提高合同管理工作的规范化，使采购工作严谨而不失灵活，而且可以降低合同签订风险，保障企业的自身合法权益。

（四）验收入库。采购物资到货后，物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行验收，保证到货物资符合前期采购要求。企业应建立物资验收的流程、方法和标准，明确相关验收人员的权限和责任。质检部门负责物资的质量检验，检验合格后出具报告。仓储部门依据检验报告办理物资入库手续，编制入库单，登记库存明细账。这一环节的管理控制重点是物资合格标准的界定，物资验收资料是否齐全，验收入库人员是否符合不相容要求，库存明细账登记是否及时。

（五）付款与往来核对。采购部门应依据采购合同及到货情况提出申请，附齐采购合同、发票、入库单等相关资料，经过相应的审批后，提交财务部门。财务部门经过审核后进行账务处理及付款事项。企业应建立采购业务付款制度，明确相关人员的权限和职责及付款流程。这一环节的重点是付款审核是否严格，付款方式是否恰当。财务部门应当对发票等相关收据的真实性、合法性进行审核，采购部门應当严格按照合同规定办理款项支付手续。财务部门、采购部门、供应商之间应当定期核对付款余额，确保付款正确。

最后，采购部门应将采购的过程资料保存好，做好相关记录，实行全过程的登记制度或信息化管理，确保采购过程可追溯。

四、采购内控制度的有效执行

企业在建立完善的内部控制管理制度和合理的采购流程的基础上，能否有效执行是提高采购管理水平的关键。为督促采购内部控制制度的有效执行，首先，企业应当建立相应的监督和评审制度。在日常运作中对采购内控系统的关键环节进行监督，及时发现问题及时解决。独立的审计部门对内控制度的执行进行督察，对采购环节内控制度的执行进行再检查，对采购控制体系的有效性和持续性进行监督和评审，不仅可以督促和提高采购部门的工作质量，同时也促进了内部控制管理的有效运行，使内部控制体系不断得到完善。其次，建立内部控制管理考核制度及责任追究制度来强化执行力度。明确相关部门及人员在采购内部控制管理工作中的职责，加大对人员执行情况的考核，对工作责任心不强、敷衍了事，造成一定损失的人员进行责任追究，予以通报、警告处分或一定的经济处罚。通过加强对各级管理人员内部控制管理责任的追究，提高管理人员对采购内部控制管理制度的履行意识和业务水平，促进采购工作的规范运转。

完善的内部控制体系是保证企业高效运行的重要手段，因此建立内部控制管理制度是企业全面提升管理水平、强化内部经营管理的客观要求。采购内部控制制度的建设，能够使企业的采购活动全程处于受控状态，确保采购业务工作有法可依、有章可循，在满足企业正常经营的同时也可以防范采购业务带来的风险。运用内部控制管理制度，可以提高采购管理水平，同时全面提升了企业的经营管理水平。企业应在工作实践中科学运用内部控制手段，不断完善内部控制管理制度，最终达到促进企业可持续发展和提高企业综合竞争实力的目的。S

参考文献：

谢秋萍.浅议企业内部控制与风险管理[J].商业会计，2014，（14）.