信息技术在事业单位档案管理中的应用探讨

文/福建省宁德市蕉城区林业局 吴秀娟



信息技术在事业单位档案管理中的应用探讨

文/福建省宁德市蕉城区林业局 吴秀娟

【摘要】随着我国社会经济的不断发展，信息化水平地不断提高，信息技术使用范围越来越广。信息技术对事业单位档案管理有着重要的意义，事业单位的档案数量庞大，涉及面广、内容多、操作程序复杂，如何对档案进行规范化管理，提高其管理水平和使用效率，是事业单位档案管理的工作重点。本文就信息技术在事业单位档案管理中的应用进行了探讨，根据目前信息技术在事业单位档案管理应用中存在的问题，提出了相应的解决思路，以期能够加强事业单位档案管理，提高其使用效率，更好地服务于人民。

【关键词】信息技术；事业单位；档案管理；应用探讨；问题措施

随着社会的进步和时代的发展，信息科技已经渐渐融入人们工作生活的各个领域。信息技术的使用在事业单位档案管理中有着重要的作用，通过信息技术的应用极大的便利了事业单位档案管理工作，改善了管理条件、提高了管理水平、规范了管理流程、优化了档案的使用效率。但是信息技术在事业单位档案管理的应用中仍存在着一些问题，信息化的认识程度不够，掌握的技术不娴熟，档案管理的规范化和系统化不完善，文件的储存及使用安全性有待提高，管理人员的管理水平较低等，针对这些存在的问题，要制定详细的管理计划，以解决问题，提高管理水平。

一、信息技术在事业单位档案管理应用中存在的问题

信息技术在事业单位档案管理中的应用中存在着诸多的问题，未能如期达到信息技术的使用效果，这源于事业单位对信息化的使用认识程度不够，在档案管理上专业操作水平不高，管理操作人员的专业水平有待加强。具体存在的问题分析如下：

（一）信息化认识程度不够。由于信息技术在事业单位档案管理中的应用实践较短，工作人员对于信息技术的专业知识认知程度有限，相关的制度制定还不够完善，目前电子档案管理还比较少用。信息化操作离不开计算机的使用，一旦计算机或者系统出现故障，将有可能造成数据文件丢失，使得信息资料不完整。

（二）电子档案管理的规范化和系统化不够完善。虽然随着信息技术的不断发展，事业单位档案管理已经进入了电子档案时代，但是就目前的发展现状来看，电子档案管理的系统化和规范化还不够完善，没有一套完整的规章制度，电子档案管理逻辑性较差，很容易出现文件损坏或丢失的可能。

（三）电子文件的存储安全性有待提高。电子档案文件基本都是存在于计算机硬盘或者服务器的硬盘上，一旦计算机遭受病毒或是黑客攻击，很可能会造成文件及其他材料丢失或被不法分子盗用，还有可能损坏文件，信息数据的安全性较差。

（四）管理机构体系不健全，缺乏专业性的管理人才。电子档案管理需要涉及的方面比较广泛，环节众多，管理难度较大，专业技术操作水平较高，需要专业的管理人才进行管理操作。目前事业单位财务管理专业性的管理人才相对缺乏，整体管理操作水平不高，往往会造成电子文件归档不及时、不完全和不严谨等问题。

二、针对信息技术在事业单位档案管理应用中存在的问题提出相应的解决思路

为了提高事业单位档案管理水平，充分发挥信息技术的有效作用，针对上文中提到的问题做出了相应的措施。具体分析如下：

（一）提高档案管理信息化使用效率。要充分利用信息化的优点，加强信息技术在事业单位档案管理中的应用，提高计算机的防护功能，避免发生系统故障造成文件丢失或毁坏的情况发生。提高档案管理的逻辑性，档案管理的基础工作必须规范标准，提高管理人员的操作水平，避免错误操作引起系统故障。

（二）规范化和系统化档案管理体系。根据信息技术在事业单位档案管理中的应用特点，制定一套完整的管理制度，提高管理工作的逻辑性，简化操作流程，提高管理的工作效率。规范系统档案管理体系，深入研究网络电子文件的连续性及一体化管理，以防止其他形式虚拟电子文档对规范化文档管理的冲击。

（三）加强档案管理文件的安全性。保障事业单位档案管理的安全性是首要任务，要保证电子档案文件的安全性，才能够做好档案管理的工作。制作安全系统，及时对档案文件进行备份，避免出现系统故障造成文件档案丢失。目前国内相关行业从业人员及研究人士已经加大了这方面的管理和研发力度，并在电子文件、档案管理系统的标准化方面给予了重点支持。

（四）培养管理人员的专业素养。信息技术在事业单位档案管理中的应用专业性操作要求比较高，需要专业的管理人员进行操作管理，为了提高信息技术更好的应用于档案管理工作中，需要培养管理人员的专业素养，提高管理人员的整体操作水平。以保证操作的规范性，提高档案管理工作的效率。专业的管理团队，可在发现问题时即刻解决，避免了问题发展造成不可估计的损失，很大程度上提高了文件的安全性和可靠性。

三、结束语

规范化和系统化事业单位档案管理制度，提高档案的管理水平，离不开信息技术的使用。信息技术发展是时代发展的要求，随着科学技术的不断发展，信息技术也得到了大力发展，其使用范围也越来越广泛。信息技术的使用需加强对档案管理人员的专业培养，提高管理人员的操作水平，能够及时地发现问题并提出相应的解决措施加以解决，降低信息技术使用过程中存在的问题对档案的损坏率。信息技术在事业单位档案管理中的应用探究，不仅便利了事业单位档案管理工作，还提高了管理水平和工作效率。

【参考文献】

[1]田爽.信息技术在事业单位档案管理中的应用研究[J]．科学中国人,2016(2)．

[2]王莉,黄磊,陈慧.浅谈数学方法在事业性单位档案管理中的应用[J].办公室业务,2013(8)．

[3]王珊珊.计算机技术在事业单位管理中的应用[J].计算机光盘软件与应用,2014(5)．