谈学校固定资产的信息化管理的意义

摘 要：在学校推广固定资产管理系统，实现学校资产管理的信息化，能够有效地防止国有资产流失，促进国有资产规范管理，督促管理人员及时清查学校资产，提高工作效率，实现固定资产的绿色管理。

关键词：固定资产；国有资产；固定资产管理信息化

教育部办公厅2016年2月颁布了教技厅[2016]1号文件《2016年教育信息化工作要点》，在“深入推进教育管理信息化”部分强调：要“完善国家级教育数据中心建设，基本完成省级教育数据中心建设。实现国家级和部分省级数据中心异地灾备。做好已建管理信息系统运行维护，推动各系统整合与全面应用，基本建成覆盖全国各教育阶段的学生、教师、学校经费资产及办学条件数据库，并实现数据的“伴随式”收集、分层次开放与共享。教育管理公共服务平台开始面向政府部门、学校、师生和社会公众提供服务。”[1]覆盖全国的“教育经费资产及办学条件”数据库的建立，对学校固定资产的管理是一个福音，必然会促进学校固定资产信息化管理的进程。实现学校固定资产管理信息化意义重大。

一、能够有效地防止国有资产流失

学校常有这样的情况，办学几十年，政府投资累计数以万计，然而，真正认真盘点学校的固定资产，只有政府投入的九牛一毛，其他都不知去向。原因是多方面的，其中一个重要原因是固定资产信息登记在纸上，年久腐烂遗失，再加之有些资产管理人员责任心不强、不细心，遗漏和丢失了一些资产资料。导致，失去了追查学校资产的依据。学校实行固定资产信息化管理，肯定要建立学校固定资产信息库。要建立信息库，首先要全面清查学校的固定资产，其次才是其他工作。清查，就是要找到记录在册的实物，并把没有入账的实物登记入册。找在册的实物，就有可能追回流失到个人或者校外的国有资产，或者隐藏遗忘在角落里的国有资产，使其重新服务于学校工作。一旦学校的资产进入了信息库，并入省和国家的学校资产数据库，就不能够无缘无故地把它从数据库中删除。这样，在清理学校财物的时候，就可以根据账目上的登记，追查实物的下落，保证国有资产的存在性和完整性。

二、可以促进国有资产规范管理

完善的固定资产管理系统，能够科学、规范、全方位地管理学校的固定资产，避免人工操作的不规范和松懈。

没有使用固定资产管理系统的学校，资产的配置、登记、统计、维护、保管、清查、变动处置、资产使用、维护过程中的监督、报废、变卖、调出、盘盈、捐赠和接受捐赠等等资产活动，都是人工操作的。人是有思想的。而且人的思想受外界的影响比较大。人是有感情的，人的情感波动受周围的人、有亲情关系的人影响。人的情感确定着人的思想，人的思想决定人的行为。资产管理人员受周围人和有亲情关系人的影响，有时候会违背资产管理的原则。比如说，在录入的过程中，有些资产管理人员，或者因关系人打招呼而违规变更物品的用途，或者图省事省略一个环节，或者漏掉了一些内容，造成录入的前后不相符。由于录入的内容太多，工作人员疲惫，不想返工复查，这就出现资产管理的糊涂账。固定资产管理系统，有系统自动核对资产入库、变动、处置等过程中录入信息的功能。如果未按规定填写，就无法进入下一步流程，录入工作将不能继续。然而，录入工作又必须进行下去。这就迫使资产管理的录入人员必须查找原因，是资产变动不合法？还是资产处置不当？还是录入过程缺少了什么？在查明原因的基础上，按照国有资产管理办法的要求，做出恰当地处理。录入不能够进行，说明问题就出在这个位置。查找原因相对于手工操作结束后，从头开始一项一项复查，目的明确得多，修正也简单得多。

三、可以督促资产管理人员及时清产

固定资产管理系统有一个年度清查模块。起动这个模块，如果学校没有按照规定完成清查工作，那么系统会发出预警，甚至可限制进行下一年度的入库工作，影响到下一年的固定资产管理。而下一年的固定资产管理工作又是必须进行的。这就迫使固定资产的管理人员，要及时清查学校的资产，及时发现管理问题。常言道：小洞不补，大洞难补。小洞，即及时发现的小问题，大洞，指的是比较严重的问题。意思是说，及时发现的问题比较小，容易解决，如果不及时解决，当其发展成为大的问题，就不容易解决了。资产管理方面的问题，也是这样，及时发现的问题比较好处理，时间长了，大家对出现问题时的情景记忆模糊了，再来解决问题，就不容易了。使用固定资产管理系统的年度模块，及时发现资产管理方面的问题，能够有效地避免国有资产的流失，保证学校固定资产登录的准确性。

四、能够提高工作效率

传统的资产管理，每一个程序都要见物或者见人。不见实物，心里不踏实，也不能够肯定要清查的实物就在账目登记的位置和账面管理者手上，也许已经不存在了。要想真正弄清楚固定资产的真实状况，就需要实地查看。实地查看是需要时间的，尤其是当实物的管理者不在现场的情况，就需要资产管理人员等待。特别是遇到实物管理人员出差、请病事假，有时会耽误很长时间。固定资产管理系统可以和视频监控联网，在视频监控范围内的固定资产，可以不让实物的管理者到场，用手机与视频监控者沟通，通过视频查看固定资产的现状。这就缩短了工作的时间。

固定资产管理，需要学校各个部门的配合，和有关领导审查、签字。在传统的资产管理模式下，学校的资产管理者要往返于各个部门和领导之间，耗时费力。尤其是当有些部门的工作人员或者领导有其他事情不在岗的情况下，需要资产管理者多次往返各个部门和领导之间。固定资产管理系统是一个网络系统，可以与互联网对接。管理者只要有账号和密码，不论在什么对方，都可以登录固定资产管理系统，查看固定资产的状况，做出自己的决断，是同意，还是不同意，是签字，还是不签字。手机版的固定资产管理系统出现，学校固定资产的管理更加便捷。

另外，减少教职工往返于各归口管理部门的次数，简化办事流程，也能够提高教职工对资产管理部门的认可度和满意度。

五、绿色环保

在没有使用固定资产管理系统的情况下，录入资产信息要用到笔墨纸张。纸张的原材料是植物和树木，手写纸的原材料多是植物茎，打印纸的原材料多是树木。在加工纸张的过程中，要添加火碱等化工原料，排出的液体含有大量火碱等化学物质。当今的技术，尚无法分解其中的化学物质，只能够作为废液排出。这些废液有很强的腐蚀性，人畜和植物都不能使用，成为影响动植物生存和生长的污染物。生产笔墨，也会消耗自然资源，造成水污染和空气污染。使用固定资产管理系统，一切都是在电脑、手机上操作，不使用笔墨纸张。减少了笔墨纸张的生产量，也就减少了生产笔墨纸张所产生的污染。

新生事物具有强大生命力，总是会战胜旧事物的。社会在发展，技术在进步，这是不可抗拒的社会发展规律。固定资产管理系统是国有资产管理方面的新生事物，必然要取代传统的固定资产管理模式。所以，我们应该充分认识推广固定资产管理系统的意义，认真研究固定资产管理系统，为国有资产管理信息化做出努力。

参考文献：

[1]教育部办公厅2016年2月颁布的教技厅[2016]1号文件《2016年教育信息化工作要点》。

作者简介：

马嘉悦，女，1979年12月出生，本科，石嘴山市会计核算中心中级会计师。研究方向：财务管理。