企业档案管理的发展方向—档案知识管理

姚海燕

档案管理工作经历了法国大革命中“档案人权宣言”，档案由封闭向开放发展，由服务少数阶层，向服务民众发展。而随着信息技术的推进，知识经济的发展，围绕档案管理的新变革——档案知识管理悄然推进，为企业档案管理指明了发展方向。

企业档案管理知识管理

一、何为知识管理

知识管理是管理科学更深一个层次的理念及思想的延伸，知识管理的发展主要是依靠人们的知识资源的高度重视和深入了解。一般情况下大众把知识管理范围划分为两种：第一是隐性知识，第二是显性知识。显性知识又称明晰知识、外显知识是指“能明确表达的知识”，即人们可以通过人际交流、书籍、期刊杂志、软件和数据库等方式获取，能表明其含义的。在行动中所蕴含的未被表述的知识，称为隐性知识。知识管理是指组织的管理者通过对组织内外部的显性知识和隐性知识的获取、存储、传递和应用活动进行管理和利用，以达到提高组织创造价值的能力。

知识管理其实是一种管理理念，它必须与实际的企业管理相结合才用其生命力。笔者认为，相对于企业而言，知识管理是指企业以信息化的手段来管理企业的各类智力资本，使之与企业其他资本相结合，为企业各项业务发展服务，推动企业整体向前发展。

二、知识管理与档案管理的关系

档案记录着人类在历史社会活动中的全过程的事实、数据、知识、经验、教训等，是知识的一种表现形态，具有存储信息的知识功能。档案管理是通过对档案的收集、整理、管理、开发利用，实现档案留存历史，服务当下的价值。通过档案信息资源的开发利用，是有效传递显性知识和隐性知识的有效途径。

档案管理与知识管理的关系，有学者认为，知识管理是现代档案管理工作的新阶段，也有人认为知识管理是档案开发利用阶段的一个组成部分，笔者认为知识管理是档案管理新的发展方向，是组织档案开发利用的一次升华。对于档案来说大致经历了以下两次革命，第一次为法国大革命时期颁布的《穑月七日档案法令》，标志着档案由封闭走向开放，素有“档案人权宣言”之称；档案的第二次革命是基于信息技术革命，带来的档案管理手段的进步，解放了档案工作人员，有计算机和软件代替了原来繁杂的人工操作。笔者认为档案管理的第三次革命，将是以知识管理为发展方向的档案管理变革，知识管理将唤醒沉睡的海量档案信息资源，将带来社会、组织对档案的极大重视。

或者我们可以这样认为，知识管理是工作的手段，档案管理是工作的内容，而档案是企业的资本、资源，通过知识管理的方式来管理企业的档案资源并配置优化。

三、企业档案知识管理的开展需要哪些基础工作

可以说，到目前为止，知识管理还是一个概念化的管理理念，在档案管理中应用知识管理的模式更是一个创新大胆的尝试。因为建立一种新的管理模式就意味着对旧的管理模式及其组织结构的否定。知识管理之于旧的管理体系，是推到重建，还是逐步优化，并没有绝对的对错之分。企业的档案管理在向知识管理过渡中，应根据实际情况，实事求是，量力而行。

企业档案管理要发展成知识管理，需要做好以下几个方面：

第一，企业档案知识管理要建立在档案信息化高度发达的基础上。可以说档案信息化是档案知识管理的基础。档案知识管理要建立在海量的档案信息资源的可获取、可挖掘、可传播、可理解的基础上，在传统纸质档案的基础上开展档案知识管理，效率低、质量差。对传统的纸质档案进行数字化加工，开发档案系统与其他各业务系统接口，收集电子文件，通过数据挖掘技术和大数据技术，开展数据集成、数据存储、数据分析、语义处理与可视化数据挖掘问题，研究深层次知识挖掘的方法和技术。

第二，企业档案知识管理要建立在新型的人与档案之间的关系上。要建立档案知识管理，需要档案充分的融入企业的各项工作中，让企业员工在工作中能随时随地的能查阅到档案，并能确保在工作中形成的显性和隐性的知识能通过档案的形式进行保管和分享。

在信息技术尚未广泛运用在企业日常管理之前，档案管理位于整个企业线性管理的未端，与其他企业运营模块之间是一种单程的点对点关系。随着信息技术的发展，各种信息系统中企业运营和发展中发挥越来越重要的作用。信息化成为企业管理和运营不可或缺的重要手段。档案作为信息，也逐渐成为企业发展的智力资本。这种变化不但给档案利用模式带来了根本性的变革，也对档案管理者提出了新的更高的要求。

第三，企业档案知识管理要建立在新的档案管理体制。在目前的企业档案管理体制中，由企业的的档案部门集中统一管理全企业的档案，需要同时负责收、管、存、用等各个业务环节，而企业的档案负责人人数基本都是很少，在应付基本的档案管理工作已经显得捉襟见肘，更别提开展档案知识管理。要企业通过增加档案工作人员来满足档案知识管理，估计也很少有企业有如此的先进之名。企业档案管理体制的变革，开展档案管理的社会化，打破以往专职档案员开展档案管理工作，发展成为企业全员参与，企业档案管理和档案信息资源和档案知识开发中。甚至是开展企业档案知识管理外包，由专门的信息资源和知识管理公司负责企业档案知识开发和提供利用工作。

第四，应作好用户需求分析，根据需要，建立符合企业发展规划的知识管理体系。不同的企业对知识管理的需求是不一样的，同一企业在不同的发展阶段也是不一样的。企业的档案管理在向知识管理过渡中，实事求是的分析企业实际的需求和发展现状，以及企业本身信息化建设的水平。并梳理各业务在档案利用中的具体需求，结合企业业务和原有档案管理模块，以用户需求为导向，以企业自身发展为牵引，建立符合企业长远发展档案知识管理系统。参考文献：

[1]任越，知识管理中档案价值的重新发现[M]，档案学通讯，2012（05）.

[2]张晓娟，我国档案馆运用知识管理的案例研究——以武汉市城建档案馆为例[M]，档案学研究，2010（04）.

[3]贾玲，知识管理不能取代档案管理——再论档案管理与知识管理的关系[M]，档案学研究，2015（04）.

[4]冷雪，近十年我国档案学与图书馆学领域知识管理研究的计量分析[M]，档案学研究，2013（12）.

[5]陈艳，价值·挑战·策略——知识管理视角下高校基金会档案管理探析[M]，档案学研究，2014（08）.

[6]毛丽萍，知识管理对档案工作的启示[M]，档案学研究，2011（08）.