对企业工程物资管理常见问题的反思

文晓明

【摘 要】工程物资管理是工程建设项目的重要组成部分，高效专业的工程物资管理不仅是实施工程建设项目的基本保障，也能够让企业获得更大的经济效益。结合实际工作，本文分析了工程物资管理常见的问题，并针对薄弱环节提出改善和提升的思路举措，为基层单位工程物资管理提供参考。

【关键词】工程物资管理；预算管理；信息系统

工程项目管理是涉及到工程质量、进度、安全、造价的综合管理，其中工程物资管理贯穿工程项目管理的全过程。对工程物资的全过程、精细化管理是降低工程造价，保证工程进度，达到工程建设质量要求的关键，能够为生产经营发展提供基础保障，并最终提高企业的经济效益和社会效益。

一、工程物资管理的意义

在工程项目管理中，工程物资管理的作用是对企业工程项目建设所需各种物资的计划编制、采购订货、运输组织、库存保管、合理供应、领发消耗、废旧回收等各项管理工作的汇总。主要包括物资收货、发货、退库、调拨、配送、供应商备货等具体操作环节，每一个环节都需要财务、工程管理、采购等部门共同配合才能完成。作为在建工程的物流，良好高效的物资管理，能够有效降低工程成本、杜绝浪费、保证施工生产和提高企业经济效益。从实践看，工程物资管理不仅是物资部门的采购管理，更应是企业决策层和管理者关注的事项。同时，也是各岗位人员共同参与和监督的组合管理，只有全员的参与，才能有效构筑和畅通工程物资管理的完整链条。

二、工程物资管理存在的问题

笔者曾经参加工程现场检查工作，现场检查的工作方式，主要是通过召集各专业相关人员组成检查组，通过资金大小、项目属性等随机抽样选择被检查工程项目，并围绕工程资料、建设随工、物资管理、交资送审等开展项目评估工作。通过以问题为导向的现场检查，能够比较全面地呈现基层单位工程项目管理的问题，有利于加以针对性的集中整改。根据实地检查，现将基层单位工程物资管理一般存在的共性问题作一分析。

1.专业人才队伍匮缺

基层单位从事物资管理的人员一般文化不高，物资管理技能不足，对物资管理理解不深，对正确工作的方式方法掌握不够，加之如果单位培训缺位，则更难以对工程项目有全流程的整体认知，从而很难把握自身定位，由此造成物资混乱、账实不符、延误工期等。当前，零库存管理和工程项目外包情况十分常见，一些单位采购的工程物资通常直接发货到施工现场，并由下级机构或施工方人员代收，由于清点接货、验货、移送等环节控制不到位，人员责任心等问题更是难以得到保障，往往导致物料遗失、混用、损坏，施工浪费、结余料不退库等现象较多。

2.需求源头把关不严

物资需求是工程物资管理的源头，但往往因为重视不够或管理不到位，导致在物资管理的最初环节出现问题，例如以成本名义购入工程物资或者挪用工程物资用于日常经营生产耗费，造成库存结构失真、工程项目预算失衡；又如先开工后立项，白条抵库，导致后期无法销账，造成账实不符；一些应急性、临时性项目管理粗放，先领料再设计或者超设计领料，大量物资后期退库，额外增加了库外保管风险；当施工方为多家单位的，还可能出现项目间私下调拨物资的情况，造成实际使用量与设计、决算不一致。

3.库存管理不尽规范

不按库存管理制度规范操作，造成账实不符。例如，工程物资入库后不及时入账、领料单已开具但物资又未及时领走、物资分散保存等情况，造成库中有实物但无账目；或是物资领用后未及时销账，造成有账无实物，或者账上登记情况与实际情况不符。有的单位物资仓库没有定期盘点，更无盘点记录。仓储管理上，如自有库存与供应商库存混放，未作分区管理；部分物资未做防雨、防潮保护，导致外包装损毁，在工程使用时已遭到损坏；有些物资仓储存在安全隐患，如高价值物资长期存放在室外仓库保管，货位、物料、通道、制度标识缺失等。

4.信息系统应用不够

现代企业仅靠手工操作难以实现对物资的高效精准管理，借助信息系统平台将是必然趋势。但对信息系统平台的开发和应用，也有一个渐近提升的过程。实际工作中，存在物资管理系统与财务管理系统没有很好对接，两个系统数据无法及时更新、传递和共享，仍然需要手工对账；又或者物资管理系统与财务系统虽有关联，但仍然做不到与手工操作同步，造成实物账与财务账不尽一致，大量的数据分析仍然需要手工完成。又如因拆除物资退库不规范，竣工资料中实际拆除设备清单、交接清单、入库单，材料平衡表、缴料清单等资料缺失，都可能加大实物与系统数据的核对难度，形成物资入库入账风险。

三、企业加强工程物资管理的思路

1.培养专业人才队伍

工程物资管理需要有较强的工作责任心、具备一定专业素养的人员才能胜任。尤其是外包模式下的工程项目，更需要物资管理人员主动站位，充分履职。企业要围绕项目的组织实施作好分工，要将物资管理、建设、财务、审计等部门的职责细化分解到人头，尤其针对物流链条上各个衔接点的职责予以重点明确，克服“山头主义”，杜绝只关注自身环节，对其他环节不支撑、不服务现象。要组织开展更多的物资管理专业培训，如通过外培内训、师带徒等方式，培养一支专业的物资管理人才队伍，全面掌握专业知识，汲取借鉴兄弟单位的经验做法为我所用，持续打造人才软实力。同时，还应强化监督考核。通过设置量化的考核指标，诸如余料占领料比、余料集中度等指标，纳入对应的专业考评体系，倒逼物资管理人员的能力加快提升。

2.健全物资管理制度

健全的制度是管好工程物资的前提。一方面，是制度体系的建立完善；另一方面，还要同等重视对管理制度的遵守执行。制度制订既要坚持政策性、原则性和导向性，同时，也要兼顾企业实际，避免虽然有制度，但无法严格执行或者是执行走样的两张皮现象，最终仅让制度停留纸上，而不对实际工作产生影响。

管理制度应当包括库存物资管理办法，以适应物资供应链管理要求，在规范库存物资管理，优化库存物资结构，减少库存成本，实现库存物资管理精确化上发挥作用。库存物资调拔办法，以盘活库存物资，有效提高物资利用率，规范物资调拨流程，加强调拨实物管理，实现更大范围的资源优化配置。呆滞物资处置办法，用以规范呆滞物资的处置，提高库存资源利用效率，减少积压，提高周转速度，降低库存物资对企业资金的占用。物流管理办法，通过构建高效的物流体系，规范物流管理，提高物流运作效率，降低物流成本，有力支撑企业经营发展。仓储管理办法，规范物资仓储管理，加强并促进物资的精细化布局。废旧物资回收与处置管理办法，通过对积压、拆旧、报废等物资的管理，防范处置风险，提高处置收益，深入挖掘废旧物资价值，持续改善企业经济效益。

3.加强物资预算管理

工程物资一般具有种类多，资金占用高的特点，采购、配送、装卸、保管、领料等环节链条长、工序多，增加了管理控制的难度。因此，科学合理的事前控制尤显重要。物资需求预算管理，需要建设、采购和财务部门充分协同，立足企业长远规划，结合年度发展计划，按照年度建设目标，编制好物资需求总计划、进度需求计划，以及采购和资金需求计划等，并作为专业部门的工作遵循，根据实际执行情况进行动态调整优化。凡事预则立，不预则废，没有很好的计划方案和沟通机制，将容易导致各部门自行其是，造成物料配置多寡不均、停工待料、质量不达标等问题，最终影响工程项目进度，给企业带来损失。

4.紧盯三个关键环节

发起采购是物资管理的起初环节，在坚持“以需定采、谁提需求谁负责”原则前提下，要落实需求部门对工程物资的主体责任，提高需求的准确性。同时，也要对物资采购实行归口管理，规范执行采购制度，通过料源管理、价格管理和必要的价格考核激励等机制，增强成本控制意识和物资质量控制意识，把好物料的引入关。

仓储管理最为考验企业物资管理的基本功。在物流业快速发展的今天，许多企业侧重采用零库存战略，对强化仓储管理或有弱化。仓储管理包括入库验收、日常账务管理、堆放管理、出库发料等工作内容，既能促进物资流转高效，又能够保证物料平稳供应。同时，还能够为新料采购和呆滞物资管理提供参考。如果库存管理混乱，不及时与物资系统进行数据更新对接，往往造成账实不符，给物资流转管理带来新的问题。

物资使用管理主要涉及对物资的具体领取使用和回收维护。需要建立完善的物资编号，尤其对一些高价值的工程设备、机具仪表、备品备件等物资，要建立规范的请领台账记录，注重对物资使用中的过程维护和跟踪监督，按照物资流向形成可追溯的责任机制，以明确的使用考核要求，促进实现物尽其用。

5.重视物资系统控制

充分利用计算机信息技术，引进先进的物资管理系统平台，是降低物资管理成本、提升项目效率的有力保障。通过物资管理系统控制，能够一目了然地了解各类物资的最新动态，实现对采购、配送、使用、处置等全过程管控。通过信息管理系统控制，还能够实现数据充分共享，减少信息衰耗，降低沟通成本，许多费时费力的统计表、分析报告都可以由系统平台自动生成并实时提供。利用信息系统平台，还能够从根本上减少人为因素的随意干预，在物资出入库、领用、盘点检查等基础管理上，都能够得到明显改善，从而使得工程物资管理水平实现跃升。

工程物资管理涉及的部门多、规则复杂、流程线条长、时间跨度久，施工中出现的物资问题往往不易预见，轻则影响资金效益效率，造成工程质量不达标，重则产生违法乱纪的案件，给企业及涉事人员带来损失和教训。提升工程物资管理，必须要从围绕企业大局，提高建设效率，降低项目成本，提升企业经济价值的高度予以足够重视，通过工程建设、采购、财务等专业部门的通力协同，方能更好地推动工程物资管理迈上新台阶。

参考文献：

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