试论新形势下声像档案的管理与利用

文/抚顺市科技馆 刘晓菲



试论新形势下声像档案的管理与利用

文/抚顺市科技馆 刘晓菲

【摘要】随着新技术的发展，声像档案的种类和管理内容发生了很大的变化，本文着重从加强制度建设、提高业务人员素质、实施统一管理、强化过程控制、落实保管措施和保证文件安全等几个方面论述了新形势下声像档案管理与利用的基本对策。

【关键词】声像档案；管理；利用

声像档案是档案的一个重要种类，是保存在胶片、相纸、磁盘、光盘等感光材料或磁性材料上的影像和声音，并辅以文字说明的一个档案种类。它是单位或个人瞬间和阶段的真实记录，具有其他档案不可替代的历史作用，是单位档案管理的重要组成部分。随着信息技术的不断发展，声像档案的数量和种类将越来越多，对该类档案的管理与利用值得我们去认真思考和探索。

一、健全规章制度，确保档案管理有章可循

与传统的纸质档案相比，声像档案在内容和形式上都有很大的不同，有其便于储存、记录真实等特点，因而档案部门在对声像档案进行收集时，应采取有针对性的制度来保证其管理的完整性。特别是由于声像档案的可复制性和删改无痕迹性，与传统的纸质档案有共同点也有很多的区别，声像档案的保护应贯串于电子文件的整个生命周期，就是要对所保存的声像档案制定一个从收集、整理、保管到移交档案室整个过程严格的管理制度。档案人员要依法管理，落实法规和制度，形成良好的档案工作氛围，确保声像档案管理的质量。

二、加强业务培训，提高档案人员管理能力

新形势下，档案人员不但需要很强的档案管理能力，而且还应掌握计算机信息技术，才能更好地对声像档案进行归档、检索和利用。但是长时间以来，档案管理人员已经习惯于以纸质文件为主要载体的传统管理方式，现在面对新技术条件下的声像档案，感到无从下手，因此全面加强对档案人员的有关专业知识和技能培训迫在眉睫。应通过多种方式加强对档案人员的培训，使档案管理人员提高工作技能，尽快熟悉声像档案管理业务，掌握声像档案管理流程，独立开展工作。档案工作者也要不断充实、调整自身的知识，改进与提高专业素质，适应档案管理现代化的步伐，做档案管理与信息化管理的复合型人才。

三、实行集中管理，确保声像档案管理质量

声像档案由于其自身与其他的特殊性，因此应由专门的部门统一对声像档案进行管理，确保实现档案管理的科学化、专业化和资源一体化。档案管理部门应该担负起管理声像档案的责任。从收集、归档、存储、移交到销毁全过程的按照规章制度进行，避免由于非专业人员的管理造成文件的丢失和破坏，还能加强声像文件之间以及声像文件与其他档案之间的联系，使声像档案发挥最大的作用。

四、强化过程控制，确保声像档案有效管理

声像文件归档过程中，应注意登记文件的容量及形成时间，发现文件可能被修改，应及时查找原因，并尽可能恢复原文件的初始面貌。声像文件归档一般保存2套，减少声像档案在保存过程中会出现读写错误造成文件丢失的可能性，提高电子档案的安全性和可靠性。在声像档案进行移交时，交接双方应编制移交目录，并按照目录要求清点签字。有复制需求时，应办理相关的审批手续。机构撤销合并、声像档案应与其他档案一起移交心得档案管理部门，不得擅自保留、转交或销毁。照片档案要按年代进行分类。另外同一类的照片应按其拍摄时间思维顺序编号，同时应配备文字说明，文字说明应包括时间、地点、人物、背景、缘由、作者等基本内容。文字说明要求简洁而且语言通顺。销毁声像档案时，须由档案管理部门鉴定，单位主管领导批准后方可实施。声像档案与其他档案相比有其特殊的保管要求，一方面声像档案要与其他的文书档案分别存放，独立成卷，另一方面要设立专用的声像档案库房，库房最好在相对独立的场所，库房要符合防盗、防火、防水、防虫、防光等具体的要求，库房钥匙要有专人掌握，非管理人员出入库房时要建立出入台账，每次都要进行登记，确保档案能够得到有效防护。同时录音带、录像带等要采取定期倒带检查等保护措施，如发现有断裂、损坏的迹象，要及时采取措施处理；声像档案每年要全面清点一次。

五、强化风险意识，加强声像档案保密管理

档案管理部门要不断增强做好声像档案保密工作的责任感和使命感，加强声像档案保密宣传工作的力度，通过对相关法律法规知识的学习，多渠道、全方位地宣传声像档案保密工作。要根据机密性档案的保密范围、保密时限等进行分类，并随时掌握涉密等级变化情况，减少涉密档案的管理压力，有利于对声像档案后期的管理。对涉密计算机逐台设置开机密码，重要目录设置密钥口令进行身份认证，对计算机病毒进行查毒杀毒，并为涉密计算机配置防视频泄密干扰器等安全保密防范措施；要加强对涉密声像文件的印制、保管、清理、归档、销毁工作的保密安全措施。

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