大数据时代地税数字档案室建设的建议

张志忠 朱水琴 沈伟民

（苏州地方税务局，江苏苏州，215004）

大数据时代地税数字档案室建设的建议

张志忠 朱水琴 沈伟民

（苏州地方税务局，江苏苏州，215004）

苏州地税税收业务档案集约化管理项目鉴定会

当前，信息技术飞速发展，数字化、网络化和信息化成为主旋律，我们已经不可逆转地进入了大数据时代。纵观档案发展史，从简牍到云端，档案工作都是适应科技重大发展，不断自我更新档案管理内容和管理手段，从而使档案工作获得更广阔的发展空间。面对大数据时代的机遇和挑战，地税数字档案室建设的重要性和紧迫性日益凸显。大数据时代要求地税档案工作与时俱进，信息技术的日新月异也给地税数字档案室建设带来了新的研究课题。

一、大数据时代数字档案室的定义和内涵

（一）数字档案室的定义

2014年国家档案局制定《数字档案室建设指南》，将数字档案室定义为，机关在履行职能过程中，运用现代化信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。

（二）地税数字档案室的内涵

地税数字档案室是在履行税收工作职能过程中建立的，以电子档案为对象，以计算机等数字设备为手段，以网络为媒介，收集、管理和存储本单位办公自动化系统、业务系统等产生的电子文件，以及室藏历史档案数字化所产生的电子档案信息，并提供税务档案信息共享利用服务的虚拟档案室，是大数据时代信息化条件下档案室的“升级版”。

（三）大数据与地税数字档案室

地税数字档案室的核心是档案数字资源，这个资源则是由大数据构成。数字档案室具有大数据特征，主要体现在档案数据的规模“大”、档案数据的类型“繁”和档案数据的价值“高”三个方面；同时，大数据对地税数字档案室建设具有重大影响，主要体现在档案大数据的获取、档案大数据平台的建设、档案大数据的分析和档案大数据的应用四个方面。海量的地税档案数据需要建设系统、规范、高效的数字档案室，通过数字档案室管理、挖掘档案数据更大的利用价值。而地税档案在数字化及数据库建设过程中产生和积累的数据也已具备了大数据4个V的特征。

二、大数据时代地税数字档案室建设的必要性

大数据是继web2.0、云计算、物联网之后近几年来最为炙热的一个词语，也引发了信息科技领域越来越多的关注与投入。档案工作也不例外，从上古的结绳记事到如今源源不断的信息流，大数据时代的到来也给档案事业发展带来了机遇和挑战，加强地税数字档案室和智慧档案室建设势在必行。

（一）建设地税数字档案室是大数据挑战的必然结果

在大数据时代，地税档案部门面临着纷繁复杂的数据给档案管理带来的挑战。数据的增多已经使得传统的档案管理变得十分困难。尤其是纸质档案管理，业务数据的增多，为纸质档案管理的分类、编目和归档、查阅等多项档案管理工作都带来复杂性和不易操作性，纸质档案管理容易导致档案管理工作出现错误，反而增加档案管理工作的难度。纸质档案管理迫切呼唤档案现代化。建设地税数字档案室，是档案室功能在大数据时代的延伸，是适应信息社会发展的需要。

（二）建设地税数字档案室是档案信息共享的必然要求

近年来，地税部门积累了大量业务档案，随着信息化技术在各领域的不断渗入，利用者对档案信息利用的时间、空间和手段等观念也发生了根本的转变，越来越要求不受时间和空间的限制而快速获取所需要的档案信息。建设地税数字档案室，是实现档案信息资源高度共享的必然要求，可改变过去“原始保管，手工检索，上门利用”的落后局面，使税务工作人员、纳税人足不出户就能从网上利用档案，能够提升税务档案的查准率和查全率，有利于促进档案服务能力拓展。

（三）建设地税数字档案室是档案工作发展的必然趋势

2013年10月，国家档案局在江苏太仓召开了全国数字档案馆（室）建设推进会，会议提出要用15年左右的时间，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆（室）体系。2014年，中办、国办印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，要求各地区、各部门、各单位把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划。2014年9月，江苏省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》明确要求瞄准一个方向，把数字档案馆（室）建设作为“十三五”期间档案事业发展的主要任务。因此，地税数字档案室建设是新形势下档案工作发展的必然趋势。

三、大数据时代苏州地税系统数字档案室建设的实践

苏州地税系统以税收档案现代化为目标，以5A级数字档案室创建为契机，按照“统筹规划、循序渐进，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，将数字档案室建设作为一项系统工程，全盘考虑，整体布局，统一部署，同步建设，务求实效，努力提高数字档案对税收中心工作的保障能力和服务水平，探索了大数据时代苏州地税档案资源管理与利用的新途径。

（一）以搭建“三个平台”为主体建设地税数字档案室

1.搭建海量电子档案集中管理的“数字平台”。大数据时代，海量电子档案数据需要集约化管理的平台。苏州地税基于集约化管理的理念，紧密围绕档案资源共享，有效整合档案资源。2013年8月，苏州地税成立档案管理中心，创新实施业务档案集约化管理，在全市地税系统推广应用江苏省地方税务局电子档案管理系统，形成档案集中统一管理与服务的工作机制。2015年，将原电子档案库内的文书、照片等其他七个门类档案全部导入省局电子档案管理系统，在全省地税系统率先搭建了电子档案集中统一采集、管理、利用的“数字平台”，为海量数字档案现代化管理提供了必要的基础平台和数据支撑。数字平台搭建后，办税资料可随时归档、便捷利用，极大地减轻了纳税人重复报送纸质资料的负担。

2.搭建海量电子档案查阅利用的“网络平台”。大数据时代，海量电子档案数据需要网络化利用的平台。苏州地税基于“局域网+数字档案”思路，建立涵盖各基层单位、机关各部门的全系统内部网络体系，安装防火墙、杀毒软件、路由器等网络设施，关键运用节点间采用光纤接入，保证网络安全、数据流畅交换和便捷利用。各单位、各部门可依托电子档案管理系统，依权限查询、调阅各类档案信息，实现“一键查询”。自系统运行以来，在线查阅案卷次数达5.75万次，大大节约了各单位、各部门往返档案室的时间。

3.搭建海量电子档案安全运行的“保障平台”。大数据时代，海量电子档案数据需要安全运行的保障平台。苏州地税基于安全保障思路，通过授权控制、文件控制等先进的信息化技术，实现对档案数据的使用、存储及传输安全的有效控制，使数字档案的安全性和灵活性提升到一个新的层次。针对异地异质备案，建设双活数据中心，定期对载体及其软硬件环境进行检测和备份，对电子档案数据由备份系统实施存储间的复制备份、存储快照备份和磁带离线备份，多重“保险”保障数字档案室安全运行。

（二）以“三个亮色”为内涵建设地税数字档案室

1.开发电子档案管理系统的“集成”功能。苏州地税基于前端控制与集成的建设理念，对省局电子档案管理系统进行苏州本地化改造，使OA办公系统与电子档案管理系统无缝集成，将OA办公系统中的文件从起草到审核、签发整个修改过程的元数据打包在线归档，实现电子文档从形成、流转、归档、利用的“一体化”管理，大大提高了档案工作效率；将库房温湿度管理系统与电子档案管理系统无缝集成，通过电子档案管理系统实时监控库房温湿度，提升数字档案室软件系统的应用水平；将省局大集中征管业务系统、影印系统与电子档案管理系统无缝集成，使业务电子数据定时自动更新到电子档案管理系统。

2.全面建设税务数字档案的“数据库”功能。档案数字化是把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化形式存储，网络化形式互联，形成一个有序结构的档案信息库。苏州地税按照“存量数字化”的思路，对尚在保管期限内的历史档案开展数字化加工外包。按照“增量数字化”的思路，各类税务档案按规定流程数字化，由档案管理中心集中归档。截至2015年12月底，全市地税系统数字化档案19.3万盒，376.5万卷，图形文件5594.3万页。对面广量大的业务档案，采用条形码识别技术，建设目录数据库553.7万条，保证目录数据与实体档案同步归档；建设全文数据库，图形数据与目录数据库一一对应；建设多媒体数据库，做好音频、视频、照片档案的收集、归档工作；建设多个专题数据库，满足部门和服务需求。

3.拓展数字档案的多元化利用“增值”功能。苏州地税针对大数据时代数字档案室的特点，不断拓展数字档案的多元化“利用”功能。拓展数字档案查询利用功能，有效推动风险应对。根据业务档案反映的信息建立科学有效的风险指标，筛选识别并消除风险点4.76万个，实现堵漏增收；全市地税系统共开发设计4个三维展示馆，图文并茂地反映地税事业的发展历程，展示发展成果，弘扬地税文化。目前已接待现场参观1500人次，网络浏览参观10.8万人次。大数据时代，苏州地税数字档案室应用现代化技术，以其高效、便捷的特点，服务于“征、管、评、查”各环节，使“死档案”变成了“活资源”，使档案真正从库房中“走出来”“亮起来”“用起来”。

历史业务档案数字化外包项目加工现场

四、地税数字档案室建设工作中遇到的难题

经过近年来的探索与实践，苏州地税系统数字档案室建设虽然取得了一定的成绩，但在建设及应用过程中遇到了诸多问题和困惑，如档案信息化建设理念还不够强，数字档案凭证意识还不够强，数据量的成倍增长挑战数据存储能力，数据类型的多样性挑战数据挖掘能力，对大数据的处理速度挑战数据处理的时效性，数据跨越内网传播挑战信息安全，大数据时代的到来挑战人才资源等。

（一）数字档案室建设理念有待增强

1.顶层规划数字档案室建设理念不强。随着电子档案管理系统的推广应用，地税人员对数字档案室建设的重要性、电子档案利用的便捷性已有足够的认识，但档案数字化、信息化、网络化建设理念还不够强，尤其是顶层制定信息化建设发展规划时档案数字化、信息化、网络化内容纳入少，使得地税档案数字化、信息化、网络化建设尚未驶上快车道。

2.数字档案凭证作用意识不强。政府各部门已全面实现办公自动化，取消手工操作，电子文件开始作为正式文件使用，纸质材料也通过扫描仪影印产生电子数据进行立卷归档形成电子档案，电子档案的证据作用日益明显。但在实际工作中，有的工作人员虽然也认为电子档案利用方便快捷，但对数字档案的凭证作用尚有疑虑，有的还习惯于查阅纸质档案，束缚了电子档案的利用。

3.档案人员“管数据”理念不强。档案室的核心是档案载体所承载的信息全面“数字化”，通过对档案信息大数据的深入分析处理和增值应用，赋予档案数据更大价值，将成为未来档案开发利用的重要内容。然而，目前数字档案室档案管理人员更多地偏向“管档案”，“管数据”理念还不够强，对大数据的分析、挖掘、利用尚属缺位状态。

（二）电子档案数据管理及系统建设有待加强

1.数字档案的收集还不够完整。移交的档案资料存在不够完整现象，部分档案仍滞留在部门或经办人手上，直接影响数字档案收集整理的完整性、准确性和时效性。

2.电子档案管理系统还不够稳定。由于电子档案管理系统升级、改造、网络等原因，电子档案管理系统运行还不够稳定，存在电子档案管理系统登录不上、电子档案数据不能上传、电子档案数据无法保存、无法打开电子数据等问题，影响档案数字化工作效率。

（三）新模式、新技术有待进一步研发应用

1.数字档案对外利用功能尚欠缺。虽然苏州地税系统数字档案室建设取得了初步成效，但目前数字档案信息的利用仍主要集中在单位内部，在对外利用方面尚欠缺，有较大提升空间。

2.新技术有待研发应用。大数据时代，档案系统中除了大量文档之外，还有海量数据。目前挂接到电子档案管理系统的影印件属于海量数据，只能按管理码或纳税人名称等检索，而不能对影印文件内容检索。关键词全文搜索、在线编研的新技术有待研发应用。

苏州地税局档案工作五星级复查测评会

（四）税务数字档案安全防范措施尚需完善

1.电子档案备份尚待完善。电子档案资料虽然不怕虫蛀、霉烂，但是存储在计算机中的一系列数据，一旦发生系统故障、中毒、计算机硬盘损坏等问题，将会造成数据的丢失。目前虽已建立在线、近线、离线备份体系，但对照备份要求，仍需进一步完善。

2.电子档案安全防范尚待加强。大数据时代，互联网发展与运用引发了深远变革，用网络思维打开突破口，用互联网为地税档案事业注入新的“兴奋剂”，使地税档案事业焕发无穷活力，加速了地税档案事业的发展节奏，提高了税务档案的利用效率，但也面临极大挑战。在为利用者带来诸多方便的同时，也存在不少安全隐患，必须进一步树立安全意识，健全新模式下电子档案安全防范体系，做好数字档案安全防范工作。

（五）数字档案室功能利用有待深化

1.复合型的档案管理人才缺乏。档案数字化、信息化要求高，科技含量也高，需要一支相对稳定的档案数字化、信息化人才队伍，但因档案工作单一、发展前途受限等因素，缺乏计算机、档案、税务知识融合的复合型人才，制约了档案数字化、信息化工作的持续推进。

2.政府各部门档案协作机制有待进一步加强。由于权限制约，目前接收政府其他部门发送来的电子文件还不能实时导入电子档案管理系统，需要人工进行接收和归档，影响了档案管理效率的提高，政府各部门间档案协作机制有待进一步加强，档案数据共享有一定的利用空间。由于信息技术的飞速发展，各部门间电子档案的保存格式需要进行统一，以便今后共享利用。

五、进一步加强大数据时代地税数字档案室建设的建议

大数据时代的到来给档案工作带来了机遇和挑战，新时期档案工作只有紧跟大数据时代步伐，紧密跟进本地区、本行业改革创新发展进程，大力加强档案数字化、信息化和网络化建设，档案工作才能有新的生机与活力。地税数字档案室领域大数据的研究正在逐步启动，如何对税务档案“大数据”进行有效的获取、存储、加工和利用，变得越来越紧迫，需要进一步研究与探索。为有效解决这些问题，建议从以下几个方面进一步深化与扩展地税数字档案室建设。

（一）进一步增强大数据时代数字档案室建设理念

1.进一步强化档案信息化建设理念。在顶层制定信息化建设发展规划时，全面考虑税务档案数字化、信息化、网络化内容，将税务档案数字化、信息化、网络化纳入长远发展规划并细化要求。各级地税部门要进一步加强对税务档案数字化、信息化、网络化建设的组织领导，将其作为本单位一项基础工作来抓。

2.进一步增强电子档案凭证作用。有针对性地开展宣传，将税务数字档案利用方式、利用步骤以生动的形式宣传到每一位税务干部，提升全员电子档案凭证作用的认识。

3.进一步深化“管数据”的观念。大数据时代，税务档案管理部门应转变观念，转变管理职能，由“管档案”向“管数据”拓展，制订大数据战略，整合现有档案室藏资源，进行数据分析和深度挖掘，进而提高档案资源的利用效率。

（二）进一步加强电子档案数据管理及系统建设

1.进一步加强电子档案数据归档管理。做好电子文件收集和归档工作，积极拓展档案收集的范围与途径，完善电子档案归档范围和保管期限表，并进一步落实，对内容不齐全、资料不完整的及时督促补正，做到应归尽归。根据人员变动情况及时调整完善档案工作领导机构及管理网络，严格落实档案数字化工作责任制，加强对档案数字化工作的考核检查和指导，将档案数字化、信息化工作与本单位中心工作同部署、同推进、同考核，建立准确、完整的原始电子档案数据库。

2.进一步加强电子档案管理系统建设。在现有电子档案管理系统功能的基础上，积极开展电子档案管理系统本地化改造，不断拓展电子档案管理系统功能，着力增强电子档案管理系统的稳定性、安全性，提高电子档案扫描上传和立卷、归档的速度，提高档案数字化、信息化工作效率，逐步实现电子档案管理系统与本单位核心业务软件系统的深度融合，不断提高数字档案室建设水平。

（三）进一步依托新技术、新模式探索智慧档案室建设

1.进一步研究档案资源管理前沿技术。在电子化利用业务档案的基础上，针对使用过程中不断出现的新情况、新问题，进一步研究应用先进技术，优化电子档案查阅检索利用功能，破解海量数据格式转换，实现影印文件内容的关键词检索，提升电子化检索效果，开发在线编研新功能，从而建设适应大数据时代背景下的地税数字档案室。

2.进一步构建“互联网+数字档案”新模式。探索“互联网+数字档案”模式，积极应用现代信息技术开展档案利用服务。纳税人通过互联网、微信等平台提出查档需求，通过身份验证，查询纳税人所需的自身数字档案，改变传统上门查档模式，减少“来回跑”等现象，节约纳税人往来奔波的路程和时间，从而更加高效便利地提供档案查询服务，实现足不出户“一键查询”。

3.进一步探索新型智慧税务档案室建设。密切关注现代科技发展情况，积极探索智慧档案室建设。从数字化应用向云存储、大数据应用转变，以“大数据”“物联网”“云计算”等新一代信息技术为基础，全面加快推进档案信息的数字化，做好档案大数据的收集、存储、处理和数据结果的可视化呈现，积极开展档案数据云存储、档案资源共享与远程利用的探索，通过对档案信息大数据的深入分析、处理和增值利用，赋予税务档案数据更大价值，最大限度地提高档案资源的整合建设能力和开发服务能力。

（四）进一步做好税务数字档案安全防范

1.进一步完善电子档案数据备份。在电子档案数据在线、近线、离线备份的基础上，完善电子档案数据全方位实时备份，做到三套异质、异地备份，加强检查抽查，发现问题及时修复，防止数据丢失，确保电子档案数据安全可靠。

2.进一步加强对电子档案的检查。建立严密有效的电子档案监督制约机制，理顺本单位工作人员与档案管理人员、基层各单位与档案管理部门之间的职责关系，加强对电子档案的检查考核，避免出现管理“空档”和岗位职责不到位等现象。定期或不定期地对电子档案数据质量进行考核检查，一旦发现数据不符、有虚假行为的，要严格追究直接责任人和相关负责人的责任，维护电子档案的权威性和安全性。

3.进一步健全税务数字档案安全防范。在档案数字化加工和电子文件归档、移交过程中，加强档案数据安全的检查和维护，保障档案数字资源的安全，避免档案数字化加工过程中对档案原件的伤害；扎实做好档案利用安全工作，增强保密意识，做好档案保密审查，加强档案信息鉴定，处理好保密与公开的问题，确定数字档案开放范围；开展电子档案互联网服务新模式时，把握内网数据可以推送到外网，外网不能抓取内网数据原则；做好电子档案管理系统的安全管理，防止黑客攻击，确保计算机和网络安全，以维护档案的安全。

（五）进一步深化地税数字档案室功能利用

1.进一步加快税务档案信息化管理人才的培养。档案信息化管理专业人才是数字档案室建设水平与质量的保障，尤其是既精通档案管理又精通税务知识、计算机技术的复合型人才，是目前数字档案室建设过程中所急需的。加大培养和引进复合型人才的力度，才能确保地税数字档案室走得更远。

2.进一步加强电子档案增值利用。税务档案人员应积极参与本单位税收征管业务建设，充分发挥电子档案的证据作用和治税管税作用，加强与税款征收、风险应对、税务稽查、督察内审、绩效考核、纪检监察等部门的联系，积极利用电子档案资料做好业务档案深度增值利用和非业务档案的编研，充分发挥电子档案存史、资政、育人作用。

3.进一步加强与政府各级部门协作。加强与政府各部门协作，开展电子公文实时导入的研究，做好政务公开信息电子档案的收集与归档，积极探索民生档案共享服务的信息化、网络化，进一步构建全面覆盖的资源体系、服务人民群众的利用体系和确保档案安全保密的安全体系。

［1］王凤敏，蒋海琴.数字档案室建设实践与思考［J］.中国档案，2012（1）.

［2］张梅.数字档案室建设难题的思考［J］.办公室业务，2015（24）.

［3］方小妹.论开展档案数字化建设的实践与思考［J］.黑龙江史志，2014（16）.