人事档案管理人员胜任力探究

白芝梅

【摘要】在我国越来越注重人才培养的今天，企事业单位应当注重培养优秀的人才，使之在各自的岗位上充分发挥作用，为促进企事业单位更好发展作出贡献。就以人事档案管理人员来说，了解人事档案管理工作需要根据管理人员的实际情况，有意识地强化管理人员的胜任力，可以使其在落实各项管理工作的过程中有良好的表现，使各项管理工作高质高效地完成，提高人事档案的利用价值，为企事业单位更好地制定战略决策或工作方针提供依据。由此看来，不断强化人事档案管理人员的胜任力是非常必要的。以下本文将通过分析胜任力的概念，进而探究如何强化人事档案管理人员的胜任力。

【关键词】人事档案；管理人员；胜任力

人事档案管理人员是负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的工作人员，在提高人事档案管理水平方面发挥着重要作用。基于此，可以保证人事档案管理人员水平的提高，可以使人事档案管理各项工作有效且合理地落实，充分发挥作用，提高人事档案的利用价值，为企事业单位更好地制定战略决策或工作方针提供重要依据。但是，通过对我国企事业单位的了解，确定人事档案管理人员的胜任力不强，难以切实有效地执行各项人事档案管理工作，导致管理作用难以充分发挥。对此，应当加强人事档案管理人员胜任力的调查研究，进而提出有针对性的措施来强化人事档案管理人员，提高人事档案管理人员的整体水平。

一、胜任力及胜任力模型分析

有关权威专家以绩效标准为参照，认为胜任力是形成个人绩效的深层原因，并且不排斥个人的潜在特性或行为，将胜任力作为特质和行为的不同面的组合。但并不是所有的行为都是胜任力的表现，稳定的、可描述的、能预测高绩效的那部分行为被视为胜任力。基于此，学术界将“胜任力”定义为：在实际情景中能预测并能成功解决问题的因素和特质，即个体所具备的、能够以之在某个或者某些具体职位上取得最优绩效表现的内在稳定特征或特点。这充分说明了人们应当具备胜任力，只有具备了胜任力，才能胜任岗位工作，并且高质高效地完成岗位工作，这对于自身未来的发展有很大帮助。

二、人事档案管理人员胜任力的调查研究

（一）研究对象。出于深入了解人事档案管理人员胜任力情况，笔者以某地区国有企业人事档案管理人员为对象，展开相关资料的调查研究工作。

（二）研究工具。通过笔者所掌握的某地区国有企业人事档案管理人员相关研究资料，采用的研究工具有两种，即一般资料和测评工具。一般资料包括人事档案管理人员姓名、性别、年龄、职称、学历、工作年限等方面的信息；而测评工具是指通过大量资料回顾，进行类比分析、综合对照，提出胜任力测评标准，公平公正、合情合理地进行分析研究工作。

（三）研究范围。考虑到研究材料是否合理将直接影响后续人事档案管理人员胜任力，在进行人事档案管理人员调查研究设计中，结合人事档案管理工作实际情况及管理人员的日常表现，确定对人事档案管理人员进行专业知识储备能力、档案价值鉴定能力、档案收集能力、档案整理能力、统计分析能力、档案保管与维护能力、信息检索能力、应对突发事件能力、信息化管理能力等方面进行考察。

（四）调查结果与分析。经过以上调查研究的执行，最终显示的调查结果是人事档案管理人员的胜任力与年龄、职称、工作年限有很大关系，与学历的关联甚少。

基于调查研究结果显示，确定人事档案管理人员胜任力调查研究之中，对专业知识、信息检索、应对突发事件、信息化管理等方面进行了考察，最终确定人事档案管理人员的年龄、职称及工作年限对其胜任力影响较大，这充分说明了人事档案管理人员随着年龄的不断增长、工作年限的不断增长、岗位工作的不断了解，能够使管理人员的工作经验更加丰富、知识储备更多、工作技能更强，进而提升了档案管理人员的胜任力。当然，调查结果也说明了学历对人事档案管理人员胜任力影响不大，这侧面说明了我国高等人事档案管理教育不佳，尤其是本科教育，缺乏统一的人事档案管理教育标准及课程体系，导致人事档案管理人员在学习期间未能得到有效的教育和培养，促使其人事档案管理知识掌握不扎实，管理技能不强。

三、人事档案管理人员胜任力研究

通过对我国企事业单位人事档案管理人员胜任力表现情况来看，确定人事档案管理人员的胜任力有待提高。又因上文调查之中，确定人事档案管理人员胜任力与年龄、职称及工作年限等方面有很大关系，所以要想真正意义上提高人事档案管理人员的胜任力，笔者建议采取以下措施：

（一）强化领导的现代化管理意识。人事档案管理要做到与时俱进，如此才能使其真正发挥作用，规范、监督、控制人事档案的各个方面，提高人事档案的利用价值。当然，要想实现人事档案管理与时俱进，需要改变企事业单位领导及管理人员的意识，也就是强化领导及管理者的现代化管理意识，使其能够充分认识到现代化人事档案管理实施的重要性，如此才能加大人事档案信息化建设力度，提高人事档案管理信息化水平，以便更加合理、有效、科学地实施各项管理工作，加强人事档案收集、整理、分析等方面的监管，提高人事档案的利用价值。

（二）构建规范人事档案管理人员胜任力模型。在我国进行新一轮改革的今天，为了使企事业单位能够适应这种新形势，并且在市场环境之中良好发展，应当注意强化人事档案管理人员的胜任力，使之可以在各种岗位上作出贡献，以便在制定战略决策或工作计划时能够充分利用人事档案，为企事业单位找出路、谋发展。对于人事档案管理人员胜任力的强化，应当构建规范化的人事档案管理人员胜任力模型，分析影响管理人员胜任力的因素，以此为依据制定针对性的培训或教育活动，使管理人员在这一过程中能够完善知识结构、强化管理技能、提升综合素质等，以便其更好地胜任岗位工作。在此需要说明的是，胜任力模型有两种，即冰山模型和洋葱模型，两者模型之间存在一定的区别，所以在构建胜任力模型时，需要了解人事档案管理实际情况及管理人员的实际情况，选择适合的模型，那么后续人事档案管理人员胜任力影响因素的分析才准确。

四、结束语

通过对企事业单位人事档案管理人员胜任力表现情况的了解，确定人事档案管理人员胜任力的高低，直接决定人事档案管理质量的高低。而目前诸多企事业单位人事档案管理人员胜任力不强，难以有效地处理岗位工作，致使人事档案管理作用大打折扣。针对此种情况，笔者建议实施强化企事业单位领导的现代化管理意识、规范人事档案管理人员胜任力模型等措施，如此可以提高人事档案管理人员的胜任力，使之更好地胜任人事档案管理工作，做好一系列的管理工作，提高人事档案的利用价值。所以，强化人事档案管理人员的胜任力，利于将其培养成优秀管理人才，为企事业单位作出贡献。

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