企业集团档案管理工作的若干意见

曾　欢

（广西民族大学管理学院　南宁　530000）

企业集团档案管理工作的若干意见

曾欢

（广西民族大学管理学院南宁530000）

全国信息化建设的推动下，企业集团开始逐步认识到建设企业集团档案管理工作的重要意义，然而在企业集团档案管理工作中会遇到很多的问题，本文就遇到的问题提出了几点建议。

企业集团档案管理工作建设

在社会信息化发展大潮中，企业集团在改革发展的过程中毫无疑问会产生非常多的档案信息资源，这些档案记录着企业集团发展历程、经营活动等等的重要信息。如何加强档案信息资源的建设是企业集团发展壮大不可或缺的重要工作。信息化的驱使下，企业集团需要着眼于现实，认识到掌握档案信息资源的优势地位，以企业科研工作为中心，站在战略的高度加强档案信息资源的建设，挖掘档案信息资源在企业集团生产、管理、经营各项活动中潜在价值，使长眠于企业集团档案馆的档案能够发挥其应有的作用，为建设企业集团出一份力。企业转型和精确化管理需要大量的信息资源作为支撑，然而系统的信息资源不会凭空产生，没有前期对档案馆的投入，也不会整理出系统的信息资源为企业献计献策，因此，企业集团数字档案馆的建设已是箭在弦上。

一、企业集团档案工作的特点

企业集团是指，不是单一的法人构成，而是有若干的具有独立法人地位的企业通过产权安排、人事控制、商务合作等纽带连接，根据企业之间关系的紧密程度由不同层级的个体企业组合的经济联合体，企业集团是现代企业的高级形式，通过明确的产权关系和内部契约关系来维系企业集团的整体权益。企业集团是由多个独立法人组成的复杂结构体，然而企业集团之间各集团成员又保持相对独立的地位，在管理上需要协调各集团成员之间的利益关系，进行统一和分层的管理，实现集权和分权相结合的管理体制。企业集团包含有总部和各个职能部门，总部实行的是集权的管理体制，其档案工作也随之是实行集中管理的原则，各个职能部门依照总部下发的档案工作要求管理本职能部门生产、经营和管理等产生的档案，并根据总部的要求将本职能部门形成的各类档案信息资源向总部的档案管理机构移交，总部对内部各职能部门之间的的档案工作进行统一领导、监督和指导，各职能单位在总部的管理规章下，可以制定适应于本职能部门的档案管理方法。

二、企业集团档案管理存在的问题

随着人们对档案管理的认识不断深化，电子和手工并存的档案管理不仅是各级各类综合档案管理部门采用的管理模式，同样也在企业集团档案管理工作得到了广泛的使用。企业集团在保存企业产生的电子文件的同时，也会制定一份纸质档案进行归档，这样的电子和手工并存的管理模式也是适应了国家对档案管理工作的有关规定。

1、集团内部鉴定的复杂性

企业集团是由一个总部和若干个职能部门组成的复杂的结构，由于不同的职能部门会根据本职能部门的情况，采用适合于本职能部门的办公自动化管理系统，因而，档案也会依据采用系统的运行环境各异而出现不同的电子档案的数据格式，这样的管理系统虽然适用于本职能部门的管理工作，但是，各个职能部门之间均采用不同的管理系统，产生各种不同格式的档案，在移交档案至总部时，总部难免会因此暗自伤神。现实中，各职能部门自行采用不同标准的管理系统的现象比比皆是，总部档案部门采用的系统不可能包含所有的格式，在对电子档案进行鉴定时，无法打开电子档案将成为阻碍总部档案馆鉴定的最大障碍，致使鉴定工作无法进行。

2、集团内部档案利用安全性

对档案安全性的保障是档案管理工作必不可少的一部分，使档案信息能够得到安全的利用是档案馆存在的意义。企业集团信息化建设进程中，传统的纸质档案管理模式已经不能满足企业快捷的信息需求，信息流动的不畅通影响着企业的经营管理，阻碍企业集团进行信息化的步伐。在这样的环境下，企业集团也采取了积极的措施，即建设企业集团数字档案馆。企业集团数字档案馆的建设，满足了企业集团对信息快捷、便利的需求，为企业经营活动带来了巨大的经济效益，然而集团内部对档案的利用会有一定的风险，如何有效的规避档案在利用过程中的风险呢？

3、档案编研产品良莠不齐

企业集团对档案管理工作的资金投入和档案馆人才队伍建设共同影响着档案编研产品的质量，对档案管理工作的投入越多，人才队伍素质越高，档案编研产品的质量就越高，反之亦然。因此，企业集团领导应该充分认识到，对档案管理工作的前期投入是确保档案编研产品质量高的前提条件。档案编研产品的质量对企业集团有着举重轻重的作用，若企业集团在进行决策所必须利用的档案信息资源质量高，企业集团根据档案部门提供的档案信息资源作出的决策往往是有利于企业健康发展的，反之亦然。

4、人才队伍的参差不齐

对企业集团数字档案馆的建设，不仅需要获得领导的重视和资金的保障，还有一个必不可少的保障，那就是人才队伍的保障。企业集团作为一个盈利性的机构，其目标是用最少的成本获取最大的利益，档案部门作为一个不直接产生经济效益的部门，越来越被企业边缘化，领导重视档案馆的建设给档案馆一个展示自我的机会。然而，企业集团很少会兼顾对档案部门人才队伍的建设，档案馆的工作人员往往不是档案专业人才，而是一般的行政管理人员，虽然有些企业集团会安排一些档案管理培训，由于对系统的档案管理缺乏了解，对培训的内容也是一知半解，这样导致的培训效果甚微。

三、企业集团档案管理工作的建议

1、各职能部门采取统一的管理系统，制定统一的档案收集标准

任由各职能部门采取适合于本职能部门的管理系统，移交的电子文件的格式的不兼容性，导致的后果就是总部档案管理部门无法完成档案的鉴定工作，不仅无法按时归档，更重要的就是收集的档案无法得到利用，从而企业集团蒙受巨大经济损失。因此要想解决此类问题，企业集团内部必须使用统一格式的管理系统，取缔职能部门采用的一些不符合标准的管理系统，保证集团总部能够按时对各职能部门移交的档案进行鉴定，不影响对档案的利用。

2、技术手段和集团员工共同维护档案利用中的安全性

毫无疑问，档案信息资源在利用过程中存在很多潜在的风险，如何有效的规避利用过程中的风险，不仅仅需要借助技术上的帮助，也需要全企业集团员工共同来维护。有些风险是可以通过技术来保障的，有些人为的风险却是很难避免的，因此企业集团在使用高科技技术来规避档案利用风险的同时，也需要加强企业集团员工的管理，不仅给与企业员工经济补助，更需要给与企业集团员工人文关怀，共同构建舒适、健康、和谐的工作环境。

3、加大经费投入，重视编研产品质量

档案部门虽然是不直接产生经济效益的部门，但是档案部门编研的产品确能够给企业带来经济效益。例如IBM公司档案为纪念公司创立100年，以时间为主线，回顾公司100年的发展历程，100年所经历的大事件，专门制作了一套名叫“进步”的“IBM100”纪念徽。这套纪念徽记载着公司100年中经历的每段故事，战胜每个困难得到的新的突破，一共是100个，每个都拥有自己独一无二的名字。另外，IBM公司档案馆还在公司档案网站和档案馆网站上开展了对会徽的知识有奖竞猜游戏。通过开展的一系列形象、生动的活动使社会大众加深了对IBM公司的认知，增强了大众对IBM公司的认同感，此次活动的开展不仅获得许多铁杆粉丝的支持还赢得了很多潜在的客户。活动开展过后，IBM公司的营业额明显上升很多，档案馆举办这类活动也可以看出来，档案馆能够直接给企业创造可观的经济效益。

4、重视企业集团档案馆人才队伍建设

人才队伍的素质是决定企业集团档案管理部门档案工作成效的关键因素，企业管理人员需要转变传统的企业最

优化的管理模式的观念，深刻认识到档案管理工作对企业创新发展的重要作用，加强对企业档案部门人才队伍的建设，加大对档案管理工作的宣传和教育，通过现代化的管理和技术手段调整和完善企业集团档案管理体系，促进档案工作高效进行，编研开发出更多企业集团所需的档案信息资源。挑选兼具计算机技术和档案管理的专业人才，适时开展档案管理人员的专业素质培训，加强与行业的沟通和交流，吸取行业先进的经验，对本企业档案进行有效管理；同时也要开展一些面向全企业集团员工的档案管理知识培训，使全企业集团员工共同参与到档案管理的实践中。

［1］邱巧艳.大型企业集团数字档案馆的建设实践与思考——以紫金矿业集团档案馆为例［J］.办公自动化，2013（3）23-25.

［2］罗永平.企业集团档案馆建馆问题初探［J］.兰台世界，2012（3），57.

［3］李晓光.试论企业集团档案馆的功能定位［J］.兰台世界，2014（12），74-75.

［4］杨艳.企业集团数字档案馆建设策略研究［J］.中国档案，2013（4），62-63.

［5］姚翠娟.企业集团档案信息资源建设及数字档案馆建设方案浅谈［J］.今日科技，2010（6），35-37.

曾欢，女，江西人，广西民族大学管理学院14级在读研究生。

Several Opinions of the Archive Management of Enterprise Group

Zeng Huan
（College of Management，Guangxi University for NationalitiesNanning530000）

Under the impetus of the national informatization construction，enterprise group began to gradually realize the significance of the construction enterprise archive management,however in archives management in enterprise group will encounter many problems,in this paper，the problems puts forward some suggestions.

Enterprise groupArchives managementConstruction

G278.3

B

160422-7256