关于加强农业科研档案收集工作的思考

文/江苏省农业科学院办公室 汪洁



关于加强农业科研档案收集工作的思考

文/江苏省农业科学院办公室 汪洁

【摘要】文章分析了影响当前农业科研单位科研档案收集工作的主要因素，总结了科研档案收集工作的方式，提出加强档案工作宣传与培训、健全档案规章制度，建立专兼职档案人员工作网络，转变档案管理理念等建议。

【关键词】农业科研档案；档案收集；建议

农业科研档案是反映农业科学研究活动的真实记录，是重要的农业科技信息资源。农业科研单位做好科研档案的收集工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，是开发利用农业科研档案信息资源的基础，也是维护本单位科技成果和知识产权利益的需要。

一、农业科研档案收集工作的影响因素

随着农业科技事业的发展，农业科研单位的科研档案管理工作取得了新的成效，但科研档案收集难的问题仍普遍存在。除了农业科研档案形成周期长的客观原因外，科研人员认识不到位，档案部门管理手段缺失，也会导致科研档案收集不完整，归纳起来主要存在以下方面影响因素。

（一）科研文件材料来源分散，收集齐全难度大。由于农业科研工作周期长、区域性强等特殊性，特别是多单位、多学科、多成员协同合作、联合攻关的科研项目，所形成的科研文件材料涉及范围广、来源分散、成果性强，收集完整成套材料有一定难度。

（二）部分科研人员的档案意识淡薄。有些科研人员重视科研课题的申报立项，而对科研文件材料的形成、积累和归档的重要性认识不足，平时科研工作中不注意保存过程性文件材料，特别容易忽略科研实验的原始记录；有些科研人员存在强烈的保密意识，不主动配合档案管理人员的工作，不愿意将核心的原始数据和研究成果材料移交归档，从而人为造成科研材料的缺失，影响了科研档案的完整性。

（三）科研档案管理规章制度不完善。农业科研单位的科研档案管理工作涉及档案管理部门、科研管理部门、科研业务部门及科研人员等多个主体，若档案管理工作制度中没有明确各主体的职责，缺乏规范化的工作依据，缺少行之有效的制约措施，科研档案管理人员难以行使其监管权力，无法有序开展收集归档工作。

（四）科研档案数字化管理程度不高。随着农业科技事业的发展及办公系统的推广应用，农业科研活动产生的材料成果形式也逐渐发生变化，电子文件形式的科研档案开始大量出现。传统的纸质档案收集管理方式已不能完全适应现代化的档案管理需求。由于科研档案管理系统的不完善以及对电子文件收集归档工作的忽视，农业科研单位的科研电子文件资料多处于分散无序状态，尚不能做到及时收集归档，得不到有效利用。

二、农业科研档案收集工作的方法

档案收集工作是档案管理部门按照一定的原则和方法将档案集中保存的一项工作。农业科研档案的收集工作要依据农业科研活动的特殊性，遵循农业科研档案形成的自然规律，保证档案的完整和准确。

农业科研档案收集的主要内容包括科研准备阶段、研究实施阶段、推广应用阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段等各阶段形成的各类科研文件材料。由于农业科研活动各阶段形成的科研文件材料具有内在联系性，因此农业科研档案具有成套性、系统性的特点。档案管理人员应把握这一规律，在科研档案收集工作中勤催、勤要、勤收，采取多种方式相结合适时进行收集。

（一）接收归档与现场收集相结合。农业科研单位的档案收集工作主要是由本单位档案管理部门通过接收科研文件材料来完成，但农业科研项目往往参与人员较多，各类科技文件材料容易分散在个人手中，不利于最终的收集工作，因此，档案管理部门应主动深入到科研业务部门、项目组，根据科研工作进度，抓住关键阶段或环节进行现场收集。

（二）定期收集与随时收集相结合。农业科研档案的收集可配合日常工作，采取及时、灵活、简便的随时收集与集中收集相结合的方式。如在各科研业务部门中设立兼职档案管理人员，由兼职档案管理人员开展日常科研文件材料的收集、整理工作，再由档案管理部门定期集中收集。

（三）对内收集与对外收集相结合。农业科研项目经常涉及多个单位，有些科研材料散落在外单位，因此，档案管理部门不仅要做好作为项目主持单位的本单位内部科研档案的收集工作，还要做好项目协作单位科研材料的收集工作。为了便于开展对外单位科研档案的收集，在本单位与相关单位签订的项目合作协议中需明确项目有关文件及档案的归属、责任、移交时间等问题，以保证整套科研档案材料的完整性。

三、加强农业科研档案收集管理的建议

（一）加强档案工作宣传与培训，提高农业科研人员的档案意识。农业科研单位的档案管理部门应借助参与新进职工培训、科研管理工作会议及科研项目的中期检查，组织开展兼职档案员培训学习等活动，积极宣传国家档案法规和本单位的科研档案管理制度，增强科研人员的档案意识和归档意识。我国《档案法》明确规定，对国家规定的应当立卷归档的材料，必须定期向本单位档案机构移交集中管理，任何个人不得据为己有。只有让每位科技人员都认识到科研档案的重要性和归档的必要性，他们才会自觉按照归档要求，将科研活动中的各类文件材料收齐整理移交档案管理部门。

（二）健全档案规章制度，将科研档案的收集归档工作纳入管理制度。农业科研单位的档案部门应遵照国家档案行政管理部门的有关规定，结合本单位的实际情况，与科研管理部门共同研究建立科研档案协同管理工作机制，确保分工明确、各司其职。通过完善科研档案管理制度，修订科研文件材料的归档范围，对科研档案的形成、积累、收集、归档做出明确要求和规定，将责任落实到人，使科研档案的收集有章可循、有据可依，做到应归尽归，应收尽收。以江苏省农业科学院为例，近年重新制定了科研档案管理办法，进一步明确科研档案的归档范围，包括对科研活动中产生的电子文件提出收集要求，建立课题主持人立卷归档的责任制，规定由课题主持人负责课题文件材料的积累、收集整理和归档，并将科研档案的归档情况纳入年度考核工作中，促使科研人员平时自觉做好科技文件材料的收集和归档。

（三）建立专兼职档案工作人员网络，提高档案收集质量。农业科研单位常年承担国家、省部级各类科研项目数百项，每年有许多新增、在研、结题项目，产生大量科技文件，档案收集工作仅依靠专职档案人员来完成是不现实的，有必要建立高素质、专业化的兼职档案员队伍，形成档案管理部门、科研管理部门、科研业务部门、科研人员协同管理的档案工作网络。各科研业务部门的兼职档案员往往是科技文件形成的参与者，熟悉文件的形成过程，掌握科研进度，由他们承担所在课题文件的收集、立卷工作，有利于保证档案的内在质量。

（四）转变管理理念，由归档管理转向参与科研全过程管理。农业科研单位的档案管理部门要从重视归档后的监管转向对科研文件材料形成过程和形成前的监管和服务指导。在信息服务数字化的背景下，农业科研单位应借助信息化建设的契机，开发先进的科研档案管理信息系统，并使之嵌入科研管理系统中，实现科研活动全过程信息化管理，档案收集工作直接延伸到科研项目立项、检查、验收等节点上，使科研项目电子文件材料的形成、积累、整理、归档等始终处于受控状态，确保科研活动中形成的文件都能及时收集归档。

档案收集工作是档案工作的起点和基础，也是档案工作中的重要环节，档案收集得是否齐全、准确决定了档案的利用价值，对档案工作的质量有着重要的影响。农业科研单位只有做到及时、准确、全面、系统地收集科研活动中各阶段形成的文件材料，才能为建立完整、高质量的农业科研档案打好基础，才能为农业科技创新工作提供有效的服务保障。

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