略论档案信息应变策略

王　巍

（神华国华徐州发电有限公司　档案室　徐州　221166）

略论档案信息应变策略

王巍

（神华国华徐州发电有限公司档案室徐州221166）

如何提高档案工作的应变能力，跟上时代变化的节奏，这是档案工作中值得思索的问题。本文对档案信息的六种应变策略作初步探讨。

档案信息应变策略

在世界科技革命浪潮的猛烈冲击下，档案工作作为知识积累和交流的手段之一，它必将对社会决策和社会经济的发展起到越来越重要的影响和作用。因此，我们要审时度势，有针对性地认真研究探讨档案信息在科学运用、交流领域中的策略，以便我们积极采取措施，大力开发档案信息资源，尽快地适应新形势发展的要求。

档案信息是一种伴随着它所记录的活动一起形成的具有直接性的消息。如果档案是对客观现实的反映，其本质是现实存在，那么，我们从信息的角度来研究档案，就可以把档案储存了大量知识的本质说成信息。这样使我们能够较多地注意档案的内容，而不是它的载体或其它外部形式。档案，是一个国家、一个企业拥有的资源或财富，它以信息的形式反馈应用于社会，将会是社会决策和经济发展的决定力量。

当今世界已进入了“信息社会”的崭新时代，档案信息的价值也越来越被人们所重视，档案信息得到了越来越广泛的利用。随着世界利技革命浪潮的到来，生产力迅速发展，科学技术日新月异。

如何提高档案工作的应变能力，跟上时代变化的节奏，这是档案工作中值得思索的问题。为了大力开发档案信息资源，提高档案信息的利用价值，要运用多种形式、多种渠道向各方面提供档案信息，使信息利用者作出有根据、有水平的决策。现对档案信息的六种应变策略作初步探讨。

一、主动应变策略

首先，档案工作者对自己所具有的文献进行分类，做好加工整理等信息提供前的准备工作。

其次，根据档案利用者的需求，档案信息提供者及时、主动地将一些单项、专题、史料或汇编等信息资料向对方提供，供对方分析、参考。提供者提供的档案信息越丰富、及时和深化，信息利用者越能知晓过去，把握现在和预测将来，使决策达到最优化，从而获得最佳经济效益。这种主动提供利用往往能起到雪中送炭的作用，产生立竿见影的效果。

如我们徐州发电有限公司坚持调查研究，确立实用、可行的编研课题，做好经常性的资料汇编工作，满足企业生产经营各项管理需要。几年来，我公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《生产经济统计指标分析》、《安全经济指标分析》、《徐州发电厂志》、《徐州发电厂大事记》、《年鉴》等22种165万字的编研材料，其中，通用性编研资料17种，深层次编研资料5种，同时还编制了检索工具28种161册，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。

二、被动应变策略

总结档案信息利用者提出的各种需求，不断地完善自己的档案门类，必要时对自己的工作做出相应的改革，使文献成为有价值的档案信息，以适应对方的需求，做到有求必应。这种被动服务往往可以通过努力，变被动为主动。

企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。例如企业档案可以为企业经营管理决策提供必要的参考；在实施技术改造时，科技档案作为一种技术资源，它的开发利用，可以节省人力物力财力，给企业带来巨大的经济效益；在处理产权纠纷时，它可以提供历史凭证；在判明是非曲直时，它维护企业的经济效益和合法权益；在进行企业资产评估时，它是必不可少的重要依据。企业档案是企业的信息资源和知识宝库，是企业的宝贵财富。不因外部条件的影响而变化，这就为我们开发档案这一重要信息资源提供了客观依据。

在现阶段，在我国，大量的还是纸质为载体的档案，电子文件及电子档案随着我国科学技术的发展，是会大量增加的。大量纸张为载体的档案，也要随着我国科学技术的发展，随着我国档案管理实现现代化，而逐步变为采用计算机自动化检索，并且通过信息网络而便于企业、社会利用。而这也正是我国广大档案工作者所探索着的新情况和新问题。

电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件即电子档案。受网络信息技术的影响，企业利用档案信息的要求提高，企业渴求快捷有效利用档案信息资源与传统档案服务受时空、地域和服务方式等因素制约的矛盾突出起来，企业档案信息服务受传统档案服务框架的束缚，影响了用户利用档案信息的主动性与积极性，用户与档案部门以及用户与档案信息之间的距离拉大。一个档案室只作为阅读和储存档案的场所、维持开展传统档案服务一成不变，则不利于企业在最大范围内发挥档案信息资源利用的社会效益和经济效益，不利于实现企业档案信息资源的共享。

档案管理现代化是企业发展的需要，也是档案自身建设的需要。1992年开始，我厂就着手实施采用以光盘技术和网络技术为基础的多媒体档案管理信息系统，结合我厂已经实行的办公自动化（OA）系统的单轨运行，制定了建设多媒体技术数据库信息管理、全文级图象管理和视频音像管理融为一体的档案管理网络的规划，并逐步加以实施。目前，我厂已经建成了包括打字、文书、档案为一体的办公网络，开发应用了包括人事档案、经营档案、生产实时信息档案等全方位的综合档案信息查询功能，使授权用户可以上网查询所需信息，全厂各类文件的管理形成了完整的微机管理体系，基本实现了无纸化办公。1983年以来的文书档案已全部著录进微机网络，自建厂以来的科技档案也已著录进计算机，档案立卷、统计、检索、打印均实行了微机管理，科技图书资料实现了微机管理和目录检索。现在，我厂档案室配备有6台IBM液晶显示屏幕微机，激光打印机5台。档案微机管理已与厂MIS系统联网，厂领导以及有关职能部室均可按照管理权限，在各自的工作站或档案信息站查询所需的档案信息资料。

我公司新近投资购置了清华紫光工程图档管理系统，包括绘图仪、激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备，它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用我公司现在使用的“OA”办公自动化NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。我公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

2014年1月24日，我公司图形信息系统已在公司内部网页上线运行，包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息，并集成了其他生产和设备管理系统数据，方便了设备资料查阅和管理，提高生产技术基础管理水平。综合档案室2台1000MW发电机组档案（基建档案、设备档案）已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里，公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室2台1000MW发电机组档案的电子文件。

笔者认为，电子档案最好是采用纸质档案扫描件，因为纸质档案扫描件才能保证电子档案与纸质档案内容完全一致，这样档案用户可以放心地不用到档案室查阅档案原件，只要通过局域网络查阅档案室的电子档案就可以，这样既可以方便档案用户，又可以有效保护档案室的档案原件。

企业档案是一种重要的信息资源，企业要壮大竞争实力，振兴发展，就要大力开发利用档案信息资源，从企业档案信息中获取有价值的东西。例如：我公司积极开发利用档案信息资源，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩。

1、开发利用档案，给企业带来明显的经济效益

我公司从1994年开始探讨对4台125MW和4台200MW机组全面改造方案，我公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案，利用科技档案卷次共800余卷，从1997年至2001年，先后对8台机组进行了现代化技术改造，改造后的机组各项经济技术指标，达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造，不仅延长了机组的寿命，使老机组焕发了青春，而且大大提高了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平，增强了企业实力，对于企业参与市场竞争，迎接新世纪挑战，无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。在改造中，以汽机通流部分改造为重点，对发电机部分、锅炉部分以及相应辅机进行了全方位配套改造，热控部分改DCS、调速系统改DEH纯电调，使机组综合技术装备和安全健康水平有较大的提高，并取得明显的综合经济效益。

2、发挥档案的依据凭证作用，取得经济和社会效益

例如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组，并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。目前，关停1—6号机组的申请已通过上级主管部门审批，机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1—6号机组拆除与出售过程中，档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1—6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案，并以档案为重要依据，编制机组拆除方案，使机组拆除工作顺利进行。在1—6号机组设备拆除后的出售工作中，作为购买方的山东金佰生物技术有限公司，把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案，表示满意。正是由于1—6号机组设备档案保存的完整齐全，并可以与1—6号机组整体发电设备出售同时移交，能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据，使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1—6号机组设备。由此可见，完整齐全并管理良好的档案，在徐电公司1—6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则，1—6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥，使机组设备变废为宝，为企业赢得了可观的经济效益。再如为了减少二氧化硫排放量，保护大气环境，完成江苏省政府和省环境保护厅下达的“十五”期末二氧化硫排放总量控制指标和防治计划，我公司在#7、#8机组配套安装烟气脱硫设备。福建龙净环保股份有限公司上海龙净环保科技工程有限公司和我公司生运部、锅炉公司等部门的工程技术人员到综合档案科查阅了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有价值的科技档案，为改造工作的前期初步设计、工程的顺利实施提供了基础条件。#7、#8机组安装脱硫装置后，每年可减少二氧化硫排放12145吨，脱硫洗涤塔具有50％的除尘效率，烟尘排放浓度可进一步降低，改善当地大气环境质量，因此项目具有显著的环保效益。又如2000年10月，山西省某煤矿二位同志来我公司要求查阅1995年和1996年两笔煤款未收到，要求徐州发电厂支付此款。我公司财务部同志来到综合档案科查1995年度（431—1、8、9、17）、1996年度（431—6、7）燃料明细帐及1995年度（433—199、200）、1996年度（433—3、4、5、6、37、99、149）会计凭证档案，我公司分别于1995、1996年度向对方已付过款，使对方承认了此款已汇出这一事实。为我公司挽回了经济损失。再又如2011年9月30日，我公司与当地农民为公司大门口处一块十亩土地归属问题发生争执，为证实此地为电厂所征用我公司经营管理部查阅了0300-8030-004案卷（铜山县政府、茅村乡、徐州电厂等单位关于徐州电厂第二批征地问题的批复、通知、协议等文字材料），手续齐全，完全证实此地已为我公司征过，避免了纠纷，赢得了效益。再再又如2011年10月17日，我公司与某施工单位由于深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包问题发生争执，我公司纪检监察部查阅了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112案卷（深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包协议、合同审核意见单等），证实我公司确实履行了合同协议，避免了纠纷。再再再又如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组，并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。2×1000MW机组（上大压小）建设工程2台机组已于2012年12月4日高水平通过达标投产和工程质量评价工作。为争创国家级优质工程金奖，我公司邀请中电建协专家组对我公司百万机组进行两次创优咨询检查，专家们分为锅炉、土建、电热、汽机、综合指标、档案六个专业组分别进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法（2013版）最新标准，对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查，相关参建单位给予密切配合。2013年7月27-28日，中国施工协会专家组来我公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。通过检查，专家们高度肯定了我公司2× 1000MW机组（上大压小）建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认为我公司2×1000MW机组（上大压小）建设工程符合国家优质工程审定办法2013年版及现场复查重点部位的要求，通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中，我公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案，档案在为我公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。

3、提供档案为企业经营决策、查处经济案件、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用

如2002年12月我厂朱厂长借阅徐州发电厂征地实况及红线图以及#1、#2灰场等处征地问题的批准通知书及协议书等（0300-8030-1、8、9），为领导关于我公司机组扩建提供了参考。再如1997年我公司编写《徐州发电厂志》，厂编委先后调阅了综合档案室大量档案资料（89-073-45、92-601-01、02等）编写厂志共查阅各种档案案卷202卷次，复印资料近5000张，为厂志的顺利完成立下汗马功劳。近年来，我公司累计利用档案材料7000多卷次，创直接经济效益2亿多元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

三、转换应变策略

在原有文献的基础上，对现有的信息资料进行比较、鉴别、筛选，然后加以归纳、概括、整理。通过联想，加上新的观点，编制出略高一筹新的信息。

这样的信息理论性较强，适应于领导决策者，它属于科研成果和其它工作结果的直接体现。

档案工作者在编研工作中要对大量文献进行筛选，去粗取精，随时克服自己的缺陷，发挥自己的优点和长处。

如我公司20万千瓦机组和12.5万千瓦机组的增容降耗重大技术改造，是全国首台国产20万千瓦机组和12.5万千瓦机组改造，其成功实施不但大大提高了我厂的技术装备水平，而且对其它单位的改造具有重大意义。我公司首台20万千瓦机组和12.5万千瓦机组改造完成后，我们及时收集资料，组织专门班子编写了《徐州发电厂#6机组技术改造综述》及《追求卓绝—徐州发电厂4号机组现代化技术改造纪实》二本书，对整个改造工程从方案确定到改造后的技术经济性能进行了全面的资料汇总，其中既有纵向、横向的对比分析，又有对改造后机组技术经济效益的评估，被公司内及集团系统内管理人员认为极具权威性。

四、追击应变策略

档案信息提供者，在现有的条件下，应随时了解、掌握档案信息利用者的需求和发展，预测档案信息利用者下一步的需求。步步跟踪信息利用者的需求，及时编制出新的档案信息资料，从信息角度而言，随时把“静态”的文献，变为“动态”的信息，使原有的“静态”通过“动态”再变成“静态”。

这是一条应变力较强的策略，它适应于当前的改革，能随着改革的浪潮，根据改革的需要，不断提出新课题，解决新问题，并使整个编研工作充满活力。如我公司2× 1000MW机组（上大压小）建设工程2台机组2011年底投产后，我们根据利用者需求及时编制出《2×1000MW机组（上大压小）建设工程合法性文件汇编》等编研材料。

五、调研应变策略

档案信息提供者随时将深入信息利用者的环境，探知信息利用者的需求，分析和了解对方的实际情况。针对信息利用者的需求特点，主动向对方提出编研项目，征求对方对编研内容的意见，然后编研者根据信息利用者提出的问题和意见，有针对性地编写和确定编研内容。此策略能充分发挥编研工作者的优势，最大限度地提高档案的利用率，能把利用的立足点放到现代化建设服务上来。如我公司编写的编研材料《历年安全生产典型事故汇编》、《科研成果汇编》、《电气设备铭牌手册》、《征地文件汇编》等，都成为了管理人员日常办公离不开的工具，深受工程技术人员的欢迎。

六、翻新应变策略

档案信息是为实现某种特定的行动时起到一定的作用，它具有一定的“时效性”，因此，我们在确定一个项目

后，要尽快地进行编研，以便提供利用。但在我们编研工作中，往往因资料不全、查找困难等等，这样或那样的客观因素，造成时间上的拖延，致使某项编研项目拖延很长时间才能完成，由于时间上的推移，客观事物的变化，这条档案信息往往失去了对当时某种特定行动的指导意义，如果我们将这条减效的档案信息重新进行科学加工，翻新整理，从中提取对现实有价值的东西，再加上一些对现实有指导意义的新内容，并改换其题目，此条档案信息便可以重新得到活力，能再被得以提供和利用。

这是一条较被动的应变策略，是一种补救的办法。

从信息的角度来研究档案信息的应变策略问题，这只是初步尝试和探索，对其全面的认识，还有待于在实践中进一步地研讨，不断完善。上述看法，仅起抛砖引玉的作用，希望能够引起同行的重视，用以指导我们的工作实践。

王巍，男，汉族，1965年11月生，神华国华徐州发电有限公司档案室科档主管，研究馆员。

Talking about Coping Strategies of Archives Information

Wang Wei
（Comprehensive Archives，Shenhua Guohua Xuzhou Power Generation Company LimitedXuzhou221166）

How to improve the coping ability of archives work and keep up with the pace of change of times is worth thinking in archives work.Six coping strategies of archives information are preliminarily discussed in this paper.

Archives informationCoping strategy

G270

B

160316-7231