医院科研档案的网络管理平台建设

文 / 邱名金

医院科研档案的网络管理平台建设

文 / 邱名金

医院科研档案网络管理平台建设可以提高档案管理效率，在促进医院科研工作中发挥出重要作用。医院科研档案网络管理平台的建设内容包括数字化管理平台、信息数据库、官方网站等。为了促进医院科研档案事业的发展，使档案管理网络管理平台建设达到新的水平，医院需要采取一定的保障措施，包括安全策略的落实、访问权限的设置、领导层认识的到位等。

医院科研档案；网络管理平台；数字化管理

医院科研档案真实记录了医院的科研成果以及日常科研活动，对于促进医院的创新发展至关重要。在传统档案管理模式下，由于时间与空间的限制，医院科研档案很难发挥出最大价值。随着互联网技术及信息技术的快速发展，医院科研档案网络管理平台建设成为一个重要的研究课题。

一、医院科研档案网络管理平台的优势

在当前的档案领域，医院科研档案是一种较为特殊的档案形式。由于只限定在医院科研活动的范围内，医院科研档案并不像其它档案那样有着广泛的用途。但是对于医院来说，医院科研档案包括科研活动中的文字、图片、影像、数据资料等，依然有着较高的保存价值。这些原始记录能够为医学研究提供理论和实践上的依据。医院科研档案主要有五种类型：医院在开展病理分析中的实验资料、医学技术的专利证明和转让资料、医生及科研人员在国内外公开发表的专著与学术论文、各项基金课题资料、已被鉴定的相关科研成果等[1]。

传统的医院科研档案管理模式主要依靠人工方式进行管理，不但效率低下，出错的概率也非常高，这也影响到该类型档案管理的长足发展。目前，医院科研档案的网络管理平台建设引起了各大医院的重视。我国三甲及以上医院，已经有86%开始进行医院科研档案网络管理平台建设，并将其纳入到医院信息化建设的战略中，取得了较好成效[2]。由于过去很长一段时间内，医院科研档案都是用书面资料形式进行保存，难以进行信息资源共享，跟不上档案开放管理的发展步伐。而通过网络管理平台进行医院科研档案管理，能改变传统意义上的管理形态，突破时间和空间的限制，充分利用互联网为相关人员提供档案信息服务，使医院科研档案管理更加高效、快捷。此外，医院科研档案数字化还能有效优化档案管理结构，为医院节省物理储存空间，降低档案遗失的风险，促进医院科研档案的可持续发展。

二、医院科研档案网络管理平台的构建

在医院科研档案网络管理平台建设的过程中，由于每一所医院的具体情况不同，所以网络管理平台的建设内容也有所差异。医院应结合自身实际，按照相关的标准构建具有自身特色的网络管理系统。

（一）构建医院科研档案的数字化管理平台

数字化管理平台建设是医院科研档案信息化发展的基础，在功能上负责档案信息数据的录入、检索、备份、修改以及删除等工作。在医学科研活动中会产生较多的文字信息和资料，这些数据都需要专人进行录入，以实现数字化转换。但相对于以前的手工录入来说，当前的技术可以使用高速扫描仪或者其它采集设备进行快速录入，使文字信息资料的采集水平达到一个新的层次。此外，医院还可以通过备用服务器、光盘等备份方案，使医院科研档案得到更加准确、及时、妥善的归档。在网络数据库、磁介质载体等模式下，医院科研档案管理的安全性大为提高，有效延长了档案寿命。医院科研档案数字化管理平台的使用者主要是医院档案管理人员，出于系统安全及从业者的素质考虑，我们在构建该平台的过程中，需要做好一定的安全预防措施，防止病毒入侵以及档案数据被随意篡改。

一是加强硬件设施的建设。医院科研档案数字化管理平台的硬件主要有服务器、计算机、网关设备、储存介质等，其中最重要的就是服务器建设。服务器承担着系统运行的重任，要有良好散热性、防尘性、防潮性；承载架要有一定的避震功能，可以进一步提高服务器的机械强度，实现抗电磁干扰[3]。服务器还要配备UPS不间断电源，即便在突发性停电的情况下，也能维持一定时间的运转。还有漏电保护、过载保护等功能都是服务器建设不可或缺的环节。无论是服务器、计算机，还是网关设备、储存介质，都应对热插拔进行支持，从而确保系统应用具备连续性。硬件的电源、接地设施、信息通讯路线、网络接口等，都应设计好电磁兼容模式和防雷措施，进一步提高硬件的安全性。

二是加强软件建设。医院科研档案数字化管理平台本身就是一个软件系统，在软件建设中，要强化数据库建设。一般来说，在软件制造商选择方面，医院应尽量使用品牌度高、口碑好、售后服务强的软件公司产品，确保该平台的安全运行。此外，医院科研档案数字化管理平台应支持在线无干扰升级，即便在升级时也能正常使用。软件系统还应具备较强的开放性和兼容性，可以支持多形态的主机系统，使医院科研档案网络管理平台能够融入到医院一体化管理系统中。

三是正确使用防火墙。在网络安全问题层出不穷的情况下，维护系统安全刻不容缓。防火墙就是一项被大量采用的防护措施。在当前的服务器防护措施中，防火墙无疑是一种具备经济性、有效性、实际性的措施，但它并非万能。网络安全现象时刻在动态变化，而防火墙只是一种静态措施。为了提高医院科研档案管理平台的安全性，我们在采用防火墙的同时，还应结合其它防护措施，使档案管理平台的安全性达到一个新的层次。

（二）构建医院科研档案的信息数据库

数据库是维系医院科研档案管理平台正常运转的核心。在医院科研档案管理平台建设中，一些原始的文字、图片、视频等档案将实行数字化转换，存入数据库内。这需要制定严格的纸质资料数字化转换制度，采取有效的技术手段，以确保数字档案信息的完整性和真实性。数字档案的信息数据管理主要有数据库环境管理、档案目录管理、档案分类管理、卷宗密级管理等，有着严谨的工作流程，包括建库、扫描、处理、交接、备份等，都是信息数据库建设不可缺少的环节[4]。当前的数据扫描方式一般是光电扫描，速度快、信息覆盖全面。但它扫描出来的数据文件较大，需要进一步压缩并转换格式，以符合数据库储存标准。例如，word文档在扫描之后，可以转换成PDF格式，更适合数据库保存，而一些影像资料则应采取压缩的手段，尽量降低数据信息所占的容量。

从总体上看，医院科研档案信息数据库的构建主要有以下几种类型。一是课题项目数据库，用于储存医学科研的各项课题信息，包括申请人名字、课题编号、课题名称、立项时间等。通过的每一项课题都应及时归档，存入课题项目数据库。二是医学专著及学术论文数据库，用于储存科研人员及其他医护人员公开发表的各类专著论文信息，包括作者名字、刊物名称、发表时间等。三是专利证明和转让资料数据库，用于储存本院的科研专利和技术转让信息，包括新技术名称、实验资料、技术协议书、专利名称及编号、申请人、批准时间等。四是已鉴定的科研成果数据库，用于储存本院已鉴定完成的各项科研成果信息，包括科研成果编号、名称、鉴定时间、应用内容等。

（三）建立医院科研档案官方网站

医院科研档案网络管理平台信息传播的最有效形式，就是通过官方网站建设，实现对外开放，形成强大的服务链路覆盖，方便相关用户的查询，不断提高档案信息查询服务的质量[5]。医院应本着“简单易用、美观大方、功能齐全”的原则，建立起实用性较强的医院科研档案官方网站，加入用户注册、信息流转、检索查询等功能，在确保档案管理安全的前提下，实行人性化服务策略，使官方网站成为医院科研档案网络管理平台强有力的配套措施。网站设计要充分考虑到医院科研档案的保密性、真实性、专业性，要注重人机交互体验，发挥出界面友好的特色，各项信息服务应用到位，确保用户能够准确、快捷地通过医院科研档案网络管理平台查询到所需的信息，促进医院科研档案管理的可持续发展。

三、医院科研档案网络管理平台的安全保障

医院科研档案网络管理平台建设是一项长期而系统的工程，为了使该平台建设顺利完成并安全运行，需要采取一定的保障措施，主要包括安全策略的落实、访问权限的设置、领导层认识的到位等。

（一）充分落实安全策略，提升网络管理平台的安全性

医院科研档案网络管理平台建设需要采取一定的安全策略。首先，系统开发要采用最新、可靠的网络安全技术，以强化网络管理平台的安全性。网络安全是医院科研档案管理平台开发运行的基础，但是解决这一问题较为困难。医院需要建立起一支专门负责网络安全技术研究的队伍，从根本上解决网络管理平台的安全问题。其次，系统开发要配套严格、规范的医院科研档案管理制度，无论是归档、保密，还是储存、查询等制度，都需要以档案信息安全管理为前提，从制度上确保网络管理平台的运行安全。最后，要构建良好的防护环境和监督环境，为档案系统运行建立起最后一道防线，例如，医院保卫科可以对平台运行的安全监控、系统管理员设置重要主机的防护密码等。

（二）设置必要的访问权限，使系统安全得到有效保障

虽然“档案资源共享”是医院科研档案网络管理平台建设的核心目标，但是这种共享并非是无限制的。为了保障医院科研档案的有效管理，我们需要对相关用户的访问权限进行设置。只有具备一定的权限才能访问该范围内的信息。这种分级保护是行之有效的系统安全保障措施。在医院科研档案网络管理平台建设的过程中，我们应按照实际情况，给各类用户设置相应的访问权限。例如，系统管理员可以设置成最高权限，医院领导及档案管理人员次之，一般医护人员的访问权限最低。此外，我们还要按照系统访问权限的不同，设置档案资料下载、复印等相关权限，实时跟踪每一份档案的实际利用情况，进一步保障档案管理系统的安全。

（三）提高医院领导层的认识

医院科研档案网络管理平台建设需要得到医院领导的高度重视。领导层应正确认识到该类型档案管理的网络管理平台建设能够促进医院的长远发展，并及时纳入到医院整体发展战略中，充分发挥出医院科研档案的积极作用。领导层还要加强医院科研档案网络管理平台建设的投入力度，包括基础硬件投入、软件开发投入、人才配备投入等。档案信息化发展是一项长期的变革工程，目前有一些医院的档案管理人员在思想上并未完全接受，依然习惯采取传统管理模式[6]。从信息化的角度看，这给医院科研档案网络管理平台建设带来了一定影响。因此，医院领导层要做好科学的人才配备，强化本院档案管理人员的信息化业务培训，有效提升医院科研档案网络管理水平。

[1]朱红娟.浅谈医院档案信息化建设中的问题与对策[J].档案管理,2016(4):88-89.

[2]潘峰,丛玉梅.加强三级甲等综合性医院的档案管理[J].中国档案,2017(7):76-77.

[3]金爱芳.数字化技术在医学档案管理中的应用对策[J].山西档案,2015(1):76-78.

[4]浦晓雯,夏开建,张军朝.基于大数据驱动的医院档案管理数据分析方法与应用决策[J].山西档案,2016(5):78-80.

[5]张爱曾.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].档案管理,2015(6):91.

[6]陶水龙.大数据视野下档案信息化建设的新思考[J].档案学研究,2017(3):93-99.

（责任编辑：虞志坚）

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1005-9652（2017）05-0065-03

邱名金（1988-），女，海南澄迈人，海口市中医医院助理馆员，研究方向：人事档案管理。