新形势下做好卫生计生档案工作的思考——以江苏丰县为例

张成方

（丰县卫生和计划生育委员会，江苏丰县，221700）

新形势下做好卫生计生档案工作的思考——以江苏丰县为例

张成方

（丰县卫生和计划生育委员会，江苏丰县，221700）

档案管理是卫生计生工作的重要组成部分。卫生计生档案不仅是卫生计生事业发展历程的全面记录、服务卫生计生业务的重要基础性工作，而且是涉及人民群众切身利益的极其重要的基础性民生档案。近年来，丰县县镇卫生计生部门主动适应新形势、新任务、新常态的要求，推进档案管理工作制度化、规范化、信息化，取得了很大进展，但也存在一些问题，面临着新的挑战，需要有针对性地采取措施加以改进，以便更好地为新时期卫生计生工作服务，为全县广大人民群众服务。

一、卫生计生档案管理取得了实实在在的成绩

1.各级领导持续重视。连续几任县卫生计生部门的主要领导，都非常重视档案工作的开展。在班子成员中明确了分管领导，并配备了3名档案管理专职人员。在办公用房比较紧张的情况下，专门开辟了档案库房、阅档室和展览用房，千方百计保障档案工作所必需的经费，2014年度投入20余万元定制专用档案盒、购买无酸纸装具等，2015年度又投入30余万元用于档案设备的更新和档案信息化工作。先后出台10余份文件加强档案工作管理，如《关于进一步加强卫生计生档案管理工作的通知》《关于实行“五个统一”规范卫生计生档案工作的意见》和《关于卫生计生档案实行目标管理考核的通知》等文件，对各基层单位做好档案工作提出了明确的要求，并对档案工作薄弱的基层单位，严格要求其限期整改，有的基层单位克服专业档案人员不足的矛盾，定期不定期全员动员集中整理档案，实现了收集齐全、整理规范，确保了档案工作规范有序。可以说，正是在连续几任领导的关注下，才让卫生计生档案工作逐步走上了正常轨道，既实现了档案的规范化，也为卫生计生工作的开展提供了便利，还积累了极为重要的民生档案资源。

2.基层单位档案管理日趋规范。全县48家基层卫生计生单位，有35家创造条件建立了专门档案室，其余13家档案室与办公室合并建设，为开展档案工作提供了基本的平台和环境。各单位先后购置充实了电脑、打印机、复印机、数码相机、扫描仪、抽湿机等多种专业设备；研发添置了文书档案管理系统、组织人事档案管理系统、OA办公系统、育龄妇女管理信息库和居民健康档案信息库等10余款软件。目前全县库藏各种计生卫生档案6万余卷近7万件，包括组织人事、科技、文书、基建、会计、医疗设备等，还有音频、视频、影像底片等不同类别、不同载体的档案，是党和国家非常珍贵的民生档案资源。尤其是县卫生计生委作为全县组织人事档案4家管档单位之一（其他3家分别为组织部、人社局、教育局），管理着全县卫生计生系统2万多份干部职工档案，在2015—2016年“三龄一历”认定工作中，成绩突出，在省市检查中人事档案优秀率达95%以上，被县委、县政府授予“先进单位”称号。

丰县开展“情满双牵手，幸福夕阳红”大型关爱活动

丰县卫计委开展妇幼保健和档案工作宣传活动

3.各项规章制度不断完善。县卫生计生委明确了《文件材料归档范围和保管期限表》，建立了《档案规范化管理制度》《档案查阅制度》《档案库房保管制度》等，从机制上保障了档案工作的有效开展。县人民医院、中医院、疾控中心、卫生监督所和妇幼保健所等基层单位档案室，也明确了《立卷归档制度》《档案工作人员岗位职责》等档案工作制度。

4.档案业务人员配备进一步强化。从原来档案专职人员比较缺乏，到2015年底全县48家基层单位配备了51名档案从业人员，其中55岁以上2人，45—55岁23人，35—45岁21人，35岁以下5人。这些人员中，10人为档案专业或相近专业，具备一定的档案业务水平，18人有档案管理专业职称，其中高级职称3人。

二、卫 生计生档案管理存在的问题

1.重视档案工作的氛围不够浓厚。部分基层单位领导没有把卫生计生档案工作真正抓在手上，口头讲得多，实际关心少，没有将档案工作列入年度考核体系，档案意识还没有在单位全体人员中真正树立起来。档案管理制度虽然挂在墙上，但细化、具体化不到位，缺乏可操作性。在48家基层单位中有13家还没有配备专门的档案室，部分档案室库房达不到防潮、防蛀等“八防”要求，有的甚至还缺少存储、检索设备，与档案管理现代化、信息化的要求差距较大。

2.部分单位档案管理不够规范。一是档案信息收集不规范，没有树立全员抓档案的意识，导致有的负责人将各种会议文件、资料滞留在自己手中，不及时向档案部门移交归档，极易造成归档不全现象。二是档案整理不规范，在立卷过程中出现卷内目录与实际文件不符，偶尔会发生卷内资料重复、漏失现象等，有的没有按最新的规范要求进行装订立卷，存在格式欠规范现象。三是档案利用不规范。没有形成规范的借档、还档制度，制约了档案的利用，大大影响了档案工作在促进基层工作开展、服务人民群众作用的发挥。

3.档案队伍建设不够有力。不少基层卫生计生档案人员是兼职，外出参加档案专业培训的机会较少，档案专业知识和专业技能提升较慢。全县51名档案人员中，45岁以上档案管理人员占49%，由于年龄较大，接受新事物的能力较弱，对档案管理的新知识、新法则了解不深，运用不好；电脑操作水平较低，先进设备没有发挥作用。另外，由于一些单位重视不够，与医疗等医技人员相比，档案专业人员职称晋升明显滞后，影响了工作积极性。

三、加强卫生计生档案管理的对策

1.加强卫生计生档案工作领导。档案工作是不可缺少的基础性工作，做好档案工作是一个单位的重要职责。同时，档案工作也是一项综合性、全局性的工作，强有力的领导是工作顺利开展的重要保障。为此，要强化档案工作领导，根据“统一领导，分级管理”的原则，建立健全档案管理网络，形成主要负责人牵头抓总、分管负责人直接领导、承办部门具体负责、其他部门协同配合的档案工作体系。一是明确分管档案工作的负责人，以便从单位的层面及时解决存在的各种问题。主要领导要重视支持档案工作，真正做到档案工作与卫生计生工作同部署、同检查、同考核，营造档案工作良好的大环境。二是档案管理人员要按规定及时接收、督促档案的移交，严格按年度规范归档、立卷，做好档案的日常业务。三是单位全体人员都要树立档案意识和档案纪律意识，自觉对照归档范围及有关规定，及时将应归档的材料收集齐全、整理规范后移交档案部门，形成全员关注档案的浓厚氛围，为档案工作全面开展打下基础。

2.重视档案资源开发利用。社会需求是做好一项工作最主要的动力。在做好档案基础工作的同时，要根据工作开展的需要和人民群众的需求，深入研究、挖掘卫生计生档案的内在价值，让档案工作更具活力。卫生计生档案在疾病诊断、医疗鉴定、奖励扶助、证件办理、信息资源共享中具有指导作用，在健康生活、疾病控制、国情国策和人口资源环境教育中具有积极作用。深入开展档案编研工作，为民生信息、人口宏观发展调研服务，为完善生育政策调整提供实践依据，为国策宣传和人口教育提供素材。档案部门要做好档案的日常管理，深入开发各种检索、统计、信息抓取工具，提高档案的可查考性、可检索性；及时围绕重点工作、难点问题提出档案利用的意见，主动为领导、业务人员以及社会各界提供档案利用服务。卫生计生工作人员在做好档案归档移交的基础上，可将档案部门作为可靠的后盾，更好地利用档案资料促进工作开展。此外，在遵守保密规定、尊重个人隐私的基础上，及时合理划定开放范围，向其他机关、团体乃至社会开放档案，用于学术研究、政策制定、权利维护等方面，不断满足社会的档案利用需求。

3.抓好档案制度建设和宣传。完善的规章制度是提高和规范档案工作的基础和前提。首先，各级卫生计生单位要结合实际建立健全档案管理的各项规章制度，如《档案保密制度》《档案利用制度》《档案鉴定、销毁制度》等，利用制度解决档案管理中收集不规范、整理不规范和利用不规范等问题。其次，在具体工作中，要印发档案工作手册，明确档案工作任务和档案实际操作要求，每年年底对档案管理工作进行考核和评比，有效激励档案人员贯彻执行档案管理制度的自觉性，推动各项制度得到真正落实。第三，要搭建档案宣传平台，通过多种途径积极开展档案法律法规的宣传。要在本单位网站、宣传栏、橱窗张贴《档案法》《档案法实施办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》等档案法律法规，强化本单位职工档案意识；利用“国际档案日”加强档案宣传，如开展档案法知识竞赛、开展档案法演讲比赛、组织有关人员参观档案室等，不断增强本单位职工参与、支持档案工作的意识。

4.加强档案人才队伍建设。人才队伍建设是搞好档案工作的核心保障。要按照“政治强、作风好、业务精”的要求，进一步加强卫生计生档案队伍建设。一要及时充实、合理调配档案人员。注意吸收专业型、复合型人才，逐步解决档案人员年龄偏大、兼职较多等问题。二要大力实施职业素质提升工程。通过“走出去、请进来”以及实地培训、跟班培训等方式，加强档案人员业务能力培训。“走出去”，即定期组织外出观摩学习，分批组织档案人员参加省、市、县组织的业务培训和业务学习，不断提高业务素质。如积极组织全县卫计系统档案人员参加省档案从业人员资格网络培训、省市档案高研班学习等。“请进来”，即邀请省、市专家对档案业务进行专题讲课，通过举办各类业务培训班、开办专题讲座、开展业务大练兵等形式，有计划、有层次地对档案人才进行培训，不断提高档案人员的政治素养、道德水平和专业能力。同时充分利用各种学习平台，定期组织档案人员结合政治、档案业务学习内容开展演讲评比活动，采用“一人讲、大家评”的方式进行，不断提升干部队伍政治理论和业务素质。三要关心档案人员的成长进步。努力培养和造就一批热爱卫生计生档案事业，掌握法律、档案、计算机等专业知识和先进管理理念的复合型档案管理人才，为卫生计生档案事业的可持续发展提供人才保障。

5.加强档案信息化建设。在信息技术飞速发展的今天，档案部门一定要主动适应新形势，充分用好现代化的信息手段助推档案工作。各级卫生计生档案室要配备高标准的电脑、A4高速扫描仪、A3平板扫描仪、数码相机等必需的档案信息化设备，有条件的单位，档案管理系统可配备专用服务器，也可由专业的网络中心托管和安全维护。各级卫生计生单位要以电子病历信息化、育龄妇女信息库、OA办公等电子公文处理系统全面使用为契机，加快卫生计生档案信息资源的开发利用，确保卫生计生档案信息化建设与卫生计生机关信息化建设同步发展。积极推进卫生计生档案数字化工作，建立文件级目录数据库，对利用频繁、重要的纸质档案建立全文数据库，同时建立照片、音频、视频等多媒体数据库，构建档案信息网络平台。在加强卫生计生档案数据库建设的同时，建立丰富多样的卫生计生档案资源体系和方便广大需求者的卫生计生档案利用体系，在确保档案信息资源保密安全的前提下，实现档案信息资源共享。

［1］谢波等.理念与范式：档案工作新探［M］.南京大学出版社，2011：128-168.

［2］姚彩霞.浅谈新形势下计划生育档案科学规范管理［N］.中国人口报，2016-06-08（3）.

［3］袁媛.浅谈基层计生档案管理工作［C］.江苏档案学会档案学术研讨会论文集，2010:468-469.

［4］梁伟等.长春市民政系统专业档案管理和利用问题调研［J］.中国档案，2016（3）：32-33.