基于就业视角下民办高校毕业生档案管理创新研究*

郑 艳

四川外国语大学重庆南方翻译学院，重庆 401120

基于就业视角下民办高校毕业生档案管理创新研究*

郑 艳*

四川外国语大学重庆南方翻译学院，重庆 401120

随着我国高等教育体制改革的不断深入，高校的不断扩招，每年高校毕业生的人数在不断上涨，就业压力较大，毕业生档案的管理就显得尤为重要，高校毕业生档案的管理质量与毕业生就业之间有着紧密的联系，而民办高校毕业生的就业更是对档案管理有着较高的要求，本文基于就业视角，研究民办高校毕业生档案管理创新。

就业视角；民办高校；毕业生档案管理

一、就业视角下民办高校毕业生档案管理的作用与意义

(一)如实反映毕业生个人经历，提高毕业生综合素质

高校培养毕业生的意义在于为国家输送德智体美劳全面发展的优秀人才，同时也是促进毕业生本身不断完善自我，提升自我，因此，毕业生档案应对学生的学习成果、生活经历及个人素质进行全面真实的反映，对学生在校期间的突出表现予以记录与奖励，毕业生档案不仅仅体现了毕业生的成长过程，也是企业与国家在用人选拔时的主要依据。

(二)完善毕业生档案，增加就业机会

在高校毕业生就业改革中，校方组织的双选会逐渐成为企业招聘高校毕业生的主要模式，在双选会上能够做到“供需见面，双向选择”，一份客观全面的档案能够使用人单位在第一时间对毕业生进行较为真实全面的了解，为用人单位选拔人才提供第一手依据，也为用人单位节约了招聘成本。民办高校毕业生通过对档案的完善，在众多竞争者中脱颖而出，为学生就业提供了更多机会。

(三)保障学生就业后的合法权利

随着档案制度的改革，个人档案已逐渐向终身制转变，实现了电子档案全国联网，学生在就业后档案不仅关系着用人单位对学生的管理，也关系学生的各项个人福利与保障，如购买五险一金、工龄计算、职称评定等，同时，毕业生继续深造或报考公务员等也需要用到档案。因此，建立全面完善的毕业生档案管理制度能够保证学生在每个阶段的合法权益得到保证。

二、现阶段民办高校毕业生档案管理存在的问题

(一)部分学生档案资料记录不规范不完整

许多民办高校毕业生档案管理中存在着编号不明，标题不清的问题，学生档案标题不规范，不清晰，标题内容与档案内容存在不匹配，用人单位在查询档案时不能第一时间明确档案的内容，使得档案查询陷入尴尬境地。另外，档案记录不完整也是高校毕业生档案管理中的重要缺陷之一，部分高校在档案记录中只注重对学生学习成果、考核评定等记录，而忽略了对学生实践能力、校外活动及实习成果的记录，使得档案评价只单一针对智力成绩进行，而学生的创新能力、实践能力和个人品质等得不到很好的体现，使用人单位在对人才进行选拔时存在较大疑虑，不能将毕业生的个人优势进行较好的展示。

(二)档案管理人员素质不高

民办高校毕业生档案管理中档案管理人员的素质不高，且人员流动性较大，对学生档案的管理不重视，部分档案管理人员也仅仅将档案管理作为自身谋生的手段，缺乏服务意识；受早年计划经济的影响，我国档案管理专业人才较少，其中从事民办高校档案工作的专业人才就更少，受过全面档案管理专业培训、懂计算机、信息化技术等现代化管理手段的工作人员也为数不多。

(三)就业单位对毕业生档案利用程度不高

毕业生档案能帮助就业单位较全面地了解毕业生的在校情况和个人素质，但通过笔者对近几年毕业生档案工作的了解，用人单位对毕业生档案的利用率并不高，以四川外国语大学重庆南方翻译学院为例，近几届毕业生工作中，用人单位到校查询毕业生档案率仅为4%，聘用毕业生后的档案利用率也只有50%，很多毕业生档案存放在人才交流市场，没有得到有效的查询利用。

(四)学生档案的信息化程度不够高

目前民办高校档案管理方式仍然较为单一，主要采用纸质档案管理方式，与飞速发展的电子信息化时代脱节，许多高校对档案管理的方法更新不重视，未能及时将信息化管理引入毕业生档案管理。纸质档案的整理多由人工完成，在整理过程中难免出现疏漏，造成档案遗失等问题，且该项工作耗时耗力巨大，严重影响了人力资源的利用率，而信息化档案的整理则可以依靠计算机进行，既精准又能省去大量人力，将管理人员从繁琐的工作中解脱出来，但部分高校仍未对此问题引起重视，档案管理依旧游离在网络之外。

三、基于就业视角下民办高校毕业生档案管理创新

(一)提高民办高校毕业生档案质量

针对高校毕业生档案存在的编号缺失、表一不清等问题进行整改，例如可以在档案袋外涉及粘贴《档案材料清单》，形成简明目录，使档案内容一目了然，方便用人单位有针对性的查询所需资料。另外，对档案的记录应进行分类与补充，如将在校期间的社会实践活动、参加职业能力培训考核、计算机等级考试、英语水平能力测试和心理健康状况等能反应民办高校毕业生实践能力和操作能力的材料展示在档案之中，凸显民办高校毕业生实践能力强，综合素质好的优点，为毕业生就业提供更多竞争优势。

(二)提高档案管理人员素质

针对民办高校档案管理人员素质不高这一问题，要加强对档案管理人员的职业技能培训，使档案管理人员掌握档案管理的科学方法，如有条件，可以选择录用一些与档案管理相关的专业的工作人员，利用其自身专业优势，优化档案管理队伍的建设；同时，档案管理人员的流动性较大是造成档案遗失的主要原因，因此，需要培养档案管理人员的专一性，加大资金投入，避免人员的频繁流动，在人员变动时需监督相关人员办理职务交接，确保档案的完整性，在档案管理部门中，应做到专人专岗，而不是由老师或辅导员兼任，做到专人专岗才能使工作人员更加细心投入的进行档案管理工作。

(三)创新档案管理模式，满足用人单位需求

在国际国内经济趋势下行，全国高校毕业生继续递增的环境下，民办高校毕业生就业压力尤其突出，因此，民办高校毕业生档案管理的创新改革应该更加注重用人单位的意见反馈，针对用人单位的需求，对毕业生档案管理进行调整。笔者于2014年至2016年，在重庆市三所民办高校的双选会上发放《毕业生档案利用需求调查问卷》1200余份，回收有效问卷1120份，针对用人单位对毕业生档案的利用程度和对毕业生档案工作的意见建议进行了问卷调查。调查中发现，目前因用人单位对毕业生档案不了解、档案材料不够全面、档案组建时间晚于就业单位到校招聘时间等原因，对毕业生档案的利用程度并不高。根据调查结果，笔者在组建四川外国语大学重庆南方翻译学院2015届和2016届毕业生档案工作中，将《入学登记表》、《就业推荐表》、奖惩文件以及各类证明材料进行提前归档，方便用人单位在双选会期间到校查阅。并利用发放问卷，现场向就业单位宣传毕业生档案利用的政策和作用，通过宣传和改进，近年毕业生档案利用率有所提升。另外，传统的二级学院分散管理对于学生档案的归档有较大的限制，且容易造成档案遗失或材料收集不全，可以采用较为集中的管理方式，如将学生在校期间的个人档案集中存放于档案室库房，并对毕业生档案材料采取统一收集，归档的方式，在保证档案安全的情况下还能节省人力资源。

(四)引入信息化管理，提高档案利用率

随着信息化时代的发展，高校的档案管理工作也应具有与时俱进的精神，由简单的纸质档案管理向纸质档案管理与信息化档案管理结合转变，对于纸质档案中的关键信息进行电脑录入，建立高校档案管理系统，方便学生及用人单位查询，同时对关键信息的电脑录入还能降低档案丢失的风险，并为纸质档案丢失后的补办等程序提供依据，信息化档案在网络上进行保存，使得档案资料的利用率增加。另外，民办高校档案工作普遍存在资金投入不够，领导不够重视的情况，可将毕业生档案工作与就业工作考评挂钩，引起领导重视，增加投入，改善毕业生档案工作条件。

四、总结

民办高校毕业生档案关系毕业生的就业问题，也关系着毕业生在今后人生中许多重大事件，民办高校毕业生与公办高校毕业生的竞争中优势不明显，因此，在就业视角下，优质的毕业生档案能够帮助学生提升优势，在激烈的职位竞争中脱颖而出，同时，也方便用人单位对毕业生情况进行了解，及时做出选择，避免人才的流失。因此，民办高校应重视毕业生档案管理模式、创新管理机制，同时对管理人员加强培训与监督力度，提升高校毕业生档案管理质量，为学生就业创造条件。

[1]陈志艳.高校学生档案管理存在的问题及对策[J].中国管理信息化，2015(08)：208.

[2]程爱荣.高校学生档案管理存在的问题与解决方法[J].科学中国人，2015(11)：96.

[3]张涛，杨飞.以就业为导向的高校学生档案管理方法优化探究[J].兰台世界，2014(11).

[4]顾杰.以就业为导向的高校学生档案管理方法优化探究[J].考试周刊，2014(72)：169-170.

*四川外国语大学重庆南方翻译学院2016年院级科研项目“基于就业视角下民办高校毕业生档案管理创新研究”(项目编号：KY2016007)成果。

郑艳(1981-)，女，汉族，硕士，重庆人，四川外国语大学重庆南方翻译学院，副研究馆员，主要研究方向：档案管理。

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