关于档案资源管理与开发利用的探索

王小英

关于档案资源管理与开发利用的探索

王小英

档案是党和国家各项工作和人民群众各方面信息和基本情况的真实记录，是促进我国各行各业千家万户乃至各项事业科学发展的重要依据，做好档案管理及利用工作，对于维护党和国家及人民群众根本利益具有重大的现实意义。因为利用传统的档案管理方式是无法满足其要求，也无法促进档案管理工作的有效整理和保管工作。所以，在档案资源管理工作中，要认识到档案管理工作的重要性，对档案资源进行有效开发合理应用，保证档案信息管理工作向进步方向发展。

档案资源；管理；开发

档案作为重要的信息资源，在现代社会发展中，受计算机技术、数字技术以及网络技术的影响，还面对较大挑战。在这种机遇与领域下，一定要实现档案开发水平的提升，保证为我国的各个事业提供服务。

1 档案的管理与利用现状

档案在使用过程中，主要为数据、资料以及图片等相关信息，其含有最原始、最真实的信息。档案中含有的信息数量大，与各个行业的、社会各个方面信息都存在较大关系，与企业、社区、家庭、个人等都存在存在较大关系，也是国家中的最基础的资源，为信息的主要组成部分，其具有一定的使用价值。在对档案进行利用与管理期间，实现充分性发展，能促进国家经济水平的提升和发展进步，满足现代化人们的发展需求[1]。在各个地区发展中，都在加强文化建设，利用当前区域性资源，将档案历史信息充分展现。所以说，认识到档案管理与利用的重要性，发挥正确的使用作用，能够为档案工作的实施提供有利条件。在现代化信息社会发展下，给档案的管理和利用工作提出了新的、更高的要求。然而，目前绝大多数基层单位在档案管理工作过程中，只从事“你来查，我来找”的“被动服务”模式，而忽视“我提供，你选择”的“主动服务”模式；还有些基层档案管理单位只注重收集和保存工作，认为“安全第一”当然没有错，认为档案“不丢失、不损坏”就履行了管理职责也似乎没有问题，但不去考虑如何开发利用手头的档案资料，为现实各项工作服务，长期致使档案资料“束之高阁”，就会导致无法发挥和利用档案信息资源，无法开发档案信息的“潜力”，严重影响档案工作质量及档案价值的结果[2]。

2 档案管理与利用工作发挥的必要性

档案为工作中的基础条件，管理工作为档案工作中的主要部分[3]。该工作在实施过程中，为一个独立的发展环境，在档案工作中，需要遵循相关的实施原则，对档案存在的完整性与安全性进行管理，保证档案的使用质量，这样才能使档案的使用意义充分发挥出来，才能促进档案管理工作的有效执行。对于一些基层单位，一般对档案进行收集与整理，基于党与政府、上级部门贯彻的政策与方案，结合当前的实际发展情况，对各个工作中存在的真实情况进行记录与分析。在该工作中，基于信息的记载，不仅能真实反应出基层单位的实施发展情况，还能将原始信息充分利用。在档案信息工作中，最为主要的就是要做好管理工作，并在管理的基础上实现合理利用[4]。在工作中，具体的实施内容表现为三方面。其一，为档案检索工作提供使用工具，保证能够对档案进行介绍、分析等，使工作期间的准备阶段。其二，利用各种手段与执行方式，能够为档案以及相关资料的各个部分实现服务，该工作为档案利用期间最为核心的部分。其三，根据馆（室）藏档案内容制发档案证明，能够为使用人员提供解答、服务、编写等各个方面的工作，促进档案的有效利用和开发。档案工作在执行期间，最为基本的任务就是实现档案资源的开发性，对其利用为档案实现价值最为有力途径。所以，对档案进行管理与利用，在整个档案工作中发挥十分重要的作用[5]。

3 档案管理与利用工作中产生的问题

在目前发展与建设过程中，基于我国信息资源使用的安全性进行分析。信息资源的开发与利用，其中使用的硬件和软件都是从国外引进的，该工作对我国的档案信息资源质量、使用安全性产生较大影响，导致档案信息资源无法得以应用和开发，在实际工作中，面对较大挑战和压力[6]。档案的管理与利用水平与现代化信息发展存在较大关系，当其中存在问题，都是人们在思想认识上不足引起的，同时，在档案管理与利用过程中，也没有为其建立标准、完善的执行体系。不仅如此，在工作中，对档案资源进行开发无法体现出科学性，进而导致档案资源在管理与利用期间，出现明显的不规范、不科学现象。在该工作执行下，产生的一系列问题主要是在工作中没有按照相关标准和规范有效执行，无法实现人与机械的良好衔接，在信息资源建设与开发期间，无法达到人与人之间的交流和沟通，在各个环节上都面对较大问题，影响了工作的整体性发展和建设[7]。

4 做好档案管理与利用的几点思考

在档案进行管理与利用过程中，需要在几个方面进行思考。首先，各个单位的领导需要加强对该工作的重视，在对档案进行管理与开发工作中，为了实现档案资源的充分利用，需要单位领导人员参与到管理工作中，为其提出有效的是决策。而且，为了促进档案资源的有效管理，还需要提高管理人员的素质和自身能力，保证他们能在轻松、愉快地氛围下工作，实现档案管理工作使用设施的完善性。不仅如此，在工作中，还需要作好档案收集工作、整理工作以及保存工作等，这些工作作为基础性要素，不仅能保证档案的完整使用，促进其真实性，还能实现档案管理工作的规范化实施。在档案资源进行开发与利用期间，还需要以正确的思想积极引导，充分发挥工作主动意识，明确工作中的主要思路和发展方向，解决工作中遇到的困难和问题，促进档案资源工作的有效实施[8]。每个档案工作人员的自身职责还需要更明确，为了充分发挥工作人员的主观意识，需要在工作中引进经验丰富、工作能力的强的人员，并依据相关规范给予鼓励。在现代化发展工作中，一定要将转变的发展模式进行转变，促进现代信息化管理，在对档案信息资源进行维护与管理工作中，还需要保证其安全，保证为实现档案资源的效率化应用提供服务。尤其在档案管理工作中的馆藏档案中，为使其更完善，可以实现数字化发展，这样不仅能满足现代化发展需求，还能为现代化工作的积极发展提供动力[9]。从机构设置、人员配备、资金投入等方面，对内部档案管理机构进行合理调整，注重引进专门的档案人才，培养高素质的档案管理队伍，提高档案管理与服务质量。把档案的利用率作为衡量自身工作成绩的一个重要标准。进一步加大对档案管理硬件设备的合理配置，以现代化管理手段为主，加快网络互联网的实施，实现档案电子联网检索，使档案资源信息开发利用工作取得立竿见影的成果，挖掘档案资源信息的最大“潜力”，以此满足社会各行各业对档案资源信息的需求[10]。

总之，要充分认识档案信息资源与档案利用工作的重要性和必要性，使全社会形成重视档案管理工作，调动各方面的积极因素，努力创造开发利用档案资源的氛围，挖掘档案信息资源的“潜力”，结合本机关本单位的实际，把所谓的“死档案”变为真正的“活信息”，进一步发挥档案资源信息对现实工作服务的作用。

[1]吴春艳.会计档案的管理、开发、利用和维护[J].中小企业管理与科技，2016（4）：63.

[2]曹阳.浅谈高校基建档案资源的管理与开发[J].城建档案，2016（1）：40-41.

[3]李强华.高职院校科研档案规范化管理探索[J].产业与科技论坛，2015，14（10）：222-223.

[4]艾琦.运用地理信息系统开发北京地区档案资源[J].北京档案，2014（10）：19-21.

[5]曾文英.论企业档案资源的有效开发[J].城建档案，2016（5）：98-99.

[6]严永官.论“档案信息资源开发中的主体”——与陈忠海、常大伟商榷[J].档案管理，2015（6）：17-19.

[7]周志波.企业档案管理原则和制度的探讨[J].大科技，2017（1）：24.

[8]赵惠芳.浅论疾控档案资源的开发及利用[J].人力资源管理，2015（7）：306.

[9]冉晋.大数据背景下区域性高校档案资源的开发与利用[J].赤峰学院学报（自然科学版），2016，32（7）：99-101.

[10]彭彦权.医院档案资源的开发与利用[J].卷宗，2015（11）：605.

Exploration on the Development and Utilization of Archival Resources

WANG Xiaoying Record Room Instrument, Shanxi Ningwu County People's Hospital, Ningwu Shanxi 036700, China

Archives is a real record of the work of Party and state and the masses of the people in all aspects of information and basic information, is an important basis for promoting the development of science in all walks of life and even thousands of households of various undertakings in our country, and make use of archives management, it has great realistic significance for the maintenance of the party and the state and the fundamental interests of the people.Because the use of traditional fi le management is unable to meet their requirements, but also can not promote the effective management of archives management and storage work.Therefore, in the file resources management work, we must recognize the importance of the file management, file resources for the effective development of rational application, to ensure that the file information management to the direction of development.

fi le resources; management; development

G273

A

1674-9308（2017）09-0059-02

10.3969/j.issn.1674-9308.2017.09.029

山西省宁武县人民医院文书档案室，山西 宁武 036700