公务卡结算会计处理探析

北京经济管理职业学院　雒　艳

公务卡结算会计处理探析

北京经济管理职业学院雒艳

预算单位现推行的公务卡结算对提高单位的财务管理水平起到重要作用。但是公务卡在结算过程中也难免存在一些漏洞，本文从公务卡结算的会计处理入手，总结了其中存在的不足，提出了相应的解决对策。

预算单位公务信用卡会计处理

一、实施公务卡制度的意义及存在问题

（一）预算单位实施公务卡制度的意义自从2007年我国公务卡制度改革以来，我国大部分省市已经落实公务信用卡制度，但是部分偏远地区由于预算办法缺乏有利的实施条件而暂时无法推行公务信用卡（下文简称“公务卡”）制度。公务卡制度是我国公务财政支出管理工作的重要组成部分，也是一项基础性的预算制度。公务卡主要用于单位的日常财政管理和资金支出管理，同时也应用于财政报销业务。既可以实现普通信用卡的消费作用，同时可具有财政管理功能，成为将银行卡与企业财政管理相连接的新型管理工具。由此，公务卡制度对于单位的财政预算管理具有很高的实用价值，主要包括：一是改善预算单位的财政管理环境。公务卡结算是一种新型的支付管理办法，使用方便简易，同时也可以有效降低持卡人外地办公或携带大量现金交易的风险性。预算单位在建立公务卡结算制度后可以简化财务部的财务管理和报销的流程，提高现金管理的效率，避免开具大额支票，从而降低现金支付流量，降低交易风险。二是提高资金的流转效率。公务卡制度具有一定期限的免息还款周期，一般为一个月左右，而财务部门报账通常因为有一定的流程，不能及时进行报账，这样持卡人可以利用免息期在账报下来之后对其公务卡欠款进行还款。三是财务部门可以利用公务卡进行支付管理。公务卡的每一笔交易资金都受到财务部门的实时监控，如果出现违规操作时可以及时对违规问题进行处理，从而有效降低单位内部的腐败问题，从根源上防治腐败违规现象。

（二）预算单位实施公务卡制度存在的问题一是公务卡交易环境不够完善。由于公务卡在结算过程中需要支付一定比例的手续费用，但一些金额较小的交易过程POS机并不接受刷卡支付，同时由于我国一些偏远地区并未全面推广POS机，持卡人在这些地方无法使用公务卡，只能采用现金结算，导致公务卡交易环境不够完善。二是持卡人的信用风险。由于公务卡制度在本质上仍属于信用卡的范畴，结算过程有免息期，持卡人在进行结算时需要向代理银行提出预约，这样就会导致一些持卡人并没有在规定的期限内到财务部门进行报销，或出现超期还款问题，影响持卡人信誉。三是公务卡并不能完全防止虚假报销问题。例如，持卡人在消费过程中与商家商议，刷卡金额大于实际消费金额，持卡人将发票报销后与商家私下拿回扣。而单位在进行报销过程中很难发现是否虚增消费，因此，公务卡消费的真实性很大程度取决于持卡人的信用。

二、公务卡结算的会计处理

预算单位在推行公务卡制度时可以采用“暂付公务卡支出”的过渡性科目，核算已报销但未与银行结算的公务卡支出金额。拿公务卡进行报销，需要持卡人持有完整、准确的报销凭证进行报销。财务人员可以通过公务卡报销系统进行报销操作，在银行还款后根据还款情况记录进行逐一冲账。公务卡在报账过程中，常见的有三种情况出现，针对这三种情况不同，其会计分录也是不同的。

（一）报销时报销凭证未到，报销免息期临近例如网上购物供应商提供的发票或者机票等。当报销免息期已经临近，这时需要进行报销的持卡人根据公务卡消费交易流水到单位财务部提示其进行还款。

（1）持卡人持有公务卡消费交易流水（刷卡）联到单位财务部门进行报账时，由于其欠款并没有归还银行，所以企业可以采用“其他应收款”作为过渡科目，并作以下分录：

借：其他应收款—个人

贷：暂付公务卡支出

（2）当单位的财务人员在对公务卡支出还款业务后。应作以下分录：

借：暂付公务卡支出

贷：银行存款

（3）当相关报销的凭证（发票或者收据）已到，持卡人员可以持有相应的报销单据到财务部门进行报账处理，此时财务人员应作出如下分录：

借：费用类科目

贷：其他应收款——个人

（二）报销时报销凭证未到，还款期限临近公务卡由于还款需要预约，所以持卡人需要提前一天进行预约还款，如果开具公务卡的账户与还款账户不属于一家代理银行，还需要考虑跨行交易时间。在这种情况下，持有公务卡的人员先到单位的财务部门预借现金进行去对公务卡进行还款。其会计处理分三个部分：

（1）持有公务卡的人员向单位财务部门提出预借现金还款的要求，且财务部门同意支付，其会计分录为：

借：其他应收款——个人

贷：库存现金

（2）当持有公务卡的人员将发票或收据等报销凭证交到财务部门时，其会计分录为：

借：费用类科目

贷：暂付公务卡支出

（3）当企业的财务人员与银行完成预约还款之后，可以根据银行的还款对账单进行相应处理，其会计分录为：

借：暂付公务卡支出

贷：银行存款

此时，公务卡人员可以从公务卡进行提现处理，并把其事先预借资金归还到财务部门。如果公务卡中暂没有多余资金，可对公务卡进行取现处理。其会计分录为：

借：库存现金

贷：其他应收款——个人

在实务中针对情况的不同，可以分别采用上述的会计方法进行处理，但是值得注意的是，这三种情况的会计处理分录不可简化。例如持卡人拿到相应的报销单据到财务处进行报销时，不可直接借记费用类科目；贷记暂付公务卡支出。或者在持卡人向给财务处上交现金借款单时，不可直接借记暂付公务卡支出；支出贷记库存现金。上述的账务处理账面分析虽没有问题，但是由于公务卡结算还款是通过公务卡系统结算完成，并不能反映企业真正的支出情况，由此企业在进行账务核对时有可能出现暂付科目与系统应还款金额之间的偏差，给核算过程带来不必要麻烦。

三、公务卡结算制度存在的不足

利用公务卡进行还款操作时，单位财务人员需要登录公务卡支付管理系统，将报销凭证中的相关信息录入系统，如报销公务卡的卡号、持卡人的信息、消费金额、消费日期等，核对无误后系统会自动生成相关明细数据。目前，公务卡还款管理系统存在的问题是，如果消费记录中采用零余额项目进行还款时，在进行同一笔消费还款时系统会出现已经还款的信息提示；当持卡人使用该项目进行还款时，如果还款的数额超过了消费支付限额，系统会出现超出金额的信息提示，如果第一次还款时，用的非国库项目进行的还款，那么在之后如对此欠款再次进行还款时，公务卡管理系统就失去了识别的管理作用。对上述漏洞分别举例如下：

［例1］5月份，持卡人V到企业的财务部门为自己购买办公用品申请报销，报销金额为1650元。财务人员在审核报销凭证后，在零余额项目中对该款项进行报销，然而在进行系统查询时发现该项目已经还款完毕，查账后发现该笔交易时在4月份已经完成了办公用品的报销。且该持卡人V持有4月一样的发票，并试图再次报销，但是系统自动提示“无法识别相同交易项目”，但是如果财务人员利用非国库支付第一次的支出，那么在第二次重复付系统将不会提示“无法识别相同交易项目”，将会导致重复报账风险。

［例2］C某和D某两人因为公务出差，C某在网上利用公务卡购买了两张同等价格的机票。出差结束后两人并未同时进行报销，C某在5月份到财务部门办理报销手续，其中每张票价为680元，而在公务卡消费记录中显示的是1320元。财务人员首先通过零余额项目对其中的680元进行还款，但是系统提示了“公务卡的还款数额大于消费数额”无法完成还款操作。经过相应的查询发现，D某在3月份报销了该笔支出，财务人员已经在该系统中用零余额项目进行了680元的还款，且财务人员经过进一步的查询和询问持卡人，又发现发现两张机票的价格都为680。但是两人共消费了1320，从而推算出两人出差的机票价格应为每张660元，每次还款金额为660元即可，但是如果利用非国库项目对C进行还款，系统将不能完成相应的识别功能。

四、公务卡结算制度完善建议

综上所述，笔者提出以下建议：一是完善公务卡还款管理系统。在报销凭证核对过程中，如果单纯依靠财务人员查询发票是否存在重复报销问题难度较大。这就需要开发出功能更完善的公务卡还款管理系统。从而使得报销还款操作不受报销科目的限制，系统就可以自动识别出是否超额还款。二是简化公务卡报销流程。公务卡管理应结合所在企业的部门要求对报销流程进行规划。报销流程的设置应结合报销凭证和公务卡消费管理特点，按照单位财务管理程序进行报销审批。报销凭证采用POS机开具的签单。随着计算机网络技术的快速发展，通过互联网购买飞机票、火车票以及办公器材已经成为常见的方式，这种方式的缺点是无法获得相关消费的签单。还有一些POS机的刷卡联签单如果保管不当或者存放时间等因素很容易给报销过程带来麻烦。如果将消费后的签单与所在银行开具的消费记录相联系不仅可以满足报销需要，还可以降低财务人员核对报销凭证的工作量，提高工作效率。三是加强合作与监管。银行与银监局要加强对公务卡信用风险系统的管理，有效防范使用公务卡进行欺诈、贪污等违规行为，也要根据消费环境变化及时采取行之有效的管理措施，避免由于系统漏洞给持卡人带来的风险，防止持卡人的重要信息外漏，确保持卡人的消费安全。同时，持卡人也应加强对公务卡使用良好习惯的培养，积极使用公务卡，并对已经支付消费的项目及时报销还款，共同建立良好的公务卡使用环境。

［1］财政部、中国人民银行：《关于印发＜中央预算单位公务卡管理暂行办法＞的通知》，财库［2007］63号。

［2］潘秀荣、李国荣：《公务卡结算的财务问题与建议》，《财会月刊》2014年第7期。

（编辑 周 谦）