工程科学技术档案如何更好的开发与利用

颜瑢

[摘  要]工程科学技术档案是指在各项工程建设活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。工程科学技术档案真实地记录着工程建设和养护过程中相关的信息，是整个工程建设开展的缩影，也是工程建、养、管工作的基础性资料。如何更好的开发与利用工程科学技术档案，充分发挥工程科学技术方案的作用，更好地为整个工程建设服务，是工程科学技术档案管理人员的主要职责。本文简单探讨了科技档案开发与利用的方式、途径与需求、服务、保护的关系。

[关键词]开发与利用  方式与途径 服务 统计 保护

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）24-0355-01

档案是人们获得知识，了解信息的重要的源泉。因此，档案部门就是信息部门，档案工作就是贮存、开发和传递信息的工作。科技档案是在科技活动中形成的，说明科技档案的产生有着特定的范畴。它包括自然科学的基础理论研究、技术研究、应用研究活动，水文、气象、天文、地震以及一切自然现象的观测活动，地形、地质的测量和勘探活动，工程和产品的设计活动，设备的安装、使用和维修活动，以及农业生产活动等等。科技档案工作环节包括三个主要的过程：即科技档案的积累、管理和利用。就三者之间的关系而言，积累是基础，管理是手段，利用是目的。利用工作越开展，越要求加强基础工作，重视科技档案的积累和管理，利用工作才能得到发展;相反，科技档案积累得不完善，管理水平不科学，就难以促进利用工作的开展。因此，积极开展利用工作，整个科技档案工作才能不断向广度和深度发展。如果不开展利用工作，科技档案积累得再多，管理得再好也没有实际意义。

1、摸索利用规律，预测档案需求

档案利用工作是由供需两个方面结合在一起的，要做好利用工作，不仅应熟知自己保存些什么，还必须了解对方需要些什么，这就需求我们档案工作者对利用档案情况及其发展趋势进行逻辑推理，寻求利用工作规律，作出档案需要预测，以便主动提供服务。当我院下达新生产任务时，往往因为工期紧、方案暂时确定不下来等因素，不能准确说出所需档案的名称或只知道要进行勘察设计的项目大致方位，这就需要我们档案人员熟悉库藏，掌握和了解库藏全部科技档案的数量和种类，要了解这些科技档案的价值、质量，各种科技档案完整、准确成度，以及这些科技档案的形成年代、历史变化、利用成度等。同时，对库位的排列、各种科技档案分布位置也应该熟悉。根据这些自身所熟知的档案信息来为设计人员迅速、准确、系统地提供档案。这也是对我们档案工作者高效率、高质量服务的基本要求。

2、建立与完善多种档案开发利用的方式与途径

档案室开发、提供档案为设计人员服务，是通过各种各样的方式与途径进行的，从目前来说，我院档案室开发利用工作实践来看，一般有阅览、借阅、外借。而我们在实际利用中只有个人利用、社会利用、内部及外部利用。借阅是档案部门开发利用档案信息最基本、最常用的常规性开发利用形式，外借档案要有严格的制度，必须经过一定的批准手续，时间还不宜过长，以免遗失或失、泄密。在传统的开发利用形式之外，我们正在努力开发其它诸如咨询、宣传、网络等方式。在过去相当长的一段时间内，档案工作被神秘化了，档案在某些方面的机要性和机密性被不适当地加以扩大、夸张。受这种传统思想影响，至今仍有一些人对档案和利用顾虑重重，担心开发档案信息会给自己惹出事端，因而提供档案信息的愿望受到抑制。这同样也是开发档案信息的一个思想障碍，应当加以破除。档案人员应当认识到，档案部门开发档案信息，是根据档案的不同内容、区别不同的利用对象、以不同的方式进行的，只要认真执行政策，注意掌握好政策界限，开发档案信息就不会产生失密失控的危险。

3、为更好的利用科技档案，明确服务方向，端正服务态度

邓小平同志提出“开发信息资源，服务四化建设”，这是对科技档案利用工作的高度概括。在服务方法上，要由被动为为主动，提高服务质量;在服务方式上，要由封闭、半封闭式变为开放式;在服务手段上，要逐步由手工管理向电子计算机操作过渡;在服务效益上，要由无偿服务转为无偿和有偿结合。

我们档案人员还要针对利用者急迫、求助、求全已及少数不信任、不轨等心理自觉做好档案利用工作。有了档案服务，可以使档案利用者在最短的时间内查到自己所需资料，从而满足利用者的需求。同时也使利用者对档案工作有所了解，对档案管理工作增加信任度。促进档案服务人员在实践中不断充实多方面的学科知识。提高其专业素质及服务水平。

4、建立科学的科学、实用的科技档案利用统计指标体系

建立科学的、实用的科技档案利用统计指标体系，是开展科技档案利用统计的前提。科技档案利用工作就是广大的科技档案利用者利用科技档案并辅以科技档案人员服务的一项工作。在科技档案利用工作中，涉及到三个方面或三个因素，即利用科技档案的主体—利用者、利用科技档案的客体—科技档案 、利用科技档案的条件—科技档案人员的利用服务。围绕这三个方面的因素，我们提出一系列的统计指标，这样也就构成了较为全面的科技档案利用统计指标体系。对科技档案利用才的统计，可由这样三个指标组成：利用人次、利用单位次和利用效益。要开展好科技档案利用工作，科技档案部门不公要了解利用者总体方面的数量发展变化情况，而且还必须了解利用者的构成、比例、目的等情况。

5、正确处理利用与保护、保密的关系

目前，档案室提供利用档案仍是使用原件。原件每使用一次，或多或少总会受到一次磨损。为减少和防止档案在利用过程中损坏，应采取必要的措施和手段，如加强档案库房的常规防护，抓紧对破损、褪迹档案进行抢救，积极进行重要档案的复制工作等等，以保证档案能够长远地得到利用。在此基础上还要做好开发利用和保密的关系，要保证科学技术机密的安全，任何单位、个人都要严格遵守相关保密规定，坚持保密的原则，该保密的保密，不属于保密的不要任意扩大保密待级。但也不能因强调档案的保护及保密而过分地严加控制。利用与保护，开发利用与保密是档案工作中两对突出矛盾，问题的解决在于科学化、制度化。就利用而言需控制和约束，就保护而主需理解和配合。在保护档案的前提下，让档案充分的为设计者使用。

6、结语

由于档案信息所具有的机密性、内向性等特点，档案信息在时间上和空间上的开发利用不可能象报刊、杂志和书籍那样得到迅速的扩展，而是一个渐进的过程。但其速度会随着电子计算机等现代化技术的采用而得到加快，日益发展的现代化技术为档案信息的开发利用创造了更为优越的条件。明确了档案开发利用工作的服务至上、开放、法制、效益原则。这四个原则是统一、不可分割的整体。其中服务至上原则是总的指导思想，开放与法制原则是开发利用工作健康发展的必要保证，而效益原则则是开发利用工作好坏的评判准则。在档案信息资源开发利用过程中必须以上述四原则为准则，才能促进这项工作健康、合理、有效地开展。本文通过对开发利用工作通过对科技档案利用的方式、途径与需求、服务、保护的探讨，希望能更好的利用档案室现有馆藏，让它发挥更大的价值与作用。为做出优秀的设计做出更多的贡献。

参考文献

[1] 中国铁道建筑总公司档案管理办法 中国铁道建筑总公司档案馆2004年12月.

[2] 科学技术档案工作经验选编.档案出版社1986年.