新《会计档案管理办法》施行下高校财务档案管理探析

文/沈阳建筑大学档案馆 田佳妤



新《会计档案管理办法》施行下高校财务档案管理探析

文/沈阳建筑大学档案馆 田佳妤

【摘要】本文通过对新旧《会计档案管理办法》的解读，明晰新《会计档案管理办法》内容，探讨在新《管理办法》施行下，如何加强高校财务档案管理。

【关键词】新会计档案管理办法；解读；建议措施

高校财务档案是记录和反映学校在管理运行中形成的重要财务往来资料和原始凭证，是学校在行政、教学、科研等一系列往来业务中形成的历史记录，同时也是高校档案管理部门档案门类中的重要组成部分。

随着国家经济的发展和科技时代的变迁，各单位财务信息化水平日益提升，越来越多的会计凭证、报表等均已由原来的手工操作转变成以电子形式产生和传输，由此形成了大量的电子档案。1998年修订的《会计档案管理办法》已无法适应经济社会发展的需要，为更快更好地适应经济社会的快速发展，财政部、国家档案局于2010年起对原管理办法进行调研，经过研讨和试点，于2015年12月正式修订，并于2016年1月1日起施行。随着新《会计档案管理办法》的修订施行，高校档案管理部门如何以新管理办法为准绳，制定新的顺应社会发展的财务档案管理体系，是高校财务档案管理中所面临的一个重要问题。

一、新旧《会计档案管理办法》变化对照

1998年32号《会计档案管理办法》中，共有21条款，2016 年79号令施行的新《会计档案管理办法》分为31条款。对照新旧管理办法，分别在会计档案的定义和范围、电子会计档案管理要求、会计档案销毁程序、会计档案出境管理要求、会计档案定期保管期限等五方面对档案管理进行了调整，调整后的管理办法更有利于契合大数据时代的发展，推动互联网创新经济，形成绿色低碳的发展方式，进而推进国家治理能力现代化。

（一）完善了会计档案的定义和范围。新《会计档案管理办法》中，对于会计档案定义阐述的更加明晰和全面，“指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。”定义中将电子会计档案纳入会计档案范畴。在档案归档范围中，删除了会计凭证类中的汇总凭证和其他会计凭证；删除了财务报告类中的会计报表、附表、附注及文字说明及其他财务报告；增加了其他类中的纳税申报表、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

（二）增加并明确了电子会计档案的管理要求。新《管理办法》中第三条会计档案定义中，首先明确了“包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案”，将电子会计档案纳入会计档案管理范畴。对于电子会计档案管理要求，原《管理办法》中规定，“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案”“并报财政部、国家档案局备案”。新的《管理办法》中，则规定“单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。”即不用报备即可使用计算机等技术手段管理会计档案。对于不需要打印成纸质会计档案的具体情况，新的《管理办法》也有明确阐述，即从形成的电子会计资料的来源、使用的会计核算系统、电子档案管理系统、安全防范措施、备份制度、保存价值界定、电子签名等七方面进行了具体要求。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存的必须同时满足新《管理办法》第八条中的第一至六项规定；单位外部接收的电子资料仅以电子形式保存的，必须同时满足新《管理办法》第八条和第九条规定。

（三）完善了会计档案销毁程序。首先，档案销毁鉴定工作由原来的档案机构与会计机构提出销毁意见，改为“由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构共同进行”。第二，编制会计档案销毁清册由原来的档案机构和会计机构共同完成，变更为档案机构负责。第三，签署销毁意见由原来的单位负责人改为由“单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见”。第四，组织销毁工作由原来的档案机构和会计机构共同监销，改为档案机构负责，并与会计管理机构共同监销。第五，对于未结清的债权债务凭证，不得销毁需单独抽出的纸质凭证，增加了需要在“会计档案鉴定意见书”中列明、电子会计档案单独转存。

（四）明确了会计档案出境的管理要求。会计档案出境管理由原来的“我国境内所有单位的会计档案不得携带出境”，改为“单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。”

（五）调整了会计档案的定期保管期限，并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。原《管理办法》第八条，会计档案保管期限定期分为3年、5年、10年、15年、25年，新的《管理办法》第十四条中，将定期保管期限划分为10年和30年，即会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限延长至30年，其他辅助会计资料的最低保管期限延长至10年。

二、新《会计档案管理办法》施行下，高校财务档案管理建议

（一）把握新《会计档案管理办法》方向，加强宣传，做好新旧管理衔接。首先要从思想上加强重视，在财务档案管理工作中，对单位负责人及财务、审计、档案相关人员进行新《管理办法》的解读和培训，强化管理人员的责任意识，以新《管理办法》施行为契机，加强业务培训。对外进行财务档案重要意义的宣传，强化全民意识。按照财务部、国家档案局发布的《关于新旧会计档案管理办法有关衔接规定的通知》精神，做好新《管理办法》出台后高校财务档案管理的平稳过渡。

（二）修订单位会计档案管理办法，加快财务档案管理步伐。以新的《管理办法》为准绳，调整单位会计档案管理办法，做好电子财务档案管理工作。

【参考文献】

[1](98)财会字第32号.会计档案管理办法[M].财政部国家档案局,1998.

[2]张晓芳.财务档案管理中的问题和对策分析[J].办公室业务,2015(12).