家庭档案信息化建设问题研究

李月楼

【摘要】家庭档案是以家庭成员为单位在日常工作及生活中所形成的各种档案资料。而在互联网等信息技术日新月异的今天，家庭档案正逐步走向信息化。本文以家庭档案信息化建设为研究对象，着重阐述家庭档案信息化的意义、正面临的问题以及相对应的解决措施，简要探讨家庭档案信息化建设未来的发展方向。

【关键词】家庭档案;档案管理;信息化建设

当前信息化家庭档案建设正进入快车道。2016年，我省制定了《省档案事业发展“十三五”规划纲要》，规划中明确规定总体目标是将档案事业的发展与经济社会发展相适应，建立“覆盖人民群众的档案资源体系”、“方便人民群众的档案利用体系”以及“确保档案安全保密的档案安全体系”，为全省全力推进产业升级、城市转型和民生建设作贡献。“十三五”时期，要在全省范围内建成数字档案馆，实现档案信息服务延伸至基层。档案工作人员要落实基层群众档案信息化，尤其注重家庭档案信息的采集和规整，全面提升了家庭档案信息化建设的水平。由此可见，家庭档案信息化建设正朝着全面、系统的方向稳步推进。

一、家庭档案信息化

1、概念

家庭档案信息化，是指在家庭成员的共同参与下，由专人负责将家庭档案应用现代信息技术管理，从而有效提高档案信息资源收集、管理和提供利用水平的过程。

2、意义

（1）有利于提高档案管理的工作效率，弥补信息资源的不足

信息化使得传统纸质档案电子化，这首先转变了档案管理部门的工作方式。而家庭档案的信息化不仅扩宽了原有信息资源的来源渠道，也更好的弥补了传统库存档案信息缺失的不足。使得信息资源的更为合理的配置和科学的管理，有助于各部门各单位进一步的资源共享，极大提高了行政管理效率，促进政府服务职能的更好履行。

（2）有利于科学研究和智能化服务工程

在信息化科技高度发达的背景下，各种“新媒体”的广泛应用使得家庭档案信息化成为了必然趋势。一方面，对于民众最关心的政务公开的政策，合法的公布部分政府官员的收入情况，也有利于民众更好的了解政府，提高了政府公信力;另一方面，对于民众而言，政府适当了解各家庭的基本情况，也能更好履行政府服务职能，比如成都市新津县的居民健康档案，以及乌镇的智慧养老服务数据平台。

（3）有利于社会“互联网+家风”的优良传统文化的传承

利用家史、照片、回忆录连接着家庭的过去与现在，对于家庭里的长辈而言，这是对晚辈最好的教育方式。在互联网的时代背景下，家庭档案电子化的形式，被赋予了新的意义。在杭州，社区举办了“拍拍我的家”的网络摄影大赛，这是以家庭为单位，“晒”出各个家庭的故事来分享。对于每个家庭而言，是家庭文化和美德的传承;对于社区而言，这是一个互相学习的过程，也是增进邻里之间情感的桥梁。

二、国内家庭档案信息化建设

1、问题

我国档案信息化建设的起步较晚，家庭档案概念的提出也比较晚，在建设过程中难免会存在一些不足。

（1）家庭档案管理标准不一，缺少法律保障体系

在硬件管理方面，档案部门各自开发软件差异性较大，通用性较差;在软件管理方面，对于家庭档案著录的细则相容性也不强，系统软件相互移植性较差，因管理标准不一制约着的档案自动化工作。目前我国《中华人民共和国档案法》针对家庭档案建设的问题并未有明确的法律规定，对于家庭档案合法的管理和利用增加了难度，不利于政府优化服务的工作初衷。与此同时，由于家庭档案涉及到人身财产安全等基本法律权利可能受到侵害时，各管理部门在管理和利用家庭档案过程中就很有可能造成法律纠纷。因此，在档案部门在家庭档案建设中首要是要解决家庭档案法律规范的问题。

（2）家庭档案资源分散，共享服务还未到位

家庭档案具有的广泛性、分散性、复杂性使得家庭档案在前期采集、中期管理和利用的过程相对比较困难。在我国，目前还未完全建立一个互联互通的家庭档案查阅信息系统，档案信息资源服务系统以及网络共享平台建设的形式层次不一，规范性、开放性、服务性、共享性的发展模式还未完全形成，不能充分满足档案信息资源共享的需要。

（3）基层档案专业技术人才匮乏，社会群体档案意识不强

由于缺乏专业的宣传培训，私人家庭建档很难专业化、规范化。从目前看，个别基层档案部门也存在缺乏具有档案信息处理的复合型人才的现象，部分档案人员对现代技术知识不了解，专业化水平跟不上，“新媒体”编辑应用水平尚待提高，这些问题也为家庭档案信息化建设埋下隐患。更重要的是社会民众对于家庭档案意识还比较低。据调查表明，宣传乏力而导致的民众集体的低参与感是造成社会群体对于家庭档案意识缺失的主要原因，制约着档案工作有序均衡的发展。

2、政府举措

（1）统一档案管理标准，健全法律保障体系

面对我国目前家庭档案管理法规体系尚不健全的情况，我们应该充分借鉴现有的档案法律法规，尤其是国外关于私人档案先进的法律法规及管理经验，结合我国国情，从中央到地方逐步完善适合我国家庭档案发展的档案管理体系。通过立法，一方面能够保障家庭档案所有者对其所拥有档案的合法权利，另一方面也通过赋予档案所有者应尽的义务来促进社会家庭档案的开发和利用。

（2）构建人才引进机制，培养专业人才队伍

要树立动态的人才观，注重优化配置人才资源，合理运用内部和外部人才的优势;加强与高等院校的合作，为家庭档案信息化建设创造一批优秀的人才队伍，同时也要建立通畅的人才引入机制，加快家庭档案信息化建设的步伐。与此同时，对于在职档案人员，档案部门需要定期通过讲座、培训、科研等教育方式对档案人员进行档案信息化专题学习，为家庭档案信息化建设打下坚实的人才基础。

（3）完善资源共享机制，优化档案服务功能

家庭档案具有私有性的特点，不可能做到无条件的资源共享，这就需要档案部门及私人档案机构在征求档案所有者的同意后，有偿开放共享的服务。与此同时，各部门单位需要建立一个互联互通的家庭档案查阅信息系统，明确信息服务的标准，建立家庭档案信息共享机制，档案管理者既要保证信息共享信道的安全畅通。只有保证规范性、开放性、服务性、共享性的家庭档案发展模式形成，才能充分满足档案信息资源共享的需要，为公众提供优质的信息服务。

（4）加强档案宣传力度，助力基层档案发展

档案部门应通过开设家庭档案专业讲座、发放指导手册、鼓励开展建档家庭间的经验交流活动等方式宣传，让广大民众了解，并积极参与到家庭档案建设活动中。同时还需社会力量的协助，省市级档案部门要起到牵头作用，定期对基层档案工作者队伍进行专业培训，提高档案素质和专业化水平;政府部门也要适当的帮助基层档案事业的发展，提供资金用来改善家庭档案信息化建设在硬件条件上的不足;当地高校也可以提供技术指导，尤其是对计算机和网络的应用技术水平进行培训，为家庭档案信息化建设添砖加瓦。

三、结语

我国在建设过程中正面临着法律标准不够明确、人才技术不够先进、共享服务不够完善、基层档案意识有待提高等问题，但我们也要看到国家在“十三五”规划中的相关制度规定以及部分省市一线档案部门的积极努力，这些问题正在被有条不紊的解决。因此，只要我们一起携手，共同努力，就一定能让家庭档案信息化建设事业迈上新台阶。

【参考文献】

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[2] 杨  慧. 家庭档案管理策略研究[D]. 黑龙江大学， 2014.

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