论数字化干部人事档案管理

钟启超

（中共云南省委党校 组织人事处，云南 昆明 650111）

论数字化干部人事档案管理

钟启超

（中共云南省委党校 组织人事处，云南 昆明 650111）

数字化干部人事档案管理，是随着科学技术发展而产生的有别于传统纸质干部人事档案管理的新的档案管理形态。相对于传统纸质干部人事档案管理的弊端及繁琐程序，数字化干部人事档案管理具有安全性、集约性、节约性、高效性、实效性、规范性等优势。但是，这种新的管理模式，也受制于档案的信息管理技术和档案管理人员的业务素质等因素。因此，推广数字化干部人事档案管理，要高度重视干部人事档案的价值、部门协同配合推进数字化干部人事档案管理、纸质档案同步实现标准化和规范化管理、管理理念也要向服务化转变。具体操作上，要完善数字化干部人事档案技术管理，建立人事档案数据库系统、人事档案搜索引擎和电子副本、管理风控机制等，同时要注重提高数字化干部人事档案管理人员的业务素质。

数字化；干部人事档案；档案价值；标准化；规范化；协同推进

数字化干部人事档案管理是指随着计算机、扫描、数字摄影（录音、录像）、数据库和存储等技术的发展而产生的对干部人事档案进行存储、加工、检索、传输的一种新型档案管理形态，能够实现档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查借阅等日常工作的数字化，并可以通过网络系统，实现档案信息资源的共享。科学技术的飞速发展，既为档案的现代化管理提供了先决条件，也对传统纸质干部人事档案管理模式带来了挑战。目前，大多数干部人事档案仍以手工方式、纸质材料为主，其管理弊端及繁琐程序日益凸显。因此，数字化干部人事档案管理也是广大档案管理工作者亟须研究的一项全新课题。

一、数字化干部人事档案管理的优势

数字化干部档案管理在操作层面一般是把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用。相对于传统纸质干部人事档案管理形式，数字化干部人事档案管理主要有以下优势。

（一）安全性

干部人事档案需要永远保存，所以，一旦档案材料出现灭失的情况，往往很难予以还原和替代。在传统纸质干部人事档案管理过程中，档案材料经常会出现损坏等情况，数字化档案则没有这种风险，档案存储的安全性更高。数字化干部档案管理通过数字化录入、电子档案的建立以及信息化管理，可以替代原件使用，减少纸质档案的翻阅次数，延长其使用寿命。

（二）集约性

传统纸质干部人事档案管理，一般都实行有形的库房存储，存储空间非常有限。数字档案的存储介质，从纸张等转变为光盘、硬盘等新型载体。这些载体体量小、容量大，可以有效地节省档案的存储空间，因此，可以有效地突破空间局限，为实现档案信息资源共享创造了有利的条件。

（三）节约性

传统纸质干部人事档案材料的数字化，既是“无纸化办公”的重要内容，符合保护环境、节约资源的大趋势，又可以充分实现资源共享，从而节省很多物力和财力。这些节省下来的资源，一是用来促进数字化干部人事档案管理系统的统一化、风险控制机制的完善化等。二是用来奖励数字化干部人事档案的管理人员和参与人员等，是一举多得的好事。

（四）高效性

传统纸质干部人事档案管理模式，由于是以纸质材料为主，所以，查阅、借阅、转递等工作，一直处于一种封闭的状态，查找和增添档案材料都需要手工操作，比较繁琐。数字化干部档案管理实现从手工检索到电脑检索的转变，档案管理人员仅仅需要根据系统操作提示，省去了逐卷逐页查找的时间，极大地提高了工作效率。

（五）实效性

传统纸质干部人事档案管理从信息收集、加工整理到入库存档，往往要多人协作，经过多个环节，花很长的时间。这样，有时就会造成信息过时，影响档案材料使用的实效性，给干部管理带来诸多不便。数字化干部人事档案管理可以避免这个问题，及时进行信息更新，从而保证档案材料使用的准确性。［1］

（六）规范性

数字化干部档案可以有效地杜绝在查阅档案过程中可能发生的抽取、撤换、涂改等现象的发生，既提高了档案管理的规范性，又保障了档案的真实性。同时，数字化干部档案管理系统建设，为档案管理由静态管理转化为动态管理提供了必要条件。

二、数字化干部档案管理的制约因素

（一）信息技术尚不能满足干部人事档案管理的要求

信息技术是数字化干部人事档案管理中的核心，因此，可以这样讲，信息技术的发展与应用水平，直接决定了数字化干部人事档案管理的效能。由于我国的数字化干部档案管理还处于起步阶段，档案信息技术发展与数字化干部人事档案管理的实际需求，还有一定的差距。第一，很多关键技术难题未能有效突破，制约了档案管理人员的数字化档案管理工作，甚至还有可能降低档案管理的效能。第二，目前的网络安全技术尚不能完全杜绝干部人事档案面临的泄密和篡改的风险。第三，当下很多单位的数字化档案管理硬件严重缺乏，计算机的作用往往局限于信息录入、编辑和文件打印，加之许多设备存在老化或过时的现象，软件的搜索功能和兼容性也比较差，影响了档案数字化的推进速度和效率。

（二）档案管理人员的业务素质亟待提高

相对于传统纸质干部人事档案管理而言，数字化干部人事档案管理与信息技术有着重要关联，这就对档案管理者的综合素质提出了新的更高的要求，因为人事档案数量庞大，内容复杂，而且要求保密。但是，当前既懂档案业务知识，又精通计算机管理的复合型档案管理人员短缺，成为干部人事档案数字化建设过程中的一大瓶颈。档案管理员大都缺乏数字化档案管理专业知识的系统培训，另外，档案管理员工作流动性相对较大，极大制约了数字化档案管理的发展。

基于此，目前，多数干部人事档案管理工作仍停留在传统纸质管理阶段，以“保管型”的管档方式为主，缺乏干部人事档案数字化管理系统，无纸化阅档基本没有实现，仍靠人工管理、手工检索，工作量大、效率低下、准确性差。既不利于档案的保管利用，又影响了服务效率。

三、切实推进数字化干部人事档案管理的着力点

（一）高度重视干部人事档案的价值和数字化工作

档案有着自身不可替代的价值。档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性，它是主体（档案利用者及其利用需求）与客体（不同时代产生的各种类型、载体、内容的档案）之间的关系范畴。［1］干部人事档案是干部个人情况的反映以及参与社会活动的记载，包括干部学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖惩处罚等，是个人发展的重要考察依据之一。纸质干部人事档案具有唯一性，一旦灭失无法补救，所以，要大力推广数字化干部人事档案管理，保护好纸质干部人事档案。

（二）部门协同配合，推进数字化干部人事档案管理

数字化干部人事档案管理，不仅在系统上涉及干部统计、党员统计等，也涉及包括班子建设、干部任免、干部教育、党员管理等多项内容。因此，应当全员参与，明确干部人事档案信息采集的分工，形成科学、有序、规范、协调的运行机制，实现资源整合、避免重复劳动。尤其要避免只有先进数字化干部人事档案管理的设备，但是没有主观上的配合和支持的现象发生。要加大对干部人事档案数字化管理的宣传力度，让单位各部门认识到数字档案的重要性，鼓励大家积极参与到档案的建设中。

（三）同步实现纸质档案的标准化和规范化管理

目前，在干部档案数字化建设中，纸质档案标准化和规范化的落后，制约了档案数字化的发展。要推进干部档案数字化和信息化建设，就必须抓好干部纸质档案信息的标准化和规范化。干部档案的标准化和规范化其本身也是一个非常系统的工程，如果在纸质档案的标准化和规范化取得实质性进展，那么，干部档案数字化建设将有质的飞跃。

（四）从被动提供服务向主动提供服务转变

传统纸质干部人事档案管理中，收集档案、归集档案是工作的重点，致使档案的利用率并不高，其服务效能没有得到充分发挥。数字化的档案更加具有智能性，能够突破原来“一档一查”的局限性，因此，数字化干部人事档案管理中，要注意管理理念的服务化，不应再以被动提供服务为主要的服务方式，而应根据相关的信息需求主动提供服务。［2］

（五）完善数字化干部人事档案的技术管理方式

1.建立人事档案数据库系统。要干部人事档案管理数字化，首要的问题是建立干部人事档案数据库。目前已有许多公务员管理的软件，比如公务员信息统计、党员信息统计、干部情况统计、学历学位统计等软件，但由于这些软件各自侧重点不同，所以，实践中往往会出现重复录入的问题，造成了资源的浪费。为了能更好地统筹各种公务员统计的软件，在干部人事档案数据库的选择方面，最好兼顾软件的标准化、安全性、网络环境、后续技术等几个方面。［3］中央组织部开发的全国组织干部人事管理信息系统《信息结构体系》，是实现干部信息标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，［4］必须选取建立在此基础上的软件。

2.建立人事档案搜索引擎和电子副本。如前所述，为了避免干部人事档案查阅中的原始档案灭失的问题，以及避免查阅档案过程中可能发生的抽取、撤换、涂改档案材料等现象的发生，同时，为了提高档案管理工作人员的工作效率，建立快捷的干部人事档案搜索引擎，有利于档案管理人员记录档案的入库和出库情况。建立干部人事档案副本，就需要对干部人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料。这样，可以避免查阅使用档案过程中潜在的不安全、不规范的风险，提高工作效率，实现干部人事档案纸质与数据格式并存，降低档案管理工作人员的工作强度，减少相关手续，简化办事流程。

3.建立数字化干部人事档案管理风控机制。干部人事档案，如果采用数字化管理方式，必须对网络进出口进行严格把控，对相关链接和数据进行加密，安装身份认证系统和网络防火墙和杀毒软件，并且需要保证系统的各个组成部分都能有效保持在同一个水平，能够通过网络等相关手段进行适当适时的链接。只有这样，才能发挥系统整体的优越性，提高整个系统的综合运行能力，向组织人事等部门提供优质高效的人才档案信息服务，以实现干部人事档案信息资源的有效共享。

（六）着力提高数字化干部人事档案管理人员的业务素质

档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为干部人事档案工作人员，第一，要不断提高自身的政治素养和专业素质，增强责任感和使命感，把干部人事档案工作看作是一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，坚持原则、严守纪律、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。第二，要努力掌握科学管理的原则和方法，积极探索新的信息管理模式，进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。

总之，数字化干部人事档案管理建设是对传统纸质干部人事档案管理工作的一次创新，能够切实提高档案的利用效率，真正有效地发挥好档案材料的凭证、依据和参考作用，［5］能够提高干部人事档案管理工作的效率和水平、促进干部人事档案管理更加制度化和规范化。数字化干部人事档案管理，也是一项综合性强、具有创新意义的系统工程，对提高干部队伍素质，增强组织人事部门创新能力，更好地服务于人才人事工作，也有积极的促进作用。

［1］陈红.推进环保档案管理信息化浅议［J］.商业文化，2011（07）.

［2］丘军江,林蔚.档案管理信息平台的深化与应用［J］.中国 电力教育，2011（27）．

［3］朱艳莹.浅谈新时期事业单位档案的数字化管理［J］.当代 经济，2011（06）．

［4］刘惠霞.浅谈数字化档案管理［J］.城建档案，2011（12）.［5］王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略［J］.档案学通讯，2011（06）.

［6］李惠萍.档案信息化发展方向——档案数字化［J］.云南档案，2009（11）.

责任编辑：万泳延

D 631.13

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1671-2994（2017）02-0174-03

2016-08-17

钟启超（1977-），男，湖北保康人，中共云南省委党校组织人事处助理馆员。研究方向：干部人事档案管理。