规范档案管理对学校发展建设的重要性研究

文/德宏职业学院 杨东燕



规范档案管理对学校发展建设的重要性研究

文/德宏职业学院 杨东燕

【摘要】对于学校档案的管理工作来说，学校档案不仅是陈放在学校档案室中的基础资料，也是对学校发展的真实记录。学校档案真实地记录了学校的成长，它能直观地描绘出学校基础建设和学科建设的过程。它为学校的持续发展提供了重要的文献和资料，一定程度上影响着学校的未来建设。本文针对当今学校档案管理的现状进行了简要的分析，并着重阐释了规范档案管理对学校发展的重要意义，列举了规范档案管理的有效策略，旨在使学校的相关档案管理人员优化意识，更加科学化地开展学校档案管理。

【关键词】档案管理；学校发展；重要性

在学校的成长过程中，学校档案是一种用文字、图片以及影像记录真实情况的媒介，能直观地展示出学校建设中相关的教学教研活动，能对学校领导的重要决策以及整体发展趋势进行有效的评估。对于学校的基础建设来说，学校档案不仅关系到整个学校的良性发展，也关系到职工和学生的基本权益。

一、学校档案管理工作的现状分析

（一）学校档案管理人员管理意识模糊。在完整的学校管理结构中，不仅包括基础的行政款项管理、基础教师和学生管理，也包括对于基础档案资料的管理，但是多数学校往往忽略这一点，并没有充分意识到学校档案对于学校发展的重要意义。多数学校更多地关注基础的教学工作，却忽略了本质的行政要求和具体工作，认为档案工作的好坏与否并不影响学校的整体发展，这就造成了学校档案管理工作不规范、学校档案管理制度不健全、监督机制不标准等现象，甚至有的规模较小的学校干脆就没有设立相应的综合管理档案室，形成了学校内整体档案资源匮乏的管理弊病。

（二）学校档案资料不完整。从学校的档案管理角度来说，没有树立良好的归档意识，也就造成了整体学校档案残缺不全的现象，在基础的学校日常工作中，相关档案管理人员没有给予档案管理高度的重视，日常资料不能及时地留存，只有在面临检查期间，会进行相关的收集工作，档案管理整体流于形式。有的学校部分档案会留存在相应的部门人员手中，没有建立统一的管理，档案出现归档错误、散失结构、档案丢失等情况，这对于档案的共享以及继续发展没有任何益处。

（三）学校档案不够开放，档案利用率不高。对于学校档案的建设和发展来说，不是一个闭门造车的过程，需要相关管理人员及时共享，并积极利用。但是部分学校的档案管理人员由于自身管理意识的淡漠，疏于档案管理，学校档案的整体利用率明显降低，虽然会完成一些简单的装订整理工作，却没有专业的搜集和整理。另外，有部分学校的档案管理人员缺乏专业的管理知识和经验，没有形成系统化的档案管理，这就造成整体档案管理形式和结构封闭，没有形成高效的档案利用效率，整体档案管理工作失去了应有的实用价值。

二、规范档案管理对学校工作开展的重要性分析

（一）规范档案管理为学校树立积极向上的形象。随着教育体制改革进程的推进，学校面临着一定的市场竞争压力，导致学校不仅要集中力量优化相应的师资力量和硬件管理，也要提高学校的软文化实力，要集中针对学校的整体管理工作进行深层次的挖掘。学校档案建立的过程，是对学校的情况以及教育结构直观的回顾，是学校建立良好形象以及完整价值体系的过程，学校只有清晰地意识到这一点，才能在档案管理过程中健全更加完整有效的管理机制。

（二）规范档案管理利于学校管理工作开展。在具体的档案记录中，除了对学校整体行政工作的数据和信息反映，还会留存整个学校年度教学资料，关系到整个学校内部的情况，学校在发展过程中，只有对档案管理建立标准化的结构模式，才能有效利用学校档案内记录的相应资料，形成统一健全的管理体系。另外，由于档案管理过程中，包含学校发展的基础材料，这就对领导建立健全相关指导方针有一定的推动作用，能直观地体现出学校的各项问题和优势，学校的相关领导可以针对相应问题提出学校的整体发展规划。并且，若是在学校的实际管理过程中出现瓶颈问题，学校的相关领导可以通过学校的基础档案进行根源的追溯，并充分结合一些过往的经验，制定相应的解决措施。

（三）规范档案管理利于学校资质评估。如今是竞争的时代，教育部门会对各个学校建立有效的评估机制，以促进学校自身的发展，在评估项目运行过程中，无论是基础的组织建构，还是基本的评估指标，都会以实际材料为评估基础，从而对学校的整体管理结构和成果进行汇总。学校档案管理质量的高低，在进行材料推送的过程中就能清晰地反映出来。档案的内容和基础结构是各项学校资质评估的根本，只有保证整体档案内容的完整和及时，才能对整个评估结构产生积极的推动作用，若是基础资料混乱，可想而知，相应的评估结果也不容乐观。

三、规范学校档案管理的有效策略

（一）培养学校档案管理人员正确的管理观念。在学校的档案管理过程中，学校要优化升级档案管理系统的科学化，就要培养相关管理人员的管理意识。首先，学校可以利用第三方监督人员对基础管理工作进行初步测评，在评估中选取工作能力优秀且整体责任意识强的管理人员。其次，学校要定期组织相应的管理培训，提升整体管理人员的管理意识，优化先进的管理理念，并针对相应的培训进行集中的考核，以实现提高管理人员基础素质的目的。最后，要建立管理小组，强化整体管理工作的团队意识，更加积极发挥相应管理人员的管理优势。

（二）利用信息化技术归纳、整理学校档案材料。随着数字化技术的不断推进，学校要从根本上提高整体档案管理与信息化发展的融合，建立更加实用的信息化档案管理机制。在建立相关信息化档案管理体系时，学校可以建立独立的数字化管理，形成档案数据库，实现电子化的档案资料共享。相关管理人员要集中提升计算机知识和管理能力，集中做好相应的归档操作，及时对基础信息进行保管和利用，并实现资源整合的横向联合，强化档案信息资源的丰富和扩充。

（三）开放学校档案，提高档案利用率。对于学校的发展来说，档案管理并不是一味地资料收集，而是要充分利用，学校的档案管理人员要积极扩充资源共享的途径，有效利用好相应的学校档案。在实际操作中，相关管理人员要针对资源利用中的相应问题，集中解决。

四、结束语

总而言之，档案管理对于学校的建设来说具有重要的意义，相关学校的档案管理工作人员要提升自身的管理意识，不仅要积极梳理学校整体文化发展进程，也要更加规范化地记录学校各项工作的发展进程，全面系统地进行整体档案内容的规划和布局，健全整体档案管理系统，升级学校的档案管理工作，为学校的进一步发展提供强有力的管理支持。

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