浅谈公有住房档案的规范化管理

文/广东省湛江市房产管理局霞山房管站 何玉颜



浅谈公有住房档案的规范化管理

文/广东省湛江市房产管理局霞山房管站 何玉颜

【摘要】随着我国住房保障制度体系得以建设和完善，各类保障性住房项目得到落实。由此产生的住房档案管理需求不断增加，本文从公有住房档案管理的相关概念、特点以及要求入手，探讨了公有住房档案管理现状和不足，提出了加强公有住房档案规范化管理的建议。

【关键词】公有住房；档案管理；规范化

一、公有住房档案管理概述

（一）公有住房档案管理概念。公有住房档案是对国家、政府或国有企业、事业单位建设的住宅信息进行管理的文档统称，公有住房档案依据公有住房的特殊性质而专门形成有关档案管理部门，通常是当地房管局，在档案管理过程中依据公有住房的实时变动情况进行档案更新工作。由公有住房性质决定了公有住房档案管理是针对公有住房的相关文件实体和房屋信息进行管理的一项工作，并且通过管理为有需求的机关或个人提供各项服务。

（二）公有住房档案管理特点。

1.公房档案管理具有动态性的特点。由于公房的承租人可能存在变动，公有住房档案登记完成后，依然可以依据变动情况做出更改，例如承租人家庭收入、住房面积等，档案管理人需要及时对新的变化做出及时补充和更新。

2.公房档案管理具有系统性的特点，建立公房档案管理规章制度和管理人员培训，公房档案收集整理和存库保存，文本记录和信息化系统建设等，都需建立系统化的管理机制。

3.公有住房档案管理具有时间延续性的特点，即档案管理中需要对涉及的承租人信息、房屋信息等内容进行延续性的管理，并非像一般房地产一样一旦售出，档案管理就移交。

（三）公有住房档案管理要求。

1.一般情况依照各市的公有住房类型分为直管公房和保障性住房。直管公房档案管理的特点是由住房保障管理部门直接管理，因为该房屋类型的国有资产性质始终不会改变。而保障性住房有多重来源，其档案管理需要对来源进行详细的统计，对房屋的使用者情况、限定标准、价格和租金等特点进行详细的记录。

2.公有住房具有特殊的性质，在档案管理中尤其需要注重其基础性作用，为了杜绝房屋资格造假、骗租分配等现象，需要对公有住房信息进行详细的记录，利用行政手段为公房管理提供有效的信息支持。

二、公有住房档案管理现状和不足

（一）公有住房档案管理的现状。以湛江市为例，霞山房管站是湛江市房产管理局属下负责管理湛江市霞山片区公房的公益性事业单位，现有公房档案约5000卷，按照“一户一卷”的立卷原则，已完成3600卷的规范化整理，余下的正在整理当中。针对湛江市的公有住房建设构成情况，将公房档案管理分为三大类，分别是廉租住房、公有租赁住房以及直管公房三大类档案管理，并依据其承租人的变化及时更新档案信息,设立了专门档案室；有专门存放档案的库房；安排了专人管理；购置了抽湿机、消毒机、空调机、档案柜等档案保管设备。制订并完善了《霞山房管站档案室管理制度》、《霞山房管站档案借阅登记制度》等相关制度。在原有书面文本化管理的基础上，将3600卷档案录入电脑管理系统，进行了初步的信息化处理。

（二）公有住房档案管理的不足。

1.当前公有住房档案管理不够规范，主要表现在国家没有明确的相关技术规程和法律法规等等。

2.公有住房档案管理的信息化程度不足，由于公有住房产权档案的管理跨越时间段较长，随着时代的发展其管理方式也应当产生相应的变化，过去单一的纸质管理已经不能满足当代管理的要求，尤其缺乏信息化管理技术和系统建设。

3.档案管理专业人才匮乏。目前我国公房档案管理人员普遍存在专业性较低的问题，对公房性质了解程度不够，不能及时更新信息，造成档案管理不够严谨。对于特殊公房档案资料，需要专门人员来管理，从而适应当前社会发展的需要。

三、加强公有住房档案规范化管理的建议

（一）加强公有住房档案管理的法律法规制度建设。我国住房城乡建设部于2012年印发了《住房保障档案管理办法》，依照该办法：应当按照“一套一档”的原则建立完善公房档案，客观真实地反应公房管理现状。与此同时，结合地方公房建设的特点，进行地方相关公房档案管理条款的完善和补充，为地方公房相关信息的使用提供更全面的法律法规保障。

（二）加强直管公房档案的数字化工作。在原有纸质管理的基础上，结合互联网信息管理技术，建设信息化软件管理系统，通过数字化解决档案的执行凭证问题，实现档案信息的安全访问和安全管理。并利用计算机使档案实现永久保存，通过数字化管理使管理人员能够运用计算机完成档案修改、阅读以及检查等工作，保证了档案的安全性和便捷性。

（三）注重人才的培养。加强档案人员的专业素质培养，建设一支专业管理能力强的复合型人才队伍。既要培养档案管理人员的档案管理技术，也要培养管理人员的数字化应用技术，适应现代社会发展的需要，通过培训提高公房档案管理的效率，实现公有住房档案管理的规范化。

【参考文献】

[1]冯圆.大数据在国有事业单位房产管理中的应用[D].西安工业大学,2015.

[2]常州市直属房产管理处建立老旧公房“健康档案”[N].档案与建设,2014:59-61.